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「Backlogのユーザー情報を定期的にリストアップして、他ツールに手作業で転記するのが面倒…」
「ユーザーの追加や権限変更があるたびに、手動で一覧を更新していて、更新漏れやミスが心配…」
このように、Backlogのユーザー管理に関する手作業に課題を感じていませんか？
もし、Backlogからユーザー一覧を定期的に自動で取得し、条件に合うユーザー情報のみをチャットツールなどに自動で通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、より重要なプロジェクト管理業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはBacklogのユーザー情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Backlogのユーザー管理において、定期的にユーザー一覧を確認し、必要な情報を抽出する作業は手間がかかる場合があります。特に、手作業での確認では、情報の見落としや確認漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でBacklogからユーザー一覧の情報を取得し、設定した条件に合致するユーザー情報のみをSlackへ通知することが可能です。これにより、手作業による確認の手間を省き、効率的なユーザー管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、指定した日時にBacklogからユーザー一覧を取得し、条件に合うユーザー情報をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Backlog／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Backlogのユーザー管理において、定期的にユーザー一覧を確認し、必要な情報を抽出する作業は手間がかかる場合があります。特に、手作業での確認では、情報の見落としや確認漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でBacklogからユーザー一覧の情報を取得し、設定した条件に合致するユーザー情報のみをSlackへ通知することが可能です。これにより、手作業による確認の手間を省き、効率的なユーザー管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Backlogをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Slackをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
より詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
■概要
Backlogのユーザー管理において、定期的にユーザー一覧を確認し、必要な情報を抽出する作業は手間がかかる場合があります。特に、手作業での確認では、情報の見落としや確認漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でBacklogからユーザー一覧の情報を取得し、設定した条件に合致するユーザー情報のみをSlackへ通知することが可能です。これにより、手作業による確認の手間を省き、効率的なユーザー管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
スケジュールトリガーをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回はデフォルトで設定されている日付指定を使用し、毎月1日の朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
設定方法についてより詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
ユーザーの一覧を取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ドメインを設定します。
お使いのBacklogの画面からURLをコピーし、注釈を確認しながらドメインとなる箇所を抜き出して入力してください。
入力できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
同じ処理を繰り返すをクリックします。
より詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
同じ処理を繰り返すアクションでは、先ほど複数取得したデータをそれぞれ個別に使用できるように処理を行います。
今回はデフォルトでユーザーの一覧を取得アクションで取得した、ユーザーIDの一覧とユーザー名の一覧が設定されています。
新しく値を追加したい場合は、+取得した値を追加をクリックし、設定を行ってください。
使用したい値が全て設定できているのを確認したら完了をクリックしましょう。
ユーザーを取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ4と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
ドメインはステップ4で設定したものと同じものを設定します。
次に、ユーザーIDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
値に項目名だけではなく実際の値が設定されていることを確認しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
ご自身で取得した値を設定される場合は、以下のように同じ処理を繰り返すの項目にある○○のループ変数となっているものを選択してください。
設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
分岐するをクリックします。
より詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
分岐はデフォルトで設定されていますが、ご自身で設定内容を変更することも可能です。
分岐条件を指定では、分岐の設定で使用する取得した値を選択します。
今回は以下のようにユーザーを取得アクションの最終ログイン時間を設定しています。
変更したい場合はそれぞれプルダウンメニューから選択してください。
次に分岐条件を設定します。
今回は先ほどの最終ログイン時間を利用し、先月の初日の情報を設定することで1ヶ月以上ログインしていないユーザーのみ次の処理の進むように設定しています。
日付の情報は以下のように、入力欄をクリックし日付タブから設定可能です。
設定できているのを確認したら完了をクリックしましょう。
チャンネルにメッセージを送るをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
投稿先のチャンネルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中からメッセージを投稿したいチャンネルを選択してください。
メッセージはデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
取得した値を利用することも、直接入力することもできます。
直接入力した場合は入力した文字が固定値となり、このテンプレートを通して送信される全てのメッセージに設定されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にメッセージが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Slackのチャンネルにメッセージが送信されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が、指定した日時にBacklogからユーザー一覧を取得し、条件に合うユーザー情報をSlackに自動で通知するフローでした！
■概要
Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを利用して案件管理を行っている企業
・Airtableで取引先の情報や商談の進捗状況を管理している方
・商談ステータス変更後、Backlogへのタスク追加を面倒に感じている方
2.タスク管理ツールとしてBacklogを採用している企業
・Backlogを利用してプロジェクト管理をしているプロジェクトマネージャー
・商談受注後のタスクを毎回手動でBacklogに追加している方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはプロジェクト管理をする上で非常に優れたツールです。
しかし、タスクが発生するたびに毎回手動で課題を追加しなければならないので、手間に感じることもあると思います。
このテンプレートを使うと、そんな手間を削減することが可能です。
Airtable上で商談のステータスが受注になった際に、自動でBacklogに課題を追加できます。
