Boxで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキストしJootoにタスクを追加する

■概要

Boxにアップロードされた請求書や発注書などの画像ファイルを確認し、手作業でJootoにタスク登録をしていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、imageをOCR機能で自動的にテキスト化し、その情報を基にJootoへタスクを自動で追加できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードされた画像ファイルの情報を、手作業でJootoに転記している方
• image ocr技術を活用して、請求書や契約書などの書類読み取りを自動化したい方
• Jootoでのタスク作成漏れや、関連情報の入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードから、OCRでのテキスト化、Jootoのタスク作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 人の手によるデータ転記が不要になるので、文字の読み間違いやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとJootoをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでYoomのOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルをテキスト化します
5. 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です。これにより、特定の情報だけを抜き出して後続の処理に利用できます
• Jootoでタスクを追加する際、タスク名や説明欄などに、前のステップであるOCR機能で取得したテキスト情報を埋め込む形で設定できます

■注意事項

• Box、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924