・
「Garoonで登録した予定を、またJUST.DBに手入力で転記している…」
「複数のツールにまたがるスケジュール情報をJUST.DBに集約するのが大変で、入力漏れやミスが頻発してしまう…」
このように、JUST.DBへのスケジュール登録を手作業で行うことに、手間や課題を感じていませんか？
もし、Garoonなどのグループウェアで予定が登録された際に、JUST.DBのスケジュールフィールドへ自動でレコードを挿入できる仕組みがあれば、面倒な転記作業から解放され、スケジュール管理の精度向上と業務効率化を実現できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
それではここから代表的な例として、Garoonに予定が登録された際に、JUST.DBのスケジュールフィールドにレコードを自動で挿入するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Garoon／JUST.DB
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Garoonのマイアプリ連携】
検索窓にGaroonと入力し、選択しましょう。
Garoonの新規登録画面で、必須項目を入力して「追加」を押します。
以上で、マイアプリ連携が完了です。
【JUST.DBの事前準備とマイアプリ連携】
詳細は以下の画像の赤枠部分を参照してください。
アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしたら完了です。
※JUST.DBと連携するとできることは以下のリンクをご覧ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
最初の設定です！
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずは赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
Garoonの画面に移動して、テスト用として、予定を登録しましょう。
今回は、以下の予定を登録しました。
Yoomの画面に戻って、トリガーの起動間隔を設定します。
5分・10分・15分・30分・60分から選択してください。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
テストをクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
問題がなければ、「完了」をクリックします。
これで、Garoonのトリガー設定が完了です！
ここでは、JUST.DBでレコードを挿入する設定をします。
赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、次に進みましょう！
ここで、JJUST.DBの画面に移動します。
事前にJUST.DBでスケジュールフィールドを含むテーブルを作成しておく必要があります。テーブルが作成されていないと、データを正しく挿入できないため、必ず準備してからフローを設定してください。
今回は、以下のスケジュールフィールドを用意しました。
Yoomの画面に戻って、データベースの連携を行います。
まずは、「ドメイン」を設定します。
JUST.DBのURLから対象箇所をコピーし、ペーストします。
※http://⚫︎⚫︎⚫︎/sites/homeの「⚫︎⚫︎⚫︎」の部分です。
次に、「テーブル識別名」を設定します。
右上のアカウント名→データ管理画面→定義情報→データテーブル情報をダウンロードしましょう。
ダウンロードすると、すべての識別名を確認することができるので、テーブルの識別名をコピーしてペーストしてください。
後続のステップでも使用するので、保管しておいてください。
※以下の赤枠部分が「テーブル識別名」に該当します。
「スケジュールID」は、先ほどダウンロードしたファイルから確認できます。
更新したいスケジュールの識別名をコピーしてペーストしてください。
※以下の赤枠部分が「スケジュールID」に該当します。
「開始日時」と「終了日時」は、Garoonのオペレーションで取得した値を引用して設定しましょう。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値となります。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
テストをクリックします。
テストに成功したら「完了」をクリックしましょう。
JUST.DBの画面で、レコードが挿入されましたね！
次のステップに進みましょう。
最後の設定です！次に、JUST.DBにレコードを更新する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
画面を下にスクロールしましょう！
まずは、「ドメイン」を入力します。
JUST.DBのURLから対象箇所をコピーし、ペーストします。
※http://⚫︎⚫︎⚫︎/sites/homeの「⚫︎⚫︎⚫︎」の部分です。
次に、「テーブル識別名」を設定します。
先ほど保管しておいたものをペーストしてください。
※以下の方法でも取得が可能です。
右上のアカウント名→データ管理画面→定義情報→データテーブル情報をダウンロードしましょう。
ダウンロードすると、すべての識別名を確認することができるので、テーブルの識別名をコピーしてペーストしてください。
「シート名」は、「テーブル識別名」を確認する際にJUST.DBでダウンロードしたファイルから確認できます。
「テーブル定義ファイル」は、JUST.DBでダウンロードしたファイルを選択します。
ファイルはxlsx形式でアップロードしてください。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
※今回は赤枠のフォルダー内にあるスケジュールフィールドのレコードを更新するため、赤枠のフォルダーを選択し、ダウンロードしました。
次の画面で「更新したいレコードの条件」を設定します。
「レコードID」が、先ほどのステップで取得した値と等しい場合に更新するよう設定しました。
「更新後のレコードの値」は、更新したい箇所のみ設定しましょう。
Garoonの設定で取得した値を引用して設定してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、取得した値が表示されます。
JUST.DBでレコードが更新されましたね。
最後に「完了」をクリックしましょう。以上でフローボットの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
■概要
JUST.DBでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを業務に活用している方
・案件の進捗状況を可視化したい方
・案件に関連する顧客情報などの管理に活用している方
2.JUST.DBのデータベースを活用している方
・データベースを活用してタスク管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
boardは案件の詳細情報を一元管理することで情報へのアクセス性を高めることが期待できるツールです。
併せてJUST.DBでも案件管理を行うことで、多方面から情報の可視化ができ業務の進行を円滑にすることができます。
しかしJUST.DBの情報のステータス更新を毎回手作業でboardの案件ステータスに反映させるのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを活用することで、JUST.DBでステータスの更新が行われたら自動でboardにも反映することができ、手作業を省くことができます。
手作業で懸念されたいた人的ミスの発生を未然に防ぐことで、二つのアプリ間で共有される情報の正確性を保つことができます。
また自動化によってこれまで更新にかかっていた時間を他の業務に使用することができ、業務進行をより円滑にします。
■注意事項
・board、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。
・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