これにより、スムーズに受注後の処理を行うことができるでしょう。
また、課題の追加が自動化されることで、ヒューマエラーの防止に寄与します。
Backlogへ課題を追加し忘れてタスクの対応漏れがあった、といった事態を未然に防ぐことができます。
■注意事項
・AirtableとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
プロジェクト管理でAsanaとBacklogを併用しているものの、タスクや課題の状況を双方に手作業で反映させるのは手間がかかり、更新漏れも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが更新された際に、その内容を自動でBacklogの関連課題に反映させることができ、二重入力の手間やヒューマンエラーを減らし、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.課題管理をBacklogで行っている方
・プロジェクトの課題をBacklogで管理しているチーム
・Backlogでプロジェクトの課題を一元管理している方
2.情報共有のツールとしてGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートを使用して社内外の関係者と情報共有を行う方
・プロジェクトの課題状況をGoogle スプレッドシートで分析している方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはプロジェクトの課題を可視化できるため、管理業務を効率化できるツールです。
しかし、Google スプレッドシートを使用してプロジェクトの課題状況を共有する場合、都度Backlogの情報をGoogle スプレッドシートに転記する必要があり、非効率的だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogで追加された課題をGoogle スプレッドシートに自動で追加することができるため、手動による作業が不要になります。
Google スプレッドシートへの課題追加を自動化することで、共有資料の作成を効率化することができるため、業務の効率化を図ることができます。
また、異なるチーム間での課題共有もスピーディーに行うことができ、進捗状況や課題分析をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Backlog、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Backlogで新しい課題が追加されるたびに、その内容を確認し、要約して更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 特に多くの課題を扱う場合、手作業での対応は時間もかかり、他の業務への影響も懸念されます。 このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加された際に、AIが自動で課題の説明を要約し、Backlogの課題情報を更新するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Backlogで管理している課題の情報を、手作業でRedditに共有していませんか？課題の確認、内容の要約、そして投稿といった一連の作業は、時間も手間もかかり、情報共有の遅れや抜け漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると、AIが自動で内容を要約しRedditへ投稿するため、これらの作業負担を軽減し、迅速で正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとGoogle Driveの両方を利用しているプロジェクトマネージャーやチームリーダー
・Backlogの課題ごとにGoogle Driveに専用のフォルダを作成し、関連ファイルを整理したい方
・手作業でのフォルダ作成の手間を省き、効率的にファイル管理を行いたい方
2.Backlogで課題管理を行い、Google Driveでファイル共有を行っているチーム
・課題関連のファイルをGoogle Driveの専用フォルダに集約することで、情報共有をスムーズにしたい方
・フォルダ作成を自動化することで、チームメンバーの負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
・課題関連のファイルをGoogle Driveの専用フォルダに集約することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。
・Backlogで新規課題が追加された際に、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務効率を向上させます。
■注意事項
・Backlog、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
BoxとBacklogを併用してプロジェクト管理を行う中で、ファイルの受け渡しを手作業で行うことに手間を感じていませんか。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、そのファイルを自動でBacklogの課題に添付する処理を実現します。手動でのダウンロードやアップロード作業から解放され、ファイル共有の漏れや遅延といった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Chatworkに新しいメッセージが投稿されたら、Backlogにメッセージの内容から課題を追加するフローです。
新着メッセージの内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
Backlogに課題が追加されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
◼️設定方法
1.BacklogとSlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。
2.マイアプリ連携でトリガーの「Backlogに課題が追加されたら」を選択し、連携アカウントやプロジェクトを設定してください。
3.Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャンネル、メッセージ内容を設定してください。
4.メッセージ内容は、Backlogから取得した課題の情報をもとにカスタマイズできます。
5.フローボットをONにして設定し、Backlogに課題が追加されると指定したSlackのチャンネルに通知が送信されます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
・Slackのプライベートチャンネルに通知を行う場合、YoomのSlackアプリを該当のチャンネルにインストールしてご利用ください。
■概要
Jiraで課題が作成されたら自動的にBacklogに課題を追加するフローボットです。
JiraとBacklogの課題情報を同期する際などにご利用ください。
■注意事項
・Backlog、JiraそれぞれとYoomを連携してください。
・Jiraにタスクが追加されてから5~15分後にBacklogにも情報が同期されます。
Backlogのユーザー一覧取得を自動化することで、これまで手作業で行っていたユーザー情報の確認や転記作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、プロジェクト管理者は手動での情報更新作業に時間を費やすことなくユーザー情報を把握し、より円滑なプロジェクト運営に注力できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシートに一覧出力できますか？
A：
はい、できます。
フローボットのアクションを追加したい箇所にある+をクリックし、Google スプレッドシートを右上の検索欄で検索します。
レコードを追加するアクションを選択し、設定を行うことでユーザー一覧を取得可能です。
例えば、以下のように赤い四角の箇所に追加すると全ユーザーが、黒い四角の箇所に追加すると1ヶ月以上ログインしていないユーザーが取得できます。
※Google スプレッドシートを利用する場合はステップ1と同様にマイアプリ連携を行う必要があります。
Q：他の条件でユーザーを絞り込めますか？
A：
はい、できます。
ステップ7で設定している分岐の条件を変更することで、ユーザーを絞り込む方法を変更できます。
例えば役割タイプなどを利用して、役割タイプが2の場合のみ処理を行うといったことも可能です。
Q：取得できるユーザー情報の項目は何ですか？
A：
ステップ6のテスト成功画面や取得した値として表示されている項目を利用できます。
例えば、ユーザーID、名前、役割タイプ、言語、メールアドレス、nulabアカウントID、nulabアカウント名、nulabユニークID、最終ログイン時間などです。
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