■概要
OneDriveでファイルを管理する際に、更新履歴やファイル情報を別途Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが追加・更新されると、自動でGoogle スプレッドシートに行が追加されるため、こうしたファイル管理に関する課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとGoogle スプレッドシートを用いてファイル管理を行っている方
- 手作業での情報転記による入力ミスや、作業の二度手間を解消したい方
- ファイル管理のプロセスを自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加・更新時に、その情報が自動でGoogle スプレッドシートへ記録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル情報の転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報をどの列に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、特定の列に「要確認」などの固定のテキストを毎回入力するよう設定できます。
- OneDriveのトリガーで取得したファイル名や更新日時、ファイルへのリンクといった動的な値を、Google スプレッドシートの各列と紐付けて自動で記録することが可能です。
■注意事項
- OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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