「Confluenceのスペースが増えすぎて、どのフォルダに何があるか探すのが大変…」
「定期的にフォルダ構成を棚卸ししたいけど、手作業で一覧を作るのは時間がかかるし、更新漏れも心配…」
このように、Confluence上の情報管理が煩雑になり、手作業での整理に限界を感じていませんか？
もし、定期的にConfluenceのフォルダ情報を自動で取得し、Google スプレッドシートなどに一覧として同期できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、情報検索の時間を短縮し、より戦略的なコンテンツ管理に集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはConfluenceのフォルダ情報を定期的に取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
定期的にConfluenceのフォルダを取得して、Google スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
Confluenceのフォルダ情報を定期的に棚卸しする際、手作業で内容を確認し、管理データベースに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報管理は、更新漏れや転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にConfluenceのフォルダ情報を取得し、Google スプレッドシートに同期するため、こうした課題を解消し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的なConfluenceのフォルダ取得や棚卸し作業に時間を要している情報管理担当者の方
・ConfluenceとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業で情報を同期している方
・Confluence内の情報整理や管理体制を、自動化によって効率化したいと考えている方
■注意事項
・Confluence、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceのフォルダ情報を自動で取得するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にConfluenceのフォルダを取得して、Google スプレッドシートに同期するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ConfluenceとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Confluenceのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的にConfluenceのフォルダを取得して、Google スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
Confluenceのフォルダ情報を定期的に棚卸しする際、手作業で内容を確認し、管理データベースに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報管理は、更新漏れや転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にConfluenceのフォルダ情報を取得し、Google スプレッドシートに同期するため、こうした課題を解消し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的なConfluenceのフォルダ取得や棚卸し作業に時間を要している情報管理担当者の方
・ConfluenceとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業で情報を同期している方
・Confluence内の情報整理や管理体制を、自動化によって効率化したいと考えている方
■注意事項
・Confluence、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Confluenceのマイアプリ連携
こちらは以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
定期的にConfluenceのフォルダを取得して、Google スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
Confluenceのフォルダ情報を定期的に棚卸しする際、手作業で内容を確認し、管理データベースに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報管理は、更新漏れや転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にConfluenceのフォルダ情報を取得し、Google スプレッドシートに同期するため、こうした課題を解消し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的なConfluenceのフォルダ取得や棚卸し作業に時間を要している情報管理担当者の方
・ConfluenceとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業で情報を同期している方
・Confluence内の情報整理や管理体制を、自動化によって効率化したいと考えている方
■注意事項
・Confluence、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：スケジュールトリガーを設定する
今回はフローを毎月決まった日時に実行する設定を行います。
1つ目のトリガーを選択します。
フローを起動させたい日時を入力します。
入力が終わったら「完了」をクリックします。
ステップ4：Google スプレッドシートのシート（タブ）をコピーする
続いてシート（タブ）をコピーする設定を行います。
2つ目の赤枠を選択します。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
コピー元となるシートを作成しておきましょう。
フローに戻り、コピー元の情報とコピー先の情報を入力し「テスト」をクリックします。
テスト結果を確認し「完了」をクリックします。
スプレッドシートにコピーされたタブが作成されたことを確認します。
ステップ5：Confluenceでフォルダの一覧を取得する
続いて Confluence からフォルダの一覧を取得する設定を行います。
3つ目の赤枠を選択します。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
クラウドIDを一覧から選びます。
選択後「テスト」をクリックします。
取得結果を確認し「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ6：同じ処理を繰り返す設定する
取得したフォルダ情報を1件ずつ処理するため、ループを設定します。
4つ目を選択します。
ループ対象に「フォルダIDの一覧」を設定します。
続けて「フォルダタイトルの一覧」も設定します。
ステップ7：Google スプレッドシートへレコードを追加する
最後に、ループで取得したフォルダ情報をGoogle スプレッドシートへ追加します。
5つ目のフローを選択します。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのままスクロールして進んでください。
スプレッドシートIDとタブ名は、先ほどコピーしたシートを候補から入力します。
表の範囲を入力し「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値には、フォルダIDとタイトルのループ変数を指定します。
設定後「テスト」をクリックします。
テスト結果が正しければ「完了」をクリックします。
スプレッドシートにフォルダ情報が追加されたことを確認しましょう！
実際は取得したフォルダ分、レコード追加されます。
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
以上がConfluenceのフォルダ情報を自動で取得する方法でした。
Confluenceを使った自動化例
ページが作成されたら、チャットツールへ通知、ノートツールに情報を同期、タスク管理ツールでタスクを自動作成、クラウドストレージにフォルダを自動作成、別文書ツールで新規文書を作成します。
また、外部システムでのイベント発生や情報受信をトリガーに、ドキュメント管理ツールへページを自動作成したり、ユーザーを自動招待します。
情報共有の迅速化、タスクの抜け漏れ防止、文書作成と管理の手間を解消します。
Confluenceでページが作成されたら詳細をAIで取得し、Asanaにタスクを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連するタスクをAsanaに手動で作成する作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスやタスクの作成漏れといった課題に繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、ページ内容をAIが解析し、Asanaにタスクを自動で作成するため、こうした情報連携の手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとAsanaを利用し、ドキュメントとタスク管理の連携に課題を感じている方
・ドキュメント作成後のタスク化が漏れがちで、プロジェクトの進行を改善したい方
