■概要
OneDriveに保存された請求書や名刺などのPDFファイルから、メールアドレスを手作業で一つひとつコピーし、Microsoft Excelに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルが格納されると、OCR機能が自動でメールアドレスなどの情報を読み取り、Microsoft Excelのシートにデータを追加するため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDrive上のPDFからMicrosoft Excelへのデータ転記に手間を感じている方
- OCR機能を活用して、紙やPDF書類のデータ化を自動化したいと考えている業務担当者の方
- 手作業による転記ミスをなくし、顧客情報などのデータ精度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを開いて内容を確認し、転記する一連の手作業が自動化されるため、データ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるので、メールアドレスの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成か更新かで後続の操作を行う条件を指定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションで、抽出したメールアドレスなどの情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、ファイルを監視する対象のフォルダを任意で指定できます。
- OCR機能では、メールアドレス以外にも、PDFファイルから抽出したい項目を自由に設定することが可能です。
- Microsoft Excelへの追加アクションでは、任意のファイルやシートを指定し、どの列にどの抽出データを変数として記録するかを柔軟に設定できます。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
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