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「Jootoの特定プロジェクトのタスク進捗を管理するために、毎回手作業でコメントを作成している…」
「複数のツールを使用していて、各タスクの状況を把握するだけで時間がかかってしまう…」
このように、Jootoのタスク管理において、手作業での情報取得や集計に手間や限界を感じていませんか？
もし、Asana等の他のツールが更新されたら自動で情報を取得し、Jootoの特定のタスクを自動で更新できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、プロジェクトの全体像を迅速に把握し、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはJootoのタスク情報を自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Asanaでタスクにコメントが追加された際に、その内容をJootoの特定プロジェクトのタスクに自動でコメント投稿するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1,Asanaのマイアプリ連携方法
AsanaとYoomのマイアプリ登録方法は、以下の手順をご参照ください。
2,Jootoのマイアプリ連携方法
新規接続クリック後、アプリのメニュー一覧が表示されるのでJootoと検索し、表示されたアイコンをクリックしましょう。
Jootoの新規登録画面が表示されます。
注釈を確認し、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力してください。
設定が完了したら「追加」をクリックしましょう。
※APIキーの取得方法は認証(APIkey・OAuth)をご確認ください。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
まず最初に、「タスクの詳細から起動」という項目をクリックします。
ここではAsanaのタスクの詳細ページから操作し、フローボットが起動する設定をしていきましょう。
詳しくはChrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法もご参照ください。
初めに、設定方法に記載されている「こちら」をクリックし、Chrome拡張機能をインストールしてください。
Chrome拡張機能のインストールが完了したら、Asanaと連携するアカウント情報を確認し問題無ければ、「次へ」ボタンをクリックします。
続いて、起動ページのURLサンプルを設定するため、Asanaにログインし事前準備で作成したテスト用のタスクの詳細画面を開いてください。
タスクの上部にある「共有」ボタンを押します。
続いて、タスクのリンクをコピーをクリックします。
コピーしたリンクは、「https://app.asana.com/0/0/xxxxxxxxxxx/f」という形式になっています。
今回使用する起動ページのURLサンプルは、上記リンクのfの部分を削除し、削除した部分にタスク詳細ページの最下部の数字の羅列を入力して使用します。
（下記画像の赤枠部分です。）
作成した起動ページのURLサンプルをYoomの画面にペーストし、テストを実行しましょう。
テストが問題無く成功すると、取得した値が表示されるので、確認し完了ボタンをクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
続いて、「特定のプロジェクトのタスク一覧を取得」という項目をクリックし設定していきます。
Jootoと連携するアカウント情報を確認し問題無ければ、「次へ」ボタンをクリックしましょう。
プロジェクトIDの枠内をクリックすると候補が表示されます。
事前準備で作成したタスクが保存されているプロジェクトIDを選択しましょう。
設定が完了したら、テストを実行してください。
テスト成功後、「完了」ボタンをクリックします。
続いて、ステップ4で取得したJootoの特定のプロジェクトのタスク一覧の中から、Asanaのタスクと同一名のタスクIDを抽出するための設定を行います。
「テキスト抽出」という項目をクリックしましょう。
対象のテキストは、デフォルトでAsanaのタスクの「タスク名」とJootoのタスクの「テスクID」「タスク名」の取得した値が設定されているので確認し、設定はこのままにしましょう。
※取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
抽出したい項目は、「タスクID」を抽出できるように設定してあります。
指示内容もデフォルトで設定済みのため、このままでOKです！
ここまで設定できたら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、該当のタスクIDが表示されます。
問題無く取得した値が表示されていたら「完了」ボタンをクリックしましょう。
最後に、Asanaに記載されたタスクの詳細を自動でJootoの対象のタスクのコメントに追加する設定をおこないます。
「タスクにコメントを追加」という項目をクリックしましょう。
Jootoと連携するアカウント情報は、ステップ4で設定したアカウントと同一になっていることを確認し、次のページに進んでください。
プロジェクトIDは、枠内をクリックし表示される候補からステップ4で設定したプロジェクトIDと同一のものを設定します。
タスクIDは、ステップ5で抽出したタスクIDがデフォルトで設定されているため確認し、このままにしてください。
コメント欄には、Asanaのタスクの「タスクの説明」が自動で反映できるように設定済みです。
設定が完了したらテストを実行し、問題無く成功したら「完了」ボタンをクリックしましょう。
