「キャンペーン用のクーポンコードを手作業で大量に作成するのが大変…」
「ユニークな会員IDや一時パスワードを発行する際に、ミスしないよう気を使う…」
このように、ランダムな文字列を生成する作業に手間や負担を感じていませんか？
もしフォームに回答が入力された際に、指定した条件のユニークな文字列を自動で生成し、Google スプレッドシートに一覧として記録・管理できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されますね。手作業によるミスを防ぎ、より重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
ランダムな文字列を生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
フォーム回答をもとにランダムな文字列を生成しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
フォーム回答をもとにランダムな文字列を生成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
フォーム回答をもとにランダムな文字列を生成しGoogle スプレッドシートに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの
登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
- Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガーの設定、テキストを生成する設定、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォーム回答をもとにランダムな文字列を生成しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
ステップ1：Google スプレッドシートのマイアプリ連携
ここではYoomとGoogle スプレッドシートを連携して、操作を行えるようにしていきます。
連携方法は以下のナビをご覧ください！
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
フォーム回答をもとにランダムな文字列を生成しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：フォームのトリガー設定
文字列生成のトリガーとなるフォームを作成します。「フォーム」をクリック。以下を参考にしながら設定を進めてみましょう！
まず、質問の項目名や説明文・補足事項などを入力します。
次に、回答方法をプルダウンから選択してください。
「+ 質問を追加」から質問事項を追加することもできます。
フォームが完成したら一旦ページ上部に戻り「プレビューページ」から内容を確認しましょう。
新規タブで以下のように表示されます！
確認できたら設定画面に戻ってください。必要に応じて完了ページを設定することも可能です。
続けて、アクセス制限の有無を設定します。その後、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を選択し、「次へ」をクリックしましょう。
遷移先の画面で「完了ページ」をクリックし、プレビューページと同様に表示を確認してください。
確認できたら設定画面に戻り、回答のサンプル値を入力して保存しましょう。（フローボット起動後は可フォームの回答が自動取得できるようになります。）
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：テキストを生成する設定
先ほど取得したフォームの回答内容をもとに、AIでランダムな文字列を生成します。
「テキストを生成」をクリックしてください。
テキスト生成機能のアクションは以下のような種類がありますので、用途に合わせて選択しましょう。
それぞれ()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータ容量にご注意ください。
つぎにプロンプトプトを入力しましょう。
固定の文章やフォームから取得した値を組み合わせて、自社の運用方針に合わせたプロンプトを作成可能です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の回答内容を反映できます。
任意で言語を入力することもできますが、今回はランダムな英数字を出力するため空欄にしました。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。AIがランダムな文字列を生成してくれました！
ステップ5：Google スプレッドシートのアクション設定
ステップ3・4で取得した情報をGoogle スプレッドシートに自動で追記する設定をします。まず準備として、追記するためのシートをご用意ください。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、先ほど用意したシートのスプレッドシートIDを候補から選択してください。
同様にスプレッドシートのタブ名も選択し、任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
あとは先ほど用意したシートのヘッダーに対応する項目を選択しましょう。以下のように、フォームやテキスト生成機能から取得した値を選択してください。
フォームの回答内容や生成した文字列を、変数として反映させることができます。全ての項目を埋めたらテストしてください。
テストに成功すると、取得した情報がGoogle スプレッドシートに反映されます。
用意したシートに、フォームの回答内容と生成した文字列が自動で追記されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、フォーム回答をもとにランダムな文字列を生成しGoogle スプレッドシートに追加する方法でした！
Google スプレッドシートを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Google スプレッドシートに対応したさまざまな業務自動化を、プログラミング不要で簡単に実現できます。
ここでは、広告レポートの集計や経費申請データの連携、他ツールへの通知・データ同期など、Google スプレッドシートを起点・受け皿として活用できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
手作業での転記や確認作業を減らし、データ管理や共有をスムーズにすることで、日々の業務効率を大きく向上させることができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableにレコードを作成する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらAirtableにレコードを作成するフローです。
