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「営業リストの管理はGoogle スプレッドシートで行っているけど、そこからのメール作成が手間で…」
「一人ひとりに合わせて文面を考えるのは時間がかかるし、件数が多いと単純なコピーミスも起こりがち…」
このように、コールドメールの作成と送信準備における手作業の限界を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートにまとめた顧客リストの情報を基に、AIがターゲットに合わせた最適なコールドメールの文面を自動で生成してくれる仕組みがあれば、膨大な作成時間やヒューマンエラーの心配から解放され、本来注力すべき戦略立案や顧客との対話に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、営業活動をよりスマートに進めましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートのリストからコールドメールを自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに記載されたリスト情報を基に、Gemini（Google AI）を活用してコールドメールの文面を自動で生成し、結果をGoogle スプレッドシートに追記するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイトGoogle スプレッドシート／Gemini
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。
【Geminiのマイアプリ連携】
マイアプリ新規接続の検索窓で、Geminiと検索してください。
「アカウント名」「アクセストークン」を設定します。
以下のリンクをクリックして、アクセストークンの設定に必要なAPIキーを取得してください。
Geminiに移動するので、「Get API Key」をクリックします。
次の画面で、利用規約やプライバシーポリシーの同意にチェックを入れ、「同意する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「キー APIキーを作成」をクリックします。
APIキーが生成されるので、「コピー」をクリックしてAPIキーをコピーしましょう。
Yoomの画面に戻り、「アクセストークン」にコピーしたAPIキーを貼り付けます。
「アカウント名」には任意の名称を設定し、「追加」をクリックしましょう。
以上で、マイアプリ連携が完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
今回のテンプレートは、「手動起動」を使用しております。
こちらの機能は、任意のタイミングでフローボットを起動できる機能です。
特定のタイミングではなく、人(担当者)による任意のタイミングで起動させたい場合に利用されます。
そのため、都度、フローボット詳細画面より起動する必要があります。
※詳しい手動起動の設定方法は、リンクをご参照ください。
すべての設定を完了させると、フローボットの画面右上に「起動する」ボタンが表示されます。
フローを起動したい際に、フローボットを手動で起動させてください。
赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートの複数のレコードを取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、シートの用意を行います！
以下のシートでは、「メールアドレス・氏名・業種・想定課題」などを管理している想定です。
「ステータス」列を追加しておくことで、コールドメール本文を生成する前のレコードのみを取得することが出来ます。
また、後ほどの設定で使用するため「コールドメール本文・対処日」列を追加しておいてください。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は先ほどのシートを使用するため、「A1:I」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「ステータス」が「生成前」のレコードを取得するように設定しました。
テストボタンをクリックしましょう！
取得した値を確認できたら「完了」をクリックしてください！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得する（300件）」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した値を設定しましょう！
ここでは、「氏名・会社名・メールアドレス・業種・想定課題・提案サービス」を設定しました。
「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
赤枠部分をクリックしましょう。
「Geminiと連携したいアカウント情報」を確認します。
アクションはそのままで「次へ」をクリックしましょう！
「モデル」の項目には、解析するGeminiのモデルを設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から該当するモデルを選択してください。
※モデルについては、Geminiのページ左上をクリックすることで確認できます。
「システムプロンプト」はGeminiの役割を指示します。
デフォルトで設定されていますが、自由に設定してくださいね。
「プロンプト」にGeminiに指示する内容を設定します。
任意で作成した文章に加えて、前段階で取得した値を引用して設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功したら、生成された内容を確認してください。
最後に「完了」をクリックして次に進みましょう！
いよいよ最後の設定です！ここでは、レコードを更新する設定を行います。
それでは、以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとタブ名を設定していきます！
どちらも入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「テーブル範囲」は、ステップ4で使用したシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:I」になります。
※ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
ここで指定した条件に合致した場合のみ、レコードの更新を行います。
今回は「ステータス」が「生成前」の場合、更新するよう設定しました。
次に、「更新したいレコードの値」を設定します。
ここでは更新したい箇所のみ設定していきましょう！
Geminiで生成した内容を設定する項目には、Geminiのオペレーションで取得した値を選択してください！
「ステータス」は直接入力します。
「対処日」は、日付変数を使用して「日付→今日」をクリックしてください。
※日付変数を使用することで、フローボットを起動した日時が表示されます。
「テスト」をクリックしましょう！
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックします！
Google スプレッドシートの画面に移り、更新されたか確認をしてみましょう。
今回は「更新したいレコードの条件」に複数行合致したため、レスポンス結果の一番上のレコードのみを更新します。
実際にフローを起動させると順番に更新されるのでご安心ください。
以上で、すべての設定は完了です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
フローを起動させる場合は、画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google スプレッドシートのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Eventbriteの注文やDocuSignの契約完了、ClickUpのタスク登録などをトリガーに、Google スプレッドシートへ情報を自動追加できます。また、Google Drive内のファイルをOCRで読み取り、Groqで要約した内容をシートへ集約する高度な連携も可能です。
GoogleスプレッドシートとAIを連携させてコールドメールの生成を自動化することで、これまで手作業で行っていたリストの確認から文面作成までの一連の作業を効率化し、ヒューマンエラーをなくすことができます。
これにより、営業担当者はパーソナライズされたメールを短時間で作成できるようになり、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略設計に多くの時間を割くことが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkに自動的に通知ができます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：生成したメールをGmail等で自動送信できますか？
A：
はい、可能です。
フローボット最下部の「＋」をクリックし、オペレーション選択画面でGmailの「メールを送る」を選択すれば、生成した内容をGmailで自動送信することができます。
Q：手動ではなく、自動でフローを起動できますか？
A：
はい、可能です。
Google スプレッドシートに新しい行が追加されたタイミングで、フローを自動実行できます。
手動トリガーを変更する場合は、Yoomフローボットで手動トリガーの「変更」をクリックし、トリガータイプ選択画面でGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」を選択してください。
