■概要
OneDriveのファイル管理において、不要になったファイルを一つひとつ確認して削除する作業は手間がかかるものです。 特に一時的な共有ファイルなどが溜まっていくと、ストレージ容量を圧迫する原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、特定のフォルダにアップロードされた一時ファイルを指定日数後に自動で削除する仕組みを構築できます。手動でのファイル削除方法に代わるこの自動化で、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveの不要なファイルを定期的に手動で削除する作業に手間を感じている方
- 特定の条件下でOneDriveのファイルを自動で削除する方法を探している方
- ファイル管理を効率化し、ストレージ容量を最適に保ちたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した条件のファイルがアップロードされると自動で削除予約されるため、これまで手作業での削除に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による削除漏れや、必要なファイルまで誤って削除してしまうといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの条件を指定して、特定のファイルの場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションで待機機能を設定し、ファイルを削除するまでの待機時間を指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、対象のファイルを削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名や種類といったトリガーで取得した情報を利用し、削除対象とするファイルの条件を任意にカスタマイズできます。
- 待機機能では、ファイルを削除するまでの待機時間を日数や時間単位で任意に設定してください。
- OneDriveの削除アクションでは、トリガーで取得したファイルIDなどを変数として設定することで、対象のファイルを正確に指定できます。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「待機する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
