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「Zoomでの会議が終わるたびに、録画データから議事録を手作業で作成するのが大変…」
「会議の内容を思い出しながら文字起こしをして、要点をまとめる作業に多くの時間を費やしてしまい、本来集中すべき業務が進まない…」
このように、Zoomミーティング後の議事録作成における手作業の負担や時間の浪費に課題を感じている方は少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">Zoomミーティングが終了すると自動的に文字起こしが行われ、議事録として指定の場所に保存される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、議事録作成にかかっていた時間を他の重要な業務に充てることができるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても簡単に実現でき、日々の業務効率を大きく向上させることができるので、ぜひこの機会に面倒な議事録作成業務の自動化を進めてみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoomミーティングの議事録を自動生成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoomミーティングの議事録作成を自動化し、さらに作成された議事録を普段お使いの様々なツールへスムーズに連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！この自動化により、議事録作成の手間を削減できるだけでなく、情報共有の迅速化も実現できるので、業務効率の向上に繋がります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Zoomミーティングが終了すると自動で文字起こしが行われ、議事録としてGoogle Driveなどのストレージサービスに保存される</span>ので、手作業での保存や管理の手間を大幅に削減し、必要な情報をいつでも簡単に参照できるようになります。
<span class="mark-yellow">Zoomミーティング終了後に自動作成された議事録の完成をSlackなどのチャットツールに通知する</span>ことで、関係者への迅速な情報共有が可能となり、議事録確認の漏れを防ぎ、チーム全体のコミュニケーションを円滑にします。
<span class="mark-yellow">Zoomミーティングの完了と同時に自動生成された議事録をZoho Mailなどのメールツールを通じて関係者に自動送信する</span>ことで、議事録共有の手間を省き、会議内容の迅速な展開と確認を促し、プロジェクトの進行をスムーズにします。
それではここから代表的な例として、Zoomでミーティングが終了したら自動で文字起こしを行い、議事録としてGoogle Driveに保存するフローを解説していきます！
この設定はYoomを使ってノーコードで行うため、プログラミングの知識は一切不要であり、もしYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、ZoomとGoogle DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するZoomで、ミーティングを作成・終了させておきましょう！
※後続のZoomのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空のミーティング（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
Googleドキュメントで、書類を発行する際の雛形書類を作成しておきましょう。
※後続のGoogleドキュメントの書類を発行する設定で必要になります。
今回は、以下画像のような雛形書類を作成しました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Zoom」と入力し、検索結果からZoomのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。
3.続いてGoogle Driveをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle Driveを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
5.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにZoomとGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Zoomでミーティングが終了したら文字起こしし議事録を作成してGoogle Driveに保存する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
まずは、アプリトリガー設定です。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ミーティングが終了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「メールアドレス」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ミーティングID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ダウンロードURL」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.続いて、AI技術を使って、音声データを文字起こしする設定を行います。
「音声データを文字起こしする」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
「言語」は、読み取る音声ファイルの言語をプルダウンから選択してください。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しく音声が解析されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.続いて、AI技術を使って、要約する設定を行います。
「要約する」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「要約対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「文字数」は、入力欄下の説明に従って、要約結果の文字数を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、要約が成功していることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
「ドキュメントのファイルID」は、事前に作成した雛形書類のファイルIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから以下画像のように選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle Driveにデータが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomには、今回紹介したもの以外にも、Zoomの音声や会議内容を文字起こしし、Google DriveやDropbox、Trelloなどと連携して記録・共有・分析を自動化するテンプレートが多数あります。
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったら、ぜひバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください！
Zoomミーティングの議事録作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間を費やしていた文字起こしやファイル整理といった手作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。</span>これにより、会議の参加者は議事録作成の負担を感じることなく、より迅速に会議内容を共有し、次のアクションへスムーズに移行できるようになり、本来注力すべきコア業務への集中度を高めることができます！
今回ご紹介したような議事録作成の自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面の指示に従って直感的にフローを構築できるので、もし日々の繰り返し業務の自動化に少しでもご興味をお持ちいただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の可能性を実際に体験してみてください！
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