最後に忘れずにJootoへログインし、対象のタスクのコメントが更新されているか確認しましょう。
これで、「Asanaのタスク詳細からJootoのプロジェクト内タスクへコメントを投稿する」フローの完成です！
■概要
Garoonでワークフローが承認されたら、Jootoにタスクを追加するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonで承認業務を行いJootoでタスク管理をしている方
・Garoonで承認されたワークフローを手動でJootoにタスク登録する手間を省いて自動化することで業務効率化を図りたい方
2.Jootoを活用してチームプロジェクトを行う方
・タスク管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは一貫した業務フローを使用することで進捗状況を可視化することができ、スムーズな業務進行につながります。
しかし、Garoonで承認されたワークフローをJootoに手動でタスク登録するのは転記ミスや追加漏れなどのヒューマンエラーの懸念があります。
[Garoonでワークフローが承認されたら、Jootoにタスクを追加する]フローを導入することで、手作業による入力のミスや漏れを未然に防ぐことが可能になります。
手動登録業務を自動化することで業務効率化の改善を行うことがことができます。
■注意事項
・Garoon、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Backlogで課題が登録されたらJootoにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとJootoの両方を利用するプロジェクトチーム
・Backlogで管理している課題をJootoにも自動で反映させたい方
・課題情報をBacklogとJooto間で手動で同期する手間を削減したい方
2.Backlogを主に利用する開発チーム
・Jootoで課題管理を行いタスクの見える化を促進したい方
・Backlogの課題情報をJootoに連携させることによってチームメンバー全員が課題の進捗状況を把握できるようにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはプロジェクト管理に優れたツールですが、同じプロジェクトでJootoも併用する場合において課題をBacklogとJootoの両方に手動で登録するのは、情報に齟齬が生じる可能性があります。
このフローを活用することによって、Backlogで課題が登録された内容を自動的にJootoにも課題として追加されます。
このことによってBacklogとJootoの両方で同じ課題を管理できるようになり、情報の一元化や作業の効率化などチーム全体の連携強化を図ることができます。
■注意事項
・Backlog、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答やお問い合わせ内容を、一件一件確認しながら手作業でJootoのタスクに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Jootoへ自動でタスクを追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleカレンダーに新しい予定を登録した後、その内容を別途Jootoにタスクとして手入力する作業に手間を感じていませんか。
また、手作業による入力漏れや登録忘れは、業務の遅延に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が登録されると、その情報をもとにJootoへ自動でタスクが登録されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jootoでタスクが作成されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Jooto利用チームのメンバー
・Jootoへのタスク追加をリアルタイムで把握したい方
・Jootoの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・Jootoの特定のプロジェクトやセクションへのタスク追加をトリガーにSlackで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・Jootoの更新状況を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・Jootoの特定のプロジェクトやセクションへの重要なタスク追加を見逃したくない方
・Slackで通知を受け取ることによりJootoの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Jootoはチームでのタスク管理に便利なツールですが、新しいタスクが作成されたことに気づかずに対応が遅れてしまうことがあります。チームメンバーがそれぞれ異なるタスクを抱えている場合やJootoのボードを常にチェックすることが難しい場合などで情報の把握漏れが起きやすいです。
このフローを活用すれば、新しいタスクが作成された直後にSlackの指定したチャンネルに通知が届くためチームメンバー全員がタスクの存在をすぐに認識して、対応をスタートすることができます。これによりタスクの進捗状況をリアルタイムで共有して、迅速な対応を促すことができます。
■注意事項
・Jooto、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Jootoでタスクが作成されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Chatworkを活用している企業やチーム
