業務を効率化するうえで、タスク管理は非常に重要です。
日々の仕事で、大切な業務を確認し忘れたり、ダブルブッキングしてしまった経験はありませんか？
今回はタスク管理を効率化する方法として、JootoとGoogl Chatをアプリ連携し、Jootoでタスクが作成されたらGoogle Chatに自動でタスクの内容を通知できる方法をご紹介します。
タスク情報をチームメンバーに迅速に共有したい方にとって必見の内容です！
こんな方におすすめ
- JootoとGoogle Chatを活用している方
- JootoとGoogle Chatを連携して、業務効率化を考えている方
- JootoとGoogle Chatを連携して、日々のタスク確認をスムーズに行いたい方
- JootoとGoogle Chatを連携して、確認漏れや対応の遅れを防止したい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知する
試してみる
Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知するフローです。
[Yoomとは]
「Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知する」フローボットの作り方
それでは、「Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知する」フローボットを一緒に作成していきましょう。
〈注意事項〉
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照ください。
ステップ1:マイアプリ連携
最初に、今回使用するJootoとGoogle ChatをYoomのマイアプリに登録します。
①Jootoのマイアプリ登録方法
プロジェクト一覧のマイアプリをクリックします。
「+新規接続」をクリックして、Jootoを検索します。
・アカウント名: 管理用に任意の名称を設定してください。例）管理者アカウント
・アクセストークン：Jootoから取得したAPIキーを設定してください。
※APIキーの取得方法はこちらの記事をご確認ください。
設定できたら「追加」をクリックします。
②Google Chatのマイアプリ登録方法
先ほど同様「+新規接続」をクリックして、Google Chatを検索します。
アカウント名: メールアドレスを入力してください。
アクセストークン: Yoomと入力してください。
設定できたら「追加」をクリックします。
これでJootoとGoogle Chatのマイアプリ連携が完了しました！
ステップ2:テンプレートをコピーする
下記テンプレートをクリックしてコピーしましょう。
Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知する
試してみる
Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知するフローです。
ステップ3:アプリトリガーの設定
コピーできたあと、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」をクリックしてください。
「【コピー】Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知する」フローボットをクリックします。
タイトル横の「編集する」をクリックすることで、テンプレートをご自身の使い方に合わせて編集できるようになります！
アプリトリガーの「タスクが作成されたら」をクリックしてください。
こちらのページは何も変更せず、次のページへと進んでください。
続いて、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
こちらのページでは、フローボットを起動するプロジェクトを設定します。
・トリガーの起動間隔: プルダウンより任意で選択してください。
・プロジェクトID: 候補から選択してください。
上記設定後、テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
※注意）「保存する」ボタンは、アウトプットの下にあります。
ステップ4:Google Chatに通知する
次に「Google Chatに通知する」をクリックします。
こちらのページは何も変更せず、次のページへと進んでください。
次に、API接続設定を行います。
こちらを設定すると、特定のスペースにメッセージを送信できるようになります。
スペースID・キー・トークンの設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。
また、メンションを設定したい場合は、こちらのマニュアルをご確認ください。
メッセージ内容: 用途に合わせて設定してください。
※補足）例えば、上記画像のように設定する場合、引用したい部分は、アウトプットの中にある「タスクが作成されたら」をクリックし「タスク名」と「説明」を選択します。
→Jootoに新しいタスクが作成されたら、登録された「タスク名」と「説明」の部分を自動で引用し、Google Chatにメッセージを通知できます。
設定が完了したら、テストを行ってください。
問題なく特定のスペースにメッセージが送信できたら保存します。
最後に、アプリトリガーをONに切り替えて、フローボットを起動させます。
これで「Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知する」フローボットの完成です！
Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知する
試してみる
Jootoでタスクが作成されたら、Google Chatに通知するフローです。
JootoやGoogle Chatを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもJootoやGoogle ChatのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Jootoを活用した自動化例
Jootoでタスクが作成されたら追加する
タスク情報が一元管理されるため、データ分析や進捗管理表などのレポート作成を効率的に行うこともできます。
Jootoでタスクが登録されたらNotionに追加する
試してみる
Jootoでタスクが登録されたらNotionに追加するフローです。
Jootoでタスクが作成されたら、Googleスプレッドシートに追加する
試してみる
Jootoでタスクが作成されたら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Excelに追加するフローです。
タスクが登録されたらJootoにタスクを追加する
Jootoへのタスクの追加漏れも防止できるため、各タスクの期限も明確になり業務運営が円滑になります。
Mazricaで案件アクションが登録されたらJootoにも追加する
試してみる
