・
【簡単設定】BoxとMicrosoft Teamsを連携して、Boxのファイル情報をOCRしMicrosoft Teamsのカレンダーに自動で予定を作成する方法
「Boxにアップロードした請求書や契約書の情報を、毎回手動でカレンダーに登録している…」
「ファイルの内容を確認しながらの転記作業は時間がかかるし、入力ミスや登録漏れが心配…」
このように、Boxとカレンダー間の手作業による情報連携に、非効率さやリスクを感じていませんか？
特に、支払期日や契約更新日など、重要な日付の管理は少しのミスも許されません。
もし、Boxに特定のファイルがアップロードされたタイミングで、ファイル内の情報を自動で読み取り、カレンダーに予定として登録する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、重要な期日管理の精度を高めながら、より価値のあるコア業務に集中できる時間の創出が見込めます！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の定型業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Boxにアップロードされた請求書などの書類情報を確認し、Microsoft Teamsのカレンダーへ手動で予定を登録する作業に時間を要していませんか。このような手作業は非効率なだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsとboxの連携を自動化でき、BoxへのファイルアップロードをトリガーにOCRが内容を読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが自動で作成されるため、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、ファイル確認や予定登録を手作業で行っている方
- Microsoft Teamsとboxの連携を通じて、申込書や請求書といった書類処理の自動化を検討している方
- 手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、Microsoft Teamsのカレンダー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ転記が不要になるため、内容の読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションを設定する際に、予定を追加したいユーザーのIDを任意で設定可能です
■注意事項
- Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Boxにアップロードされた請求書などの書類情報を確認し、Microsoft Teamsのカレンダーへ手動で予定を登録する作業に時間を要していませんか。このような手作業は非効率なだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsとboxの連携を自動化でき、BoxへのファイルアップロードをトリガーにOCRが内容を読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが自動で作成されるため、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、ファイル確認や予定登録を手作業で行っている方
- Microsoft Teamsとboxの連携を通じて、申込書や請求書といった書類処理の自動化を検討している方
- 手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、Microsoft Teamsのカレンダー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ転記が不要になるため、内容の読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションを設定する際に、予定を追加したいユーザーのIDを任意で設定可能です
■注意事項
- Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxとMicrosoft Teamsを連携してできること
BoxとMicrosoft TeamsのAPIを連携すれば、Boxにアップロードされたファイル情報をトリガーとして、Microsoft Teamsのカレンダーに自動でイベントを作成することが可能になります。
これにより、請求書の支払期日や契約書の更新日といった重要な日付を手動で転記する手間がなくなり、登録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを根本から解消できます。
これからご紹介する具体的な自動化例は、アカウント登録後すぐに試すことが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントを作成しOutlookで通知する
Boxに保存された請求書や契約書などの書類をOCRで読み取り、その内容をもとにMicrosoft Teamsのカレンダーへ予定を登録する作業を自動化します。
このフローにより、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCRによる書類の読み取りからカレンダーへのイベント作成、Outlookでの通知までが一気通貫で実行されるため、手作業による登録の手間をなくし、入力ミスや対応漏れを減らすことができます。
このフローを活用すれば、登録した予定をOutlookから通知できるため、支払期日や契約更新日などの重要な日程を見落としにくくなります。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手作業でカレンダーに予定を登録する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が内容を自動で読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーへ予定を作成し通知します。Boxとカレンダーの連携を自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsのカレンダーを連携させ、手作業での予定登録をなくしたい方
- Boxに保存された請求書などの支払期日を、漏れなくカレンダーで管理したい経理担当者の方
- 契約書の更新日管理を効率化し、重要な日程を自動でリマインドしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にカレンダーへの予定登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記や登録が不要になるため、日付の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、Microsoft Teams、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります
- オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に予定が作成されたことを通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定およびファイルダウンロードのアクションでは、対象としたいフォルダやファイルのコンテンツIDを任意で設定してください
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイルから抽出したい項目（例：日付、件名、会社名など）を任意でカスタマイズできます
- Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションでは、サイトID、ドライブID、検索キーワードを任意でカスタマイズ可能です
- Outlookのメール送信設定では、宛先、件名、本文を自由に設定でき、OCRで読み取った情報を変数として本文に差し込むことも可能です
■注意事項
- Box、Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Boxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手作業でカレンダーに予定を登録する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が内容を自動で読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーへ予定を作成し通知します。Boxとカレンダーの連携を自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsのカレンダーを連携させ、手作業での予定登録をなくしたい方
- Boxに保存された請求書などの支払期日を、漏れなくカレンダーで管理したい経理担当者の方
- 契約書の更新日管理を効率化し、重要な日程を自動でリマインドしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にカレンダーへの予定登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記や登録が不要になるため、日付の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、Microsoft Teams、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります
- オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に予定が作成されたことを通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定およびファイルダウンロードのアクションでは、対象としたいフォルダやファイルのコンテンツIDを任意で設定してください
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイルから抽出したい項目（例：日付、件名、会社名など）を任意でカスタマイズできます
- Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションでは、サイトID、ドライブID、検索キーワードを任意でカスタマイズ可能です
- Outlookのメール送信設定では、宛先、件名、本文を自由に設定でき、OCRで読み取った情報を変数として本文に差し込むことも可能です
■注意事項
- Box、Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントを作成しMicrosoft Excelに追加する
Boxに保存された請求書や申込書などの書類情報を確認し、Microsoft Teamsのカレンダーへの予定登録やMicrosoft Excelへの転記を手作業で行うのは手間がかかる作業です。
このフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRで書類の内容を自動で読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーへのイベント作成からMicrosoft Excelへのデータ追加までを一気通貫で実行できるため、手作業による転記の手間を減らし、入力ミスや登録漏れを防止できます。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書といった書類の内容を、手作業でカレンダーに登録したり、Microsoft Excelに転記したりするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRが自動で書類を読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を作成し、その内容をMicrosoft Excelにも記録する一連の流れを自動化します。手作業を効率化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保管した書類の情報を、手作業でMicrosoft TeamsのカレンダーやMicrosoft Excelに転記している方
- 書類の処理漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Boxでのファイル管理とMicrosoft Teamsへの予定登録を連携させ、定型業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードだけで、OCRでの読取からMicrosoft Teamsのカレンダー登録、Microsoft Excelへの記録までが自動で完結するため、作業時間を短縮することができます
- 手作業による情報の転記が不要になるので、入力ミスや予定の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、Microsoft Teams、Microsoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します
- 次に、Microsoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションで、OCRで読み取った情報を元に予定を作成します
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションで、抽出した情報や作成した予定の詳細を指定のファイルに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- Boxからファイルをダウンロードする際には、対象ファイルのコンテンツIDを指定しますが、通常はトリガーで取得した情報を設定します
- OCR機能では、読み取るファイルの種類や、抽出したい項目（日付、金額、会社名など）を任意で設定できます
- Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成する際には、登録先のチームやカレンダー、予定の内容などを任意で設定してください
- Microsoft Excelに追加するレコードでは、どの列にどの情報（OCRで読み取った日付や金額など）を記録するかを自由にマッピングできます
■注意事項
- Box、Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書といった書類の内容を、手作業でカレンダーに登録したり、Microsoft Excelに転記したりするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRが自動で書類を読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を作成し、その内容をMicrosoft Excelにも記録する一連の流れを自動化します。手作業を効率化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保管した書類の情報を、手作業でMicrosoft TeamsのカレンダーやMicrosoft Excelに転記している方
- 書類の処理漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Boxでのファイル管理とMicrosoft Teamsへの予定登録を連携させ、定型業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードだけで、OCRでの読取からMicrosoft Teamsのカレンダー登録、Microsoft Excelへの記録までが自動で完結するため、作業時間を短縮することができます
- 手作業による情報の転記が不要になるので、入力ミスや予定の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、Microsoft Teams、Microsoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します
- 次に、Microsoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションで、OCRで読み取った情報を元に予定を作成します
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションで、抽出した情報や作成した予定の詳細を指定のファイルに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- Boxからファイルをダウンロードする際には、対象ファイルのコンテンツIDを指定しますが、通常はトリガーで取得した情報を設定します
- OCR機能では、読み取るファイルの種類や、抽出したい項目（日付、金額、会社名など）を任意で設定できます
- Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成する際には、登録先のチームやカレンダー、予定の内容などを任意で設定してください
- Microsoft Excelに追加するレコードでは、どの列にどの情報（OCRで読み取った日付や金額など）を記録するかを自由にマッピングできます
■注意事項
- Box、Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
BoxとMicrosoft Teamsの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとMicrosoft Teamsの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Microsoft Teams
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はBoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびMicrosoft Teamsのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Boxにアップロードされた請求書などの書類情報を確認し、Microsoft Teamsのカレンダーへ手動で予定を登録する作業に時間を要していませんか。このような手作業は非効率なだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsとboxの連携を自動化でき、BoxへのファイルアップロードをトリガーにOCRが内容を読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが自動で作成されるため、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、ファイル確認や予定登録を手作業で行っている方
- Microsoft Teamsとboxの連携を通じて、申込書や請求書といった書類処理の自動化を検討している方
- 手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、Microsoft Teamsのカレンダー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ転記が不要になるため、内容の読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションを設定する際に、予定を追加したいユーザーのIDを任意で設定可能です
■注意事項
- Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Boxにアップロードされた請求書などの書類情報を確認し、Microsoft Teamsのカレンダーへ手動で予定を登録する作業に時間を要していませんか。このような手作業は非効率なだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsとboxの連携を自動化でき、BoxへのファイルアップロードをトリガーにOCRが内容を読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが自動で作成されるため、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、ファイル確認や予定登録を手作業で行っている方