・Chatworkを導入している企業
・日常的にChatworkを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
2.Jooto利用チームのメンバー
・Jootoへのタスク追加をリアルタイムで把握したい方
・Jootoの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・Jootoの特定のプロジェクトやセクションへのタスク追加をトリガーに、Chatworkで通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Jootoはチームでのタスク管理に便利なツールですが、新しいタスクが作成されたことに気づかずに対応が遅れてしまうことがあります。チームメンバーがそれぞれ異なるタスクを抱えている場合やJootoのボードを常にチェックすることが難しい場合などで情報の把握漏れが発生しやすくなります。
このフローを活用すれば、新しいタスクが作成されたらChatworkへ自動で通知されタスクの進捗状況をリアルタイムで共有して迅速な対応を促すことができます。これによりチームメンバーは常に最新のタスク情報を把握することができます。
■注意事項
・Jooto、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Jootoで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理でJootoを活用している方
・営業活動のタスクをJootoで管理している方
・プロジェクト管理を行うマネージャー層の方
2. Googleカレンダーでスケジュール管理を行っている方
・チーム間のタスク共有でGoogleカレンダーを利用しているメンバー
・Jootoのタスクを手動でGoogleカレンダーに連携している方
■このテンプレートを使うメリット
JootoのタスクをGoogleカレンダーでも管理している場合、チーム間での共有がスムーズとなり、スケジュール調整が容易になります。
しかし、手動でGoogleカレンダーにJootoのタスクを追加している場合、スケジュール管理が複雑化してしまい、管理工数が増大する可能性があります。
このフローでは、Jootoでタスクが登録されるとタスクの期日をGoogleカレンダーに自動で追加できるため、手動によるGoogleカレンダーへの操作が不要になります。
Jootoの情報をGoogleカレンダーへ正確に反映できるため、手動による入力ミスや登録漏れを防止することが可能です。
また、スケジュール管理における管理工数も削減できるため、プロジェクトの進行が円滑になります。
■注意事項
・Jooto、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Jootoで新しいプロジェクトが立ち上がるたびに、Trelloへ手動でカードを作成する作業に時間を取られていませんか？
複数のツール間での情報入力は手間がかかり、時には入力漏れやミスにも繋がります。
このワークフローを活用すれば、Jootoでのプロジェクト作成をトリガーに、Trelloへ自動でカードが作成されるため、こうした課題を解消し、プロジェクト管理の連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約を行い、文字起こしの結果をJootoにタスクを追加するフローです。
AIによる要約を用いることで、わざわざ文章を手動で要約する必要がなくなります。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
■注意事項
・Zoom、JootoそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や発注書などの画像ファイルを確認し、手作業でJootoにタスク登録をしていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、imageをOCR機能で自動的にテキスト化し、その情報を基にJootoへタスクを自動で追加できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Jootoのタスク情報を自動で取得・連携することで、これまで手作業で行っていたプロジェクトの進捗確認や情報転記の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
例えば、今回ご紹介したように他のツールでの更新をJootoに自動反映させることで、チーム内の情報共有がスムーズになり、プロジェクト管理全体を効率化できるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件でタスクを絞り込めますか？
A：
はい、可能です。
ステップ3で設定した「タスクの詳細から起動」アクションの下にある＋ボタンをクリックし、「分岐する」オペレーションを追加してください。
※「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用可能です。2週間の無料トライアルもご用意していますので、ぜひお試しください。
例えば、下記画像のように分岐の設定をすると、タスク名に「重要」という文言が入っているタスクの場合のみ分岐させることが可能です。
Q：期限も連携可能ですか？
A：
はい、可能です。
「タスクにコメントを追加」アクションの下にある＋ボタンをクリックし、アプリ一覧からJootoを選択してください。
「タスクを更新」アクションを設定し、タスクの終了日の欄にAsanaで取得した値の「期日」を設定しましょう。
※なお、タスクの開始日も指定しないとエラーになるため、あわせて設定ください。
