Jootoでタスクを作成したらGoogle Chatに自動通知する方法

[Yoomとは]

‍「Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知する」フローボットの作り方‍

それでは、「Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知する」フローボットを一緒に作成していきましょう。

〈注意事項〉
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照ください。

ステップ1:マイアプリ連携‍

最初に、今回使用するJootoとGoogle ChatをYoomのマイアプリに登録します。

①Jootoのマイアプリ登録方法
プロジェクト一覧のマイアプリをクリックします。
「+新規接続」をクリックして、Jootoを検索します。
・アカウント名: 管理用に任意の名称を設定してください。例）管理者アカウント
・アクセストークン：Jootoから取得したAPIキーを設定してください。
※APIキーの取得方法はこちらの記事をご確認ください。
設定できたら「追加」をクリックします。

②Google Chatのマイアプリ登録方法
先ほど同様「+新規接続」をクリックして、Google Chatを検索します。
アカウント名: メールアドレスを入力してください。
アクセストークン: Yoomと入力してください。
設定できたら「追加」をクリックします。

これでJootoとGoogle Chatのマイアプリ連携が完了しました！

ステップ2:テンプレートをコピーする‍

下記テンプレートをクリックしてコピーしましょう。

ステップ3:アプリトリガーの設定

コピーできたあと、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」をクリックしてください。
「【コピー】Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知する」フローボットをクリックします。

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タイトル横の「編集する」をクリックすることで、テンプレートをご自身の使い方に合わせて編集できるようになります！

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アプリトリガーの「タスクが作成されたら」をクリックしてください。

こちらのページは何も変更せず、次のページへと進んでください。

続いて、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
こちらのページでは、フローボットを起動するプロジェクトを設定します。

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・トリガーの起動間隔: プルダウンより任意で選択してください。
・プロジェクトID: 候補から選択してください。
上記設定後、テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
※注意）「保存する」ボタンは、アウトプットの下にあります。

ステップ4:Google Chatに通知する

次に「Google Chatに通知する」をクリックします。

こちらのページは何も変更せず、次のページへと進んでください。

次に、API接続設定を行います。
こちらを設定すると、特定のスペースにメッセージを送信できるようになります。

スペースID・キー・トークンの設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。
また、メンションを設定したい場合は、こちらのマニュアルをご確認ください。
メッセージ内容: 用途に合わせて設定してください。
※補足）例えば、上記画像のように設定する場合、引用したい部分は、アウトプットの中にある「タスクが作成されたら」をクリックし「タスク名」と「説明」を選択します。
→Jootoに新しいタスクが作成されたら、登録された「タスク名」と「説明」の部分を自動で引用し、Google Chatにメッセージを通知できます。

設定が完了したら、テストを行ってください。
問題なく特定のスペースにメッセージが送信できたら保存します。

最後に、アプリトリガーをONに切り替えて、フローボットを起動させます。

これで「Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知する」フローボットの完成です！

JootoやGoogle Chatを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもJootoやGoogle ChatのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Jootoを活用した自動化例

Jootoでタスクが作成されたら追加する

タスク情報が一元管理されるため、データ分析や進捗管理表などのレポート作成を効率的に行うこともできます。

タスクが登録されたらJootoにタスクを追加する

Jootoへのタスクの追加漏れも防止できるため、各タスクの期限も明確になり業務運営が円滑になります。

問い合わせを受け取ったらJootoに追加する

Jooto上で問い合わせ内容や対応状況を確認できるため、他のメンバーがサポートに入ったり、過去の対応履歴を参考にしたりすることができます。

Google Chatを活用した自動化例

情報が追加されたら、Google Chatに通知する

新規の情報が登録されたらGoogle Chatに通知するため、後続作業をスムーズに行えるようになるはずです。

期限付きの案件を抽出し、Google Chat に一括通知する

期限付きの案件をGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業をなくせる可能性があります。

Google Chatで投稿されたら追加・更新する

Google Chatのメッセージを転記する手間が省け、時間短縮につながります。

JootoとGoogle Chatを連携するメリット

メリット1: タスク管理が効率的に

JootoとGoogle Chatを連携することで、Jootoでタスクが作成されると、自動的にGoogle Chatにタスクの内容が通知されます。
リモートワークや複数の業務を同時に抱えている場合、タスクの見落としが起こりがちです。
Google ChatにJootoのタスク情報を自動で通知できることで、チームメンバー全員にリアルタイムでタスクの進捗を共有でき、プロジェクトの進行がスムーズになります。

メリット2: 仕事の優先順位が明確に

優先順位の高いタスクの確認・把握は業務遂行にあたって大切な作業の一つです。
Jootoでタスクが作成されるごとにGoogle Chatに自動通知されることで、重要なタスクを見逃しにくくなるはずです。
定められた期日以内に問題解決を図ることができるようになるかもしれません。

まとめ

ノーコードツールYoomを使用しアプリ連携する方法はいかがでしたか？
Jootoでタスクが作成されたことをGoogle Chatに自動通知することで、メンバー間のコミュニケーションを促し、タスクへの積極的な参加や協力体制を築けるようになるはずです。
さらに、Google Chatでタスクの進捗状況を共有されるため、確認漏れや対応遅れを抑制し、タスク解決までの時間が短縮されることが期待できます。

今回フローボット作成に使用したYoomでは、さまざまなアプリと連携可能です。
ぜひ業務の効率化にお役立てください！