Zoomでミーティングが終了したら議事録を作成し、Zoho Mailに送信する
Zoomでミーティングが終了したら議事録を作成し、Zoho Mailに送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Zoho Mail
を自動連携できます。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを聞き返して議事録を作成し、関係者に共有する作業に手間がかかっていませんか？重要な内容の聞き逃しや、作成に時間がかかり共有が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動で文字起こしと要約を行い、議事録を作成してZoho Mailで関係者に送信するため、こうした議事録作成に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomでのWeb会議が多く、ミーティング後の議事録作成に負担を感じている方
- 議事録の共有漏れや作成の遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーやマネージャーの方
- ミーティング後のフォローアップ業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後の録画ダウンロードから議事録作成、共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字起こしのミスや要約の抜け漏れ、メールの送信忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の品質を安定させます。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Zoho MailとZoomをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 3.オペレーションで、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションをそれぞれ設定します。
- 4.続いて、オペレーションの音声文字起こし機能で、ダウンロードした音声データをテキスト化します。
- 5.オペレーションのAI機能で、文字起こししたテキストを要約し、書類発行機能で議事録として書類を発行します。
- 6.最後に、オペレーションでZoho Mailの「ファイルのアップロード」と「メールを送信(添付ファイル有り)」のアクションを順に設定し、作成した議事録を関係者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailでメールを送信するアクションを設定する際に、任意のアカウントID、送信者のメールアドレス、受信者のメールアドレスをそれぞれ設定してください。
■注意事項
- Zoom、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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例えば、Zoho Mailで受信したメールに対する返信文の下書きをAIで自動的に作成したり、Google SheetsやNotionの情報を使用して自動的にZoho Mailでメールを送信するといったことが可能です。
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フローボットオペレーション
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フローボットオペレーション
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