■概要
OneDriveにアップロードしたファイルの情報を、手作業でAirtableに転記する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な業務は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveとAirtableを連携させ、ファイルがアップロードされた際に自動でAirtableへレコードを作成できます。面倒な手作業から解放され、ファイル管理とデータ管理をより効率的に行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル管理とAirtableでのデータベース管理を連携させたい方
- 手作業によるデータ転記の手間をなくし、ファイル管理業務を効率化したいと考えている方
- AirtableとOneDrive間のデータ連携を自動化し、情報共有をスムーズにしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが追加されると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になることで、入力情報の誤りや記録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続の処理を実行するようにします。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報などを基にレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で設定することが可能です。
- Airtableにレコードを作成する際、対象のテーブルを任意で選択できます。また、各フィールドには固定値を入力するだけでなく、前段のトリガーで取得したファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- OneDrive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
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