Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてSalesforceに追加する

■概要

Microsoft SharePointに保存した請求書や申込書などのファイルを、一つひとつ目視で確認し、Salesforceに手入力する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、OCR機能が内容を読み取り、Salesforceへ自動でレコードを追加します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上のファイルをSalesforceへ手作業で転記している方
• 紙やPDFの書類からSalesforceへのデータ入力を効率化したいと考えている方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、コア業務への集中を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、Salesforceへのレコード追加までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 目視による確認や手入力が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にレコードを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダを指定してください。
• OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、抽出したい項目（会社名、金額、日付など）を自由にカスタマイズできます。
• Salesforceのレコード追加設定では、各項目に対して、OCR機能で抽出したどの情報を割り当てるかなどを柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft SharePointとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• SalesforceおよびOCRによるAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。