Mazricaで案件アクションが登録されたらJootoにも追加するフローです。
Backlogで課題が登録されたらJootoにも追加する
試してみる
Backlogで課題が登録されたらJootoにも追加するフローです。
Zoho CRMでタスクが登録されたらJootoに追加する
試してみる
Zoho CRMでタスクが登録されたらJootoに追加するフローです。
問い合わせを受け取ったらJootoに追加する
Jooto上で問い合わせ内容や対応状況を確認できるため、他のメンバーがサポートに入ったり、過去の対応履歴を参考にしたりすることができます。
チャネルトークでチャットが開始されたらJootoにチケット情報を追加する
試してみる
チャネルトークでチャットが開始されたらJootoにチケット情報を追加するフローです。
Wixでフォームが送信されたらJootoに追加する
試してみる
Wixでフォームが送信されたらJootoに追加するフローです。
Google Chatを活用した自動化例
情報が追加されたら、Google Chatに通知する
新規の情報が登録されたらGoogle Chatに通知するため、後続作業をスムーズに行えるようになるはずです。
freee人事労務に従業員の登録があったら、Google Chatに通知する
試してみる
freee人事労務に新しく従業員の登録があったら、登録情報をGoogle Chatに通知するフローです。
Notionのデータベースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Notionでタスク管理や情報共有を行う際、更新のたびに手作業でGoogle Chatに通知するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。
重要な情報共有が遅れたり、抜け漏れが発生したりすると、業務に支障をきたすことも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報が追加・更新されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、こうした情報共有の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで管理している情報を、都度手作業でGoogle Chatに通知している方
・手作業による通知で、連絡漏れや共有の遅延といったミスをなくしたいと考えている方
・チーム内の情報共有をより円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたいマネージャーの方
■注意事項
・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneにレコードが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
kintoneに新規のレコードが登録されたら、Google Chatに通知するフローです。
期限付きの案件を抽出し、Google Chat に一括通知する
期限付きの案件をGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業をなくせる可能性があります。
Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知する
試してみる
Asanaで期日切れのタスクをGoogle Chatに通知するフローです。
毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をGoogle Chatに通知する
試してみる
毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をGoogle Chatに通知するフローです。
毎日Notionのタスクから本日期限のものを抽出し、Google Chat に一括通知する
試してみる
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで情報を集約している方
・プロジェクトのタスクを一元管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理でNotionを活用している方
2.Google Chatを使って情報を共有している方
・進捗状況やタスクの共有を行っているプロジェクトリーダー
・連絡事項の共有でGoogle Chatを使っている方
■注意事項
・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Chatで投稿されたら追加・更新する
Google Chatのメッセージを転記する手間が省け、時間短縮につながります。
Google Chatで投稿されたら、Microsoft Excelに格納する
試してみる
Google Chatで投稿されたメッセージをMicrosoft Excelのデータベースに格納するフローです。
Google Chatで投稿されたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
Google Chatで投稿されたメッセージをGoogleスプレッドシートのデータベースを更新するフローです。
Google Chatで投稿されたら、Salesforceにレコードを登録する
試してみる
Google Chatで投稿されたメッセージをSalesforceにレコードとして登録するフローです。
JootoとGoogle Chatを連携するメリット
メリット1: タスク管理が効率的に
JootoとGoogle Chatを連携することで、Jootoでタスクが作成されると、自動的にGoogle Chatにタスクの内容が通知されます。
リモートワークや複数の業務を同時に抱えている場合、タスクの見落としが起こりがちです。
Google ChatにJootoのタスク情報を自動で通知できることで、チームメンバー全員にリアルタイムでタスクの進捗を共有でき、プロジェクトの進行がスムーズになります。
メリット2: 仕事の優先順位が明確に
優先順位の高いタスクの確認・把握は業務遂行にあたって大切な作業の一つです。
Jootoでタスクが作成されるごとにGoogle Chatに自動通知されることで、重要なタスクを見逃しにくくなるはずです。
定められた期日以内に問題解決を図ることができるようになるかもしれません。
まとめ
ノーコードツールYoomを使用しアプリ連携する方法はいかがでしたか？
Jootoでタスクが作成されたことをGoogle Chatに自動通知することで、メンバー間のコミュニケーションを促し、タスクへの積極的な参加や協力体制を築けるようになるはずです。
さらに、Google Chatでタスクの進捗状況を共有されるため、確認漏れや対応遅れを抑制し、タスク解決までの時間が短縮されることが期待できます。
今回フローボット作成に使用したYoomでは、さまざまなアプリと連携可能です。
ぜひ業務の効率化にお役立てください！
.avif)
.png)
.avif)
