■概要
月初に行うBoxとMicrosoft SharePointの定期的なフォルダ同期は、重要な業務でありながらも手間がかかる作業ではないでしょうか？手作業によるファイルの移動やコピーは、作業漏れやミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBox上のフォルダとMicrosoft SharePointのドキュメントライブラリが自動で同期されるため、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft SharePoint間で定期的なファイル同期を手作業で行っている方
- 月初のルーティンワークを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
- ファイル管理のプロセスを標準化し、属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づいて自動でファイルが同期されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルのコピー漏れや、誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定して、月初などの任意のタイミングを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、同期したいフォルダを指定します。
- 取得したファイルリストの各ファイルに対して処理を行うため、オペレーションで「繰り返し処理する」を設定します。
- 繰り返し処理の中で、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションと、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを順番に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、「毎月1日」など、ワークフローを起動したい曜日や日付を自由に設定してください。
- Boxの「フォルダ内の項目のリストを取得」では、同期元としたいフォルダのコンテンツIDを任意で指定してください。
- 繰り返し処理では、前のステップで取得したBoxのファイルリストを繰り返し対象として設定してください。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、同期先となるサイトIDやドライブID、格納先のフォルダなどを任意で指定してください。
■注意事項
- BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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