Google スプレッドシートに行が追加されたら、発注書を自動作成してDropboxに格納する

■概要

発注管理をGoogle スプレッドシートで行っているものの、都度内容をコピーして発注書を作成し、手動でDropboxに格納する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行を追加するだけで、発注書の自動作成からDropboxへの格納までを完結させ、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでの発注管理から、書類作成を手作業で行っている購買担当者の方
• 発注書の作成や保管業務の効率化と、人的ミスの削減を目指している経理担当者の方
• ルーティン業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• スプレッドシートへの情報入力が完了すると、発注書の作成と格納が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記やファイル保存が不要になるため、金額の入力ミスや格納忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のファイルとシートを指定します。
3. 次に、オペレーションの「書類を発行する機能」で、トリガーで取得した情報をもとに発注書を作成するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した発注書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、発注情報を管理している任意のスプレッドシートとシートを指定可能です。
• 書類を発行する機能では、お使いの発注書の雛形をテンプレートとして設定し、宛名や金額、品番など、スプレッドシートから取得した情報を書類の任意の箇所に反映させることができます。
• Dropboxのアクション設定では、作成した発注書を保存するフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名に日付や取引先名といった変数を用いてユニークな名称を設定可能です。

■注意事項

• GoogleスプレッドシートとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。