- Microsoft Teamsとboxの連携を通じて、申込書や請求書といった書類処理の自動化を検討している方
- 手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、Microsoft Teamsのカレンダー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ転記が不要になるため、内容の読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションを設定する際に、予定を追加したいユーザーのIDを任意で設定可能です
■注意事項
- Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：BoxとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Boxのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。
【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】
※マイアプリ連携の詳細は以下をご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
Boxにアップロードされた請求書などの書類情報を確認し、Microsoft Teamsのカレンダーへ手動で予定を登録する作業に時間を要していませんか。このような手作業は非効率なだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsとboxの連携を自動化でき、BoxへのファイルアップロードをトリガーにOCRが内容を読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが自動で作成されるため、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、ファイル確認や予定登録を手作業で行っている方
- Microsoft Teamsとboxの連携を通じて、申込書や請求書といった書類処理の自動化を検討している方
- 手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、Microsoft Teamsのカレンダー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ転記が不要になるため、内容の読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションを設定する際に、予定を追加したいユーザーのIDを任意で設定可能です
■注意事項
- Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Boxにアップロードされた請求書などの書類情報を確認し、Microsoft Teamsのカレンダーへ手動で予定を登録する作業に時間を要していませんか。このような手作業は非効率なだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsとboxの連携を自動化でき、BoxへのファイルアップロードをトリガーにOCRが内容を読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが自動で作成されるため、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、ファイル確認や予定登録を手作業で行っている方
- Microsoft Teamsとboxの連携を通じて、申込書や請求書といった書類処理の自動化を検討している方
- 手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、Microsoft Teamsのカレンダー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ転記が不要になるため、内容の読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションを設定する際に、予定を追加したいユーザーのIDを任意で設定可能です
■注意事項
- Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Boxのトリガー設定
最初の設定です！
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしましょう！
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
続いて、「フォルダのコンテンツID」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して設定し、「WebhookURLを登録」をクリックしてください。
※エラーが表示される方は以下のリンクをご確認ください。
成功の表示を確認後、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Boxの画面に移ってファイルをアップロードします。
今回は、以下のファイルをアップロードしました。
※なお、後続のオペレーションで使用するため、「タイトル・内容・開始日時・終了日時」が記載されたファイルをアップロードしてください。
アップロードしたら、Yoomの画面で「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
確認ができたら、「完了」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Boxのアクション設定
ここでは、ファイルをダウンロードする設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「コンテンツID」を設定します。
ここでは、Boxのトリガー設定で取得した値を選択してください。
「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
無事にダウンロードされたことを確認できたら、次に進みましょう！
ステップ5：文字の読み取り設定
ダウンロードしたファイルから文字を読み取る設定を行います。
以下の内容を確認し、赤枠部分の「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
【注意事項】
- OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えますよ。
詳細は料金プランのページで紹介しているので、気になる機能をぜひお試しください。 - YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。 - OCRについて、詳細は以下のリンクをご確認ください。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
まずは、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分をクリックし、読み取りたい文字数に応じて、設定を変更してください。
今回は、デフォルトの設定のままにします。
続いて、以下の項目を設定します。
「OCR画像」は、プルダウンから選択し、以下のように設定しましょう。
「抽出したい項目」は、入力欄下の注釈を参照して設定してください。
他の項目を任意で設定し、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値に抽出された内容が反映されます。
「完了」を押して、次のステップへ進んでください。
ステップ6：Microsoft Teamsのアクション設定
最後の設定です！
ここでは、Microsoft Teamsに予定を作成する設定していきます。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
次の画面に遷移したら、必須項目を設定していきます！
「ユーザーID」は、候補から選択してください。
「件名」・「開始日時」・「終了日時」は、OCRの設定で取得した値を引用して設定しましょう。
「タイムゾーン」は、直接入力してください。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
最後に、Microsoft Teamsの画面に移動し、予定が作成されたか確認をします。
無事に作成されましたね！
Yoomの画面で「完了」をクリックしてください。
以上で、フローボットの完成です！
ステップ7：フロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
まとめ
BoxとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル内容の確認とカレンダーへの転記作業をなくし、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防止できます。
これにより、担当者は請求書や契約書の管理業務に費やしていた時間を削減でき、支払いや契約更新といった重要な期日の管理を確実に行いながら、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：通知先をSlackやメールに変更できますか？
A：
はい、可能です。Yoomは様々なアプリと連携可能です。
Yoomと連携できるアプリは以下をご確認ください。
Q：エラーが出た時はどこを確認すればいいですか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：Boxのどのフォルダにアップロードしても自動で連携されますか？
A：
連携の対象となるのは、設定時に「フォルダのコンテンツID」で指定した特定のフォルダのみです。
フォルダごとに処理を分けたい場合は、フォルダごとに個別のフローを作成するか、分岐機能を使って条件を設定してください。
※「分岐する」オペレーションは