JUST.DBに新しく登録されたら、Googleカレンダーで予定を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースのレコードを元にスケジュールを管理する必要がある方
2.手動でのスケジュール登録を減らし、自動化したいと考えている方
3.JUST.DBとGoogleカレンダーを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBでのイベント登録と同時に、Googleカレンダーに自動的に予定を追加することで、スケジュールの重複を避け、効率的なスケジュール管理が可能となります。
・自動化により、人為的なエラーや手違いを減らし、データの精度と信頼性を向上させます。
■注意事項
・JUST.DB、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBで管理している案件情報をもとに、手作業で請求書を作成する業務に手間を感じていませんか？
特に、都度アプリを立ち上げて情報を転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、JUST.DBのレコード更新をトリガーとしてfreee請求書に請求書を自動で作成できるため、こうした請求業務に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBで従業員情報を管理している方
・従業員情報の登録や更新を担当する方
・JUST.DBのデータをSmartHRにも連携している方
2.人事労務の業務でSmartHRを利用している方
・SmartHRを活用して入社手続きや書類発行を担当する方
・JUST.DBからのデータ連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、JUST.DBとSmartHRを併用している場合、データ入力が二重となり手間だと感じているかもしれません。
また、データの誤入力や登録漏れが発生するとツール間のデータの整合性が保てず、管理業務に支障をきたす恐れがあります。
このテンプレートは、JUST.DBに従業員情報が登録されるとSmartHRにも自動で従業員情報を登録できます。
データ入力にかける時間を大幅に削減することができ、ツール間のデータの整合性も保たれるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、SmartHRへのデータ連携が効率化されることで人事労務による手続きや書類発行をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・JUST.DB、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、JUST.DBのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、JUST.DBのレコードと連携させたい方
・承認完了後のJUST.DBレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにJUST.DBに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、JUST.DBのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がJUST.DBにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
・コラボフローとJUST.DBの連携により、、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
■注意事項
・コラボフロー、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度コピーしてJUST.DBに手作業で入力していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルの付いたメールを受信するだけで、自動的にJUST.DBへ内容が登録されるため、こうした入力業務の課題を解消し、対応の迅速化に繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・顧客企業と情報のやり取りを共有シートを使用して行う方
・チームで同一のシートを編集し、情報のクオリティをあげたいチームリーダー
2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方
・データ集計を担当しているマーケター
・顧客情報の管理に使用しているカスタマーサービス部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報のまとめや共有をスムーズに行うために有効的なツールです。
さらにJUST.DBも活用することで、プロジェクトの進行を促進することができます。
しかし、Google スプレッドシートで編集された情報をJUST.DBでも手作業で編集することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
Google スプレッドシートで修正された情報を、手間なくJUST.DBにも反映させたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシート上でデータの編集が行われたら、JUST.DBでも自動で修正を行うため、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotのフォームで獲得した見込み顧客情報を、手作業でJUST.DBに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると、その内容が自動でJUST.DBに登録されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消し、迅速で正確な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneのレコードが更新されたら、JUST.DBのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで顧客情報や案件情報を管理し、JUST.DBで分析を行っている方
・営業担当者
・マーケティング担当者
・カスタマーサポート担当者
2.kintoneの更新情報をJUST.DBにリアルタイムで反映したい方
・データアナリスト
・ビジネスインテリジェンス担当者
・経営企画担当者
3.kintoneとJUST.DBの連携による自動化で業務効率化を図りたい方
・システム管理者
・IT担当者
・業務改善マネージャー
■このテンプレートを使うメリット
・データ連携により、リアルタイムなデータ分析が可能になり、迅速な意思決定や業務改善に役立ちます。
・手作業による更新ミスを防ぎ、常に最新のデータで分析を行うことができます。
■注意事項
・kintone、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
これにより、担当者は正確なスケジュール管理を効率的に実現し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Garoon以外のカレンダーアプリ（Googleカレンダーなど）でも連携できますか？
A：
Q：連携中にエラーが発生した場合、どうなりますか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知ができます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：Garoonで登録した「繰り返し予定」はどのように処理されますか？
A：
Yoomの「同じ処理を繰り返す」オペレーションをフローボットに組み込むことで、Garoonで登録した予定を繰り返しJUST.DBのレコードに更新することができます。
ただし、「同じ処理を繰り返す」オペレーションチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
Yoomではミニプラン、チームプラン、サクセスプランの各機能を、プランごとに2週間トライアルで体験することができます。
詳しくは以下をご確認ください。
