■概要
Confluenceのフォルダ情報を定期的に棚卸しする際、手作業で内容を確認し、スプレッドシートなどに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報管理は、更新漏れや転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にConfluenceのフォルダ情報を取得し、Google スプレッドシートに同期するため、こうした課題を解消し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的なConfluenceのフォルダ取得や棚卸し作業に時間を要している情報管理担当者の方
- ConfluenceとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業で情報を同期している方
- Confluence内の情報整理や管理体制を、自動化によって効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでConfluenceのフォルダ情報が自動で取得され、手作業で対応していた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや取得漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、情報を記録するための新しいシートを準備します
- 次に、オペレーションでConfluenceの「フォルダの一覧を取得する」アクションを設定します
- 繰り返し処理を設定し、取得したフォルダ情報一つひとつに対して後続の処理を実行できるようにします
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したフォルダ情報を指定のシートに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい任意の頻度（毎日、毎週、毎月など）や日時を設定してください。
- Google スプレッドシートの各アクションでは、コピー元のスプレッドシートIDやシートID、コピー先のシートIDなどを、実際の運用に合わせて設定してください。
- Confluenceでフォルダ一覧を取得するアクションでは、対象としたいConfluenceのクラウドIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Confluence、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
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