「OneDriveの容量がいっぱいで、不要なファイルを一つひとつ探して削除するのが手間…」
「一時的な共有ファイルが削除されずに残り続けてしまい、管理が煩雑になっている…」
このように、手作業でのファイル管理に限界を感じていませんか？
もし、指定した期間が経過した一時ファイルなどを自動で削除できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、ストレージの整理やセキュリティリスクの低減に繋がり、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOneDrive上のファイルを自動で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveにアップロードされた特定の一時ファイルを指定日数後に削除する
試してみる
OneDrive上の不要なファイルを自動で削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日数が経過したOneDrive上の一時ファイルを自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー設定と分岐する・待機する・OneDriveアクションの設定
- フローをONにして動作確認
OneDriveにアップロードされた特定の一時ファイルを指定日数後に削除する
試してみる
ステップ1：OneDriveのマイアプリ連携
ここでは、OneDriveとYoomを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順と注意事項をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
OneDriveにアップロードされた特定の一時ファイルを指定日数後に削除する
試してみる
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクト一覧から確認できます。
ステップ3：OneDriveにファイルをアップロードする設定
最初の設定です！ここから「OneDriveにアップロードされた特定の一時ファイルを指定日数後に削除する」フローを設定していきます！
赤枠部分をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ここで、OneDriveの画面に移動し、特定のフォルダにテスト用のファイルを作成してください。
今回は、以下のファイルを作成しました。
Yoomの画面で、必須項目を設定しましょう！
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ここでは、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
- ドライブID：トリガー対象のフォルダが存在するドライブIDを指定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から設定してください。
- フォルダ名：先ほど自身で作成したOneDriveのフォルダ名もしくはフォルダ名の一部を任意で入力してください。
- フォルダID：「候補」から対象となるフォルダを選択しましょう。
「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：分岐の設定
ここでは、分岐の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面で、分岐条件を指定していきます！
- 「オペレーション」は、「特定のフォルダ内にファイルが作成または更新されたら」
- 「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「アイテム名」
を設定しましょう！
続いて、「分岐条件」を設定します。
ここで指定した条件に合致した場合のみ、後続のオペレーションへ進むことになります。
今回は、「アイテム名」に「テスト」という値を含む場合に、次のオペレーションへ進むように設定しました。
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ5：待機日数の設定
今回のフローでは、指定した日数が経過すると特定のファイルを削除します。
そのため、ここでは待機日数の指定をしていきます！
以下の注意事項を確認後、赤枠部分をクリックしましょう。
※「待機する」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
次の画面で、待機日数を指定します。
スケジュール設定の「設定単位」はプルダウンから選択します。
し、「完了」をクリックしましょう。
※今回は5日経過すると、後続のオペレーションに進むよう設定しました。
以上で、「待機する」の設定が完了です！
ステップ6：OneDriveのアクション設定
いよいよ最後の設定です！
ここでは、先ほど指定した日数が経過した後に、指定したファイルを削除する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう。
- ドライブID：トリガー対象のフォルダが存在するドライブIDを指定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から引用して設定してください。
- アイテムID：OneDriveのトリガー設定で取得した値から選択してください。
入力欄をクリックし、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」→「アイテムID」を選択します。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
これにより、指定日数が経過したら対象ファイルが自動で削除されます。
Yoomの画面で「完了」をクリックします。
OneDriveの画面に移動し、ファイルが削除されたか確認しましょう。削除されていればOKです！
以上で、「OneDriveにアップロードされた特定の一時ファイルを指定日数後に削除する」フローボットの完成です！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
OneDriveを使った自動化例
ファイルのアップロードや更新をトリガーに、データのバックアップや他ツールへの記録を自動化します。
OCRによるPDFからの情報抽出、特定条件に合わせたフォルダの自動生成、さらにチャットツールへの通知までをシームレスに完結。
手動でのファイル整理や転記作業をノーコードで一掃し、重要データの集約と共有を効率化することで、ミスを防ぎチームの生産性を向上させます。
OneDriveでファイルが追加されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「OneDriveでファイルが追加されたらGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理を効率化する業務ワークフローです。OneDriveに新しいファイルがアップロードされると、自動的にその情報がGoogle スプレッドシートに記録されます。これにより、ファイルの追跡や共有がスムーズになり、手動でのデータ入力の手間を省けます。Google スプレッドシートの自動送信機能を活用して、チーム全体で最新のファイル情報を簡単に共有しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveに大量のファイルを管理しており、手動での追跡に時間を取られている方
・Google スプレッドシートを使ってファイル情報を一元管理したいチームリーダー
・Google スプレッドシートへのデータ入力を自動化し、業務効率を向上させたいIT担当者
・ファイルの追加状況を迅速に共有し、チーム全体の情報共有を円滑にしたい経営者
■注意事項
・OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した内容をもとに、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Outlookで特定のメールを受信するたびに、関連ファイルを格納するためのフォルダをOneDriveに手作業で作成していませんか？定型的な作業でありながら、対応漏れや命名ミスが許されないため、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、メールの件名などから取得した情報をもとにOneDriveへ自動でフォルダを作成し、ファイル管理に関する手作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信したメールに基づき、OneDriveでフォルダを手動作成している方
・特定の顧客やプロジェクトに関するやり取りが多く、ファイル管理を効率化したいと考えている方
・OutlookとOneDriveを連携させ、手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎたい方
■注意事項
・Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをOneDriveに保存する
試してみる
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをOneDriveに保存するフローです。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードしたファイルの情報を、手作業でAirtableに転記する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な業務は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveとAirtableを連携させ、ファイルがアップロードされた際に自動でAirtableへレコードを作成できます。面倒な手作業から解放され、ファイル管理とデータ管理をより効率的に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveでのファイル管理とAirtableでのデータベース管理を連携させたい方
・手作業によるデータ転記の手間をなくし、ファイル管理業務を効率化したいと考えている方
・AirtableとOneDrive間のデータ連携を自動化し、情報共有をスムーズにしたいチームリーダーの方
■注意事項
・OneDrive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Google Driveにバックアップする
試してみる
■概要
OneDriveとGoogle Driveの両方を利用していると、ファイルのバックアップや同期作業に手間を感じることはないでしょうか。
手作業によるファイルの移動は時間がかかるだけでなく、コピー漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でバックアップが作成されます。
これにより、重要なファイルの二重管理を確実かつ効率的に実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとGoogle Driveを併用し、手作業でのファイル管理に課題を抱える方
・部署やチーム間で異なるストレージを利用しており、データのバックアップ体制を構築したい方
・重要なファイルのバックアップ漏れを防ぎ、データ保全性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveに格納されたPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「OneDriveに格納されたPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する」ワークフローを利用すると、PDFから自動でメールアドレスを収集してMicrosoft Excelへ転記できます。
手入力の手間が減るため、作業がシンプルになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを業務で利用しており、社内外から受け取ったPDFファイルを頻繁に管理している方
・PDF内に記載されているメールアドレスをMicrosoft Excelで管理しているが、手作業での入力や転記に手間を感じている方
・大量のPDFデータからメールアドレスを抜き出して、Microsoft Excel上でスピーディに一括管理したいと考えている方
・情報の正確性を保ちつつ、業務効率化や手入力ミスの削減を目指している方
・日々の業務においてデータ抽出やリスト作成を迅速に行う必要がある方
■注意事項
・OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
Notionのデータベースに新しくページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成するフローです。
Trelloでカードが作成されたら、OneDriveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Trelloで新しいタスクが発生した際、関連資料を保管するためにOneDriveで都度フォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。手作業ではフォルダの作成忘れや命名ルールの不徹底も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードを作成するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成され、ファイル管理を効率化し、抜け漏れを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとOneDriveを利用し、タスクとファイル管理の連携を手作業で行っている方
・プロジェクトごとにTrelloのカードと連動したOneDriveのフォルダを自動で作成したい方
・ファイル管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Trello、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
まとめ
OneDriveのファイル削除を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの整理・削除作業から解放され、ストレージ容量の圧迫や情報漏洩のリスクを未然に防ぐことができます。
これにより、ファイル管理にかかる時間を削減し、常に整理された安全なストレージ環境を維持できるので、本来注力すべきコア業務に集中できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：無料プランで、どこまでの自動化が実現できますか？
A：
今回ご紹介したフローボットには「分岐」・「待機」オペレーションが含まれているため、フリープランではご利用いただけません。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただけるオペレーションとなっております。
また、「待機する」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
ただし、ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：ファイル名や経過日数以外の条件も使えますか？
A：
はい、「分岐条件」を使うことで、特定の条件で連携を細かく制御できます。
例えば、「特定の拡張子（.pdfなど）の付いたファイルだけ削除したい」といった柔軟な運用ができます。
条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
Q：ファイルを削除したあとに通知することは可能ですか？
A：
はい、可能です。
フローボット編集画面で、一番下の「＋」をクリックし、オペレーション選択画面で追加したいオペレーションを追加することが出来ます。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
