Zoomでミーティングが終了したら議事録を作成し、Zoho Mailに送信する

■概要

Zoomでのミーティング後、録画データから議事録を作成し、関係者に共有する作業は、手間と時間がかかるのではないでしょうか？特に、文字起こしや要約、メール作成といった一連のタスクを手作業で行っていると、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、AIによる文字起こしと要約、Googleドキュメントでの議事録作成、そしてZoho Mailでの共有までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomミーティング後の議事録作成と共有に、多くの時間を費やしている方
• 手作業による文字起こしや要約、メール作成でのミスを減らしたいと考えている方
• Zoom、Googleドキュメント、Zoho Mailを連携させて業務効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ミーティング終了後の議事録作成から共有までの一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
• 手作業による文字起こしの誤りや、メール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Zoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、さらに「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードしたレコーディングファイルを指定します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストから議事録の要点を抽出します。
6. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、要約された内容を元に議事録を作成します。
7. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションで作成した議事録をアップロードし、「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションを設定して、指定した宛先に議事録を送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能による要約では、文字起こしされたテキスト全体から要約を作成するだけでなく、特定のキーワードや発言者に基づいて要約内容を作成するなど、任意の条件を設定可能です。
• Googleドキュメントで議事録を発行する際、あらかじめ用意した任意の議事録雛形（テンプレートファイル）を指定でき、トピックなどのミーティング情報や要約結果といった情報を、雛形内の特定箇所に変数として自動挿入できます。
• Zoho Mailでメールを送信する設定では、メールの件名や本文に、ミーティング情報や要約内容などの前段階で取得した情報を変数として活用できます。また、固定の挨拶文や署名を設定したり、送信先のメールアドレスを任意で指定したりすることも可能です。

■注意事項

• Zoom、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924