定期的にMicrosoft SharePointで特定フォルダのファイルを全て削除する

■概要

Microsoft SharePointに保存されているファイルが増え続け、定期的な整理や削除に手間がかかっていませんか。手作業でのファイル削除は時間がかかるだけでなく、誤って必要なファイルを消してしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてMicrosoft SharePoint内の特定フォルダにあるファイルを自動で削除できるため、面倒なファイル管理業務から解放され、より安全で効率的な運用を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointのファイル管理を担当しており、定期的なファイル削除作業を効率化したい方
• 手作業によるファイルの削除で発生しがちな、作業漏れや誤削除といったミスを防ぎたい方
• ストレージの整理やコンプライアンス対応を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュールを設定するだけで定期的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたMicrosoft SharePointのファイル削除業務の時間を短縮できます
• 指定した条件に基づいて自動でファイルが削除されるため、手作業による削除漏れや誤削除といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを実行したい日時を設定します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得」アクションを設定し、削除対象のファイル一覧を取得します
4. 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得したファイル一覧を一つずつ処理するようにします
5. 最後に、繰り返し処理の中でMicrosoft SharePointの「ファイル・フォルダを削除」アクションを設定し、対象のファイルを一つずつ削除します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい日時や頻度（毎時、毎日、毎週など）を任意に設定してください
• Microsoft SharePointでファイルを取得するアクションでは、対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください
• 繰り返し処理機能では、前段のオペレーションで取得したファイル一覧の情報を変数として設定してください
• Microsoft SharePointでファイルを削除するアクションでは、繰り返し処理によって取得したファイルIDを変数として設定してください

■注意事項

• Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。