・手作業による情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Confluence、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Notionに追加する
試してみる
■概要
ConfluenceとNotionを併用してドキュメント管理を行う際、情報を手作業で転記する手間や更新漏れが課題になることはありませんか。例えば、Confluenceで作成した議事録を、タスク管理をしているNotionにも共有する場合、二重入力の手間が発生しがちです。このワークフローは、Confluenceで特定の条件に合うページが作成されたら、自動でNotionのデータベースに情報を追加するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成した情報をNotionでも管理しており、手作業での転記をなくしたい方
・ConfluenceとNotion間の情報連携を自動化し、リアルタイムでの情報共有を実現したいチーム
・ドキュメント管理のプロセスを効率化し、入力ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Confluenceでのページ作成を起点にNotionへ自動で情報が連携されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
・人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■注意事項
・Confluence、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceにページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで新しいページを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceにページが作成されたタイミングでGoogle Driveに自動でフォルダが作成されるため、こうした手間やミスをなくし、効率的な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとGoogle Driveを併用し、情報管理を手作業で行っている方
・ドキュメント作成とファイル保管の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の統一に課題を感じているチームの方
■注意事項
・ConfluenceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
「Confluenceでページが作成されたらOutlookに通知する」フローは、チーム内での情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
新しいページがConfluenceに作成された際に、自動的にOutlookへ通知が送られるため、重要な更新情報を見逃す心配がありません。また、複数のSaaSアプリを連携させることで、手作業による通知の手間を省き、業務効率を向上させます。このワークフローを活用すれば、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、プロジェクトの進行がスムーズに進むことでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用しているが、ページ更新の通知が行き届かないと感じているチームリーダーの方
・Outlookを主に使用しており、重要な情報を一元管理したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・情報共有の効率化を図り、業務の自動化を進めたいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Confluence、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらSlackに通知する
試してみる
Confluenceでページが作成されたらSlackに通知するフローです。
Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
・複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方
■注意事項
・Confluence、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
「GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する」フローは、開発プロセスにおける情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとConfluenceを併用している開発チームのリーダー
・Issue管理とドキュメント作成に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・情報共有の効率化を図りたいソフトウェアエンジニア
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・プロジェクトの透明性を高めたい経営者
■注意事項
・GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローは、メール添付のドキュメントを自動的にデジタルデータ化し、Confluenceに整理して保存する業務ワークフローです。
Gmailで受信したファイルを自動的にOCR処理し、必要な情報を抽出してConfluenceに新しいページとして登録するため、効率的かつ正確な情報管理が可能になります。
業務のスピードアップとミスの削減が期待でき、チーム全体の生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用し、多くの添付ファイルを管理しているビジネスパーソン
・ドキュメントのデジタル化や情報整理を効率化したいチームリーダー
・Confluenceを活用してナレッジベースを構築・管理している企業のIT担当者
・OCR機能を利用して紙ベースの資料をデジタル化し、共有したい方
・業務プロセスの自動化を進め、生産性を向上させたい経営者やマネージャー
■注意事項
・Gmail、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
GoogleフォームからConfluenceにユーザーを自動招待する
試してみる
■概要
新しいメンバーや外部の協力会社をプロジェクトに招待する際、Confluenceへの手動でのユーザー追加作業に手間を感じていませんか。
一件ずつメールアドレスを入力し招待するのは時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに招待情報を入力するだけで、Confluenceへのユーザー招待が自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceの管理画面から手作業でユーザー招待を行っている管理者の方
・プロジェクト参加メンバーの招待プロセスを自動化し、工数を削減したいチームリーダーの方
・Googleフォームを活用して、Confluenceへの招待申請フローを構築したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloのカードが特定のリストに移動されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
「Trelloのカードが特定のリストに移動されたらConfluenceにページを作成する」フローは、プロジェクト管理とドキュメント作成の連携を自動化する業務ワークフローです。
Trelloでカードのステータスが変わるたびに手動でConfluenceにページを作成するのは手間がかかります。
複数のチームで効率的に情報共有を行うために、このワークフローを活用して自動化を実現しましょう。
これにより、作業の効率化とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloでプロジェクト管理を行い、ステータス更新時にドキュメント化を自動化したい方
・Confluenceを活用してチーム内で情報を共有しているが、手動部分に時間を取られている方
・業務フローの効率化を図り、作業の標準化を目指しているチームリーダーやマネージャー
・TrelloとConfluenceの連携を強化して、プロジェクトの透明性を高めたい企業のIT担当者
■注意事項
・TrelloとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Confluenceのフォルダ情報取得を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォルダ構成の確認や一覧作成といった作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら常に最新の情報を維持できます。これにより、チームメンバーは必要な情報へ迅速にアクセスできるようになり、コンテンツの作成や管理といったコア業務に一層集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
よくあるご質問
Q：フォルダだけでなくページ情報も取得できる？
A：
はい、できます。
その場合、「同じ処理を繰り返す」オペレーション直下に「ページを取得」アクションを追加してください。
Q：Google スプレッドシート以外のツールにも連携できる？
A：
はい、できます。
その他のアプリは、下記のページをご確認ください。
Q：実行頻度はどのくらい細かく設定できる？
A：
日付・曜日指定・Cron設定の3つがご利用できます。
毎日起動したい場合は曜日指定を使用しましょう。
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