「OneDriveの容量がいっぱいで、不要なファイルを一つひとつ探して削除するのが手間…」
「一時的な共有ファイルが削除されずに残り続けてしまい、管理が煩雑になっている…」
このように、手作業でのファイル管理に限界を感じていませんか？
もし、指定した期間が経過した一時ファイルなどを自動で削除できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、ストレージの整理やセキュリティリスクの低減に繋がり、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOneDrive上のファイルを自動で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveにアップロードされた特定の一時ファイルを指定日数後に削除する
試してみる
■概要
OneDriveのファイル管理において、不要になったファイルを一つひとつ確認して削除する作業は手間がかかるものです。 特に一時的な共有ファイルなどが溜まっていくと、ストレージ容量を圧迫する原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、特定のフォルダにアップロードされた一時ファイルを指定日数後に自動で削除する仕組みを構築できます。手動でのファイル削除方法に代わるこの自動化で、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveの不要なファイルを定期的に手動で削除する作業に手間を感じている方
- 特定の条件下でOneDriveのファイルを自動で削除する方法を探している方
- ファイル管理を効率化し、ストレージ容量を最適に保ちたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した条件のファイルがアップロードされると自動で削除予約されるため、これまで手作業での削除に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による削除漏れや、必要なファイルまで誤って削除してしまうといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの条件を指定して、特定のファイルの場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションで待機機能を設定し、ファイルを削除するまでの待機時間を指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、対象のファイルを削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名や種類といったトリガーで取得した情報を利用し、削除対象とするファイルの条件を任意にカスタマイズできます。
- 待機機能では、ファイルを削除するまでの待機時間を日数や時間単位で任意に設定してください。
- OneDriveの削除アクションでは、トリガーで取得したファイルIDなどを変数として設定することで、対象のファイルを正確に指定できます。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「待機する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OneDrive上の不要なファイルを自動で削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日数が経過したOneDrive上の一時ファイルを自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー設定と分岐する・待機する・OneDriveアクションの設定
- フローをONにして動作確認
OneDriveにアップロードされた特定の一時ファイルを指定日数後に削除する
試してみる
■概要
OneDriveのファイル管理において、不要になったファイルを一つひとつ確認して削除する作業は手間がかかるものです。 特に一時的な共有ファイルなどが溜まっていくと、ストレージ容量を圧迫する原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、特定のフォルダにアップロードされた一時ファイルを指定日数後に自動で削除する仕組みを構築できます。手動でのファイル削除方法に代わるこの自動化で、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveの不要なファイルを定期的に手動で削除する作業に手間を感じている方
- 特定の条件下でOneDriveのファイルを自動で削除する方法を探している方
- ファイル管理を効率化し、ストレージ容量を最適に保ちたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した条件のファイルがアップロードされると自動で削除予約されるため、これまで手作業での削除に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による削除漏れや、必要なファイルまで誤って削除してしまうといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの条件を指定して、特定のファイルの場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションで待機機能を設定し、ファイルを削除するまでの待機時間を指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、対象のファイルを削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名や種類といったトリガーで取得した情報を利用し、削除対象とするファイルの条件を任意にカスタマイズできます。
- 待機機能では、ファイルを削除するまでの待機時間を日数や時間単位で任意に設定してください。
- OneDriveの削除アクションでは、トリガーで取得したファイルIDなどを変数として設定することで、対象のファイルを正確に指定できます。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「待機する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OneDriveのマイアプリ連携
ここでは、OneDriveとYoomを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順と注意事項をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
OneDriveにアップロードされた特定の一時ファイルを指定日数後に削除する
試してみる
■概要
OneDriveのファイル管理において、不要になったファイルを一つひとつ確認して削除する作業は手間がかかるものです。 特に一時的な共有ファイルなどが溜まっていくと、ストレージ容量を圧迫する原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、特定のフォルダにアップロードされた一時ファイルを指定日数後に自動で削除する仕組みを構築できます。手動でのファイル削除方法に代わるこの自動化で、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveの不要なファイルを定期的に手動で削除する作業に手間を感じている方
- 特定の条件下でOneDriveのファイルを自動で削除する方法を探している方
- ファイル管理を効率化し、ストレージ容量を最適に保ちたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した条件のファイルがアップロードされると自動で削除予約されるため、これまで手作業での削除に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による削除漏れや、必要なファイルまで誤って削除してしまうといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの条件を指定して、特定のファイルの場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションで待機機能を設定し、ファイルを削除するまでの待機時間を指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、対象のファイルを削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名や種類といったトリガーで取得した情報を利用し、削除対象とするファイルの条件を任意にカスタマイズできます。
- 待機機能では、ファイルを削除するまでの待機時間を日数や時間単位で任意に設定してください。
- OneDriveの削除アクションでは、トリガーで取得したファイルIDなどを変数として設定することで、対象のファイルを正確に指定できます。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「待機する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクト一覧から確認できます。
ステップ3：OneDriveにファイルをアップロードする設定
最初の設定です！ここから「OneDriveにアップロードされた特定の一時ファイルを指定日数後に削除する」フローを設定していきます！
赤枠部分をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ここで、OneDriveの画面に移動し、特定のフォルダにテスト用のファイルを作成してください。
今回は、以下のファイルを作成しました。
Yoomの画面で、必須項目を設定しましょう！
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ここでは、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
- ドライブID：トリガー対象のフォルダが存在するドライブIDを指定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から設定してください。
- フォルダ名：先ほど自身で作成したOneDriveのフォルダ名もしくはフォルダ名の一部を任意で入力してください。
- フォルダID：「候補」から対象となるフォルダを選択しましょう。
「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
