■概要
Google スプレッドシートでタスクやプロジェクトの進捗を、Googleカレンダーで関連する予定を管理している際に、ステータスの変更を手動でカレンダーに反映させるのは手間がかかり更新漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されると関連するGoogleカレンダーの予定も自動で更新されるため、二重入力の手間を省いて常に最新の情報を同期できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogleカレンダーを併用し、手作業での情報更新に手間を感じている方
- タスク管理とスケジュール管理の連携を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいプロジェクトマネージャー
- チーム全体のスケジュールをスプレッドシートのステータスと同期させて、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのステータス更新をトリガーにGoogleカレンダーの予定が自動更新されるため、手作業での転記や修正にかかる時間を短縮できます。
- 手動での情報更新作業がなくなることで、カレンダーへの反映漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、更新された行の特定の列（例えばステータス列）の値に応じて、後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を更新」アクションを設定して、更新対象の予定と内容を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のステータス（例：「完了」）になった場合のみカレンダーを更新するなど、処理を実行する条件を自由に設定できます。
- Googleカレンダーの「予定を更新」アクションでは、更新対象のカレンダーIDを選択したり、予定のタイトルや説明に固定のテキストやスプレッドシートから取得した値を埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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