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「営業リストの管理はGoogle スプレッドシートで行っているけど、そこからのメール作成が手間で…」
「一人ひとりに合わせて文面を考えるのは時間がかかるし、件数が多いと単純なコピーミスも起こりがち…」
このように、コールドメールの作成と送信準備における手作業の限界を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートにまとめた顧客リストの情報を基に、AIがターゲットに合わせた最適なコールドメールの文面を自動で生成してくれる仕組みがあれば、膨大な作成時間やヒューマンエラーの心配から解放され、本来注力すべき戦略立案や顧客との対話に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、営業活動をよりスマートに進めましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートのリストからコールドメールを自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに記載されたリスト情報を基に、Gemini（Google AI）を活用してコールドメールの文面を自動で生成し、結果をGoogle スプレッドシートに追記するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイトGoogle スプレッドシート／Gemini
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。
【Geminiのマイアプリ連携】
マイアプリ新規接続の検索窓で、Geminiと検索してください。
「アカウント名」「アクセストークン」を設定します。
以下のリンクをクリックして、アクセストークンの設定に必要なAPIキーを取得してください。
Geminiに移動するので、「Get API Key」をクリックします。
次の画面で、利用規約やプライバシーポリシーの同意にチェックを入れ、「同意する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「キー APIキーを作成」をクリックします。
APIキーが生成されるので、「コピー」をクリックしてAPIキーをコピーしましょう。
Yoomの画面に戻り、「アクセストークン」にコピーしたAPIキーを貼り付けます。
「アカウント名」には任意の名称を設定し、「追加」をクリックしましょう。
以上で、マイアプリ連携が完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
今回のテンプレートは、「手動起動」を使用しております。
こちらの機能は、任意のタイミングでフローボットを起動できる機能です。
特定のタイミングではなく、人(担当者)による任意のタイミングで起動させたい場合に利用されます。
そのため、都度、フローボット詳細画面より起動する必要があります。
※詳しい手動起動の設定方法は、リンクをご参照ください。
すべての設定を完了させると、フローボットの画面右上に「起動する」ボタンが表示されます。
フローを起動したい際に、フローボットを手動で起動させてください。
赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートの複数のレコードを取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、シートの用意を行います！
以下のシートでは、「メールアドレス・氏名・業種・想定課題」などを管理している想定です。
「ステータス」列を追加しておくことで、コールドメール本文を生成する前のレコードのみを取得することが出来ます。
また、後ほどの設定で使用するため「コールドメール本文・対処日」列を追加しておいてください。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は先ほどのシートを使用するため、「A1:I」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「ステータス」が「生成前」のレコードを取得するように設定しました。
テストボタンをクリックしましょう！
取得した値を確認できたら「完了」をクリックしてください！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得する（300件）」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した値を設定しましょう！
ここでは、「氏名・会社名・メールアドレス・業種・想定課題・提案サービス」を設定しました。
「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
赤枠部分をクリックしましょう。
「Geminiと連携したいアカウント情報」を確認します。
アクションはそのままで「次へ」をクリックしましょう！
「モデル」の項目には、解析するGeminiのモデルを設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から該当するモデルを選択してください。
※モデルについては、Geminiのページ左上をクリックすることで確認できます。
「システムプロンプト」はGeminiの役割を指示します。
デフォルトで設定されていますが、自由に設定してくださいね。
「プロンプト」にGeminiに指示する内容を設定します。
任意で作成した文章に加えて、前段階で取得した値を引用して設定してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功したら、生成された内容を確認してください。
最後に「完了」をクリックして次に進みましょう！
いよいよ最後の設定です！ここでは、レコードを更新する設定を行います。
それでは、以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとタブ名を設定していきます！
どちらも入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「テーブル範囲」は、ステップ4で使用したシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:I」になります。
※ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
ここで指定した条件に合致した場合のみ、レコードの更新を行います。
今回は「ステータス」が「生成前」の場合、更新するよう設定しました。
次に、「更新したいレコードの値」を設定します。
ここでは更新したい箇所のみ設定していきましょう！
Geminiで生成した内容を設定する項目には、Geminiのオペレーションで取得した値を選択してください！
「ステータス」は直接入力します。
「対処日」は、日付変数を使用して「日付→今日」をクリックしてください。
※日付変数を使用することで、フローボットを起動した日時が表示されます。
「テスト」をクリックしましょう！
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックします！
Google スプレッドシートの画面に移り、更新されたか確認をしてみましょう。
今回は「更新したいレコードの条件」に複数行合致したため、レスポンス結果の一番上のレコードのみを更新します。
実際にフローを起動させると順番に更新されるのでご安心ください。
以上で、すべての設定は完了です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
フローを起動させる場合は、画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google スプレッドシートのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Eventbriteの注文やDocuSignの契約完了、ClickUpのタスク登録などをトリガーに、Google スプレッドシートへ情報を自動追加できます。また、Google Drive内のファイルをOCRで読み取り、Groqで要約した内容をシートへ集約する高度な連携も可能です。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・帳票作成に活用している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの管理を行う方
・テーマごとにシートを作成し情報の一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
同時にGoogle スプレッドシートに情報を蓄積していくことで、情報の一元管理もスムーズに行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するごとにGoogle スプレッドシートの情報を手作業で追加するのは入力ミスに繋がる可能性があります。
DocuSignとGoogle スプレッドシートを連携することで、自動でDocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されます。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省いてチーム全体が重要な業務を行うことができます。
■注意事項
・DocuSign、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Chat Plusでチケットが作成されたらGoogle スプレッドシートにチケット情報を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Chat Plusを業務に利用している方
・Chat Plusを使って、顧客や社内の問い合わせ対応行っている方
・手作業でデータを転記する手間を省きたい方
2. Google スプレッドシートを業務に利用している方
・チケット情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・問い合わせのフォローアップや分析を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Chat Plusで顧客や社内の問い合わせ対応を行うにあたって、即時対応が困難な案件をチケット化する際、その情報を手動でデータベースに登録するのは、非効率的です。
このテンプレートを活用することで、チケット情報をGoogle スプレッドシートに自動反映でき、新規チケットの把握やデータ分析がスムーズになります。また、転記ミスや登録漏れを防ぐこともできます。
■注意事項
・Chat Plus、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chat Plusのトリガー設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
ClickUpでタスク管理を行う際、進捗状況の集計や共有のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で情報を転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ClickUpでタスクが作成されたタイミングで、Google スプレッドシートへ自動でレコードを追加できます。二重入力の手間をなくし、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などのページ情報を、管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか。こうした単純作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Eventbriteでイベントを運営する際、注文が入るたびに手作業でGoogle スプレッドシートに参加者リストを作成・更新する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Eventbriteで新しい注文が作成された際に、自動的にGoogle スプレッドシートへ情報が追加されるため、こうしたイベント管理に付随するノンコア業務を効率化でき、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Dripで獲得した見込み顧客の情報をデータベースに手作業で転記する作業は手間がかかり、入力ミスなどの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dripで購読者がリードになったことをトリガーに、Google スプレッドシートへ関連情報を自動で追加できるようになります。
こうした手作業による課題を解消し、効率的なリード管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
GENIEE SFA/CRMで見込み客が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGENIEE SFA/CRMを使っている方
・顧客管理でGENIEE SFA/CRMを活用している営業担当者
・チームタスクの管理でGENIEE SFA/CRMを使用している方
2.Googleシートを使用してデータを整理している方
・見込み顧客の情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートに自動で情報を転記したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
GENIEE SFA/CRMは、営業活動の効率化に適したツールです。
しかし、見込み顧客の情報をより深く深堀するために都度Google スプレッドシートに情報を追加するのは煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、GENIEE SFA/CRMに登録された見込み顧客の情報を自動でGoogle スプレッドシートに追加することができます。
追加された情報を元に見込み顧客の分析を行えるため、スムーズに業務を進めることができます。
また、外出先からもスピーディーにGoogle スプレッドシートの情報を確認することも可能です。
■注意事項
・GENIEE SFA/CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートのデータベースに情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonでワークフローを利用する業務担当者
・ワークフローの承認情報をGaroonとGoogle スプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の承認情報をGoogle スプレッドシート上で確認したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・ワークフローの承認情報をGoogle スプレッドシートで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
3.GaroonとGoogle スプレッドシートを併用している部署
・承認完了をGoogle スプレッドシート上で把握して迅速な対応を促したい方
・承認状況を手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは業務の効率化に役立つツールですが、承認されたワークフローの情報を他のシステムで活用したり、チームメンバーに迅速に共有したい場合などで手作業での情報転記や通知は非効率です。
このフローにより、Garoonでの承認作業が完了すると直ぐにGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、手作業による転記や通知作業が不要になります。これにより、入力ミスや情報共有の遅延を防ぎ業務効率の改善になります。
またGoogle スプレッドシート上で承認情報が一元管理されるため、データ分析や可視化を容易に行うことができます。更にGoogle スプレッドシートはチームメンバー間での共有も容易なため、情報伝達の効率化にも貢献します。
■注意事項
・Garoon、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
GetResponseで行うメールマーケティングにおいて、配信したメール内のリンククリックを手動で集計・分析することに手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるうえ、データの転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、GetResponseで特定のリンクがクリックされた際に、関連情報が自動でGoogle スプレッドシートへ記録されるため、効果測定やリスト管理の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveに保存された請求書や議事録などの書類を確認し、その内容を手作業で要約して転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されると、AIが自動でOCR処理からGroqによる要約まで行い、その結果をGoogle スプレッドシートに記録します。手作業による一連の業務を自動化し、情報の整理・管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
GoogleスプレッドシートとAIを連携させてコールドメールの生成を自動化することで、これまで手作業で行っていたリストの確認から文面作成までの一連の作業を効率化し、ヒューマンエラーをなくすことができます。
これにより、営業担当者はパーソナライズされたメールを短時間で作成できるようになり、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略設計に多くの時間を割くことが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkに自動的に通知ができます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：生成したメールをGmail等で自動送信できますか？
A：
はい、可能です。
フローボット最下部の「＋」をクリックし、オペレーション選択画面でGmailの「メールを送る」を選択すれば、生成した内容をGmailで自動送信することができます。
Q：手動ではなく、自動でフローを起動できますか？
A：
はい、可能です。
Google スプレッドシートに新しい行が追加されたタイミングで、フローを自動実行できます。
手動トリガーを変更する場合は、Yoomフローボットで手動トリガーの「変更」をクリックし、トリガータイプ選択画面でGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」を選択してください。