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、Googleカレンダーで予定を更新する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、Googleカレンダーで予定を更新する」フローは、業務の進行管理とスケジュール管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
プロジェクトのステータス変更をトリガーに、自動的にGoogleカレンダーに予定が更新されるため、手動での入力作業を省き、効率的なスケジュール管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでプロジェクト管理を行っている方
・ステータス更新に伴うスケジュール調整を自動化したいチームリーダー
・手動でのカレンダー登録に時間を取られているビジネスパーソン
・業務フローの効率化を図りたい中小企業の経営者
・Google スプレッドシートとGoogleカレンダーを連携させたいIT担当者
■注意事項
・Google スプレッドシート、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Chatに通知するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらLINE WORKSに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらLINE WORKSに通知するフローです。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、別のGoogle スプレッドシートにも行を追加する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、別のGoogle スプレッドシートにも行を追加する」フローは、1つのGoogle スプレッドシートから別のGoogle スプレッドシートへデータを自動的に転送する業務ワークフローです。
手動でデータを移行する手間を省き、スムーズに情報を共有することで、作業効率とデータの一貫性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを使用しており、データの手動転送に手間を感じているビジネスユーザーの方
・データの一貫性を保ちながら、効率的に情報を管理したいチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・Google スプレッドシートを業務に活用しており、データ管理の自動化を検討している管理者の方
・定期的に更新されるデータを他のシートと同期させたい方
・データ入力ミスを減らし、正確な情報共有を実現したい方
■注意事項
・Googleスプレッドシート、のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、発注書を自動作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、発注書を自動作成してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、スプレッドシートへの入力内容をもとに発注書が自動作成されます。
手作業でファイルを管理する手間を省き、Dropboxでの一元管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用して発注管理やデータ管理を行っている方
・発注書の作成を手作業で行うことが多く、作業コストや入力ミスに課題を感じている方
・データ入力から発注書の作成・保存までの業務を、より迅速に処理したい方
・Dropboxを活用して書類やファイルの共有・管理を行っている方
・Dropbox内のフォルダごとに発注書をスピーディに整理・管理したいと考えている方
・業務効率化を重視し、定型業務を自動化することで本来の業務に集中したい方
■注意事項
・GoogleスプレッドシートとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Meta広告（Facebook）の成果をGoogleスプレッドシートのデータと連携させて分析したい方
・Google スプレッドシートでリード情報を可視化してチームで共有したい方
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報に対してGoogle スプレッドシートのデータベースで迅速に対応したい方
・Google スプレッドシート上でリードの進捗状況を一元管理したい方
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Meta広告（Facebook）の「リード情報が作成されたら」というトリガーで指定の設問の回答内容を漏れなく取得する方法は下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10329385
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
試してみる
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらGoogle スプレッドシートに連携する
試してみる
マネーフォワードクラウド経費で経費が申請されたらGoogleスプレッドシートに申請内容を連携するフローボットです。
毎日Google Adsから前日のレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
試してみる
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に記載するフローボットです。
まとめ
ランダムな文字列の生成を自動化することで、
これまで手作業で行っていたクーポンコードや会員ID・一時パスワードなどの発行業務の手間を削減し、記載ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整いますね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Googleフォームなど、Yoomフォーム以外のツールをきっかけに起動できますか？
A：
可能です。Yoomのフォームトリガーを削除し、代わりにGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」アクションを追加してください。
Q：生成する文字列の文字数や種類（数字のみ等）は指定できますか？
A：
プロンプトを調整することで可能です。文字数・数字のみ・英字のみなど、自社の運用方針に沿って指示しましょう。
Q：生成した文字列をメールで送信できますか？
A：
可能です。Yoomのメール機能・Gmail・Outlookなど、普段お使いのメールツールを追加してください。
メールアドレスや本文はフォーム・テキスト生成機能から取得した値を用いて設定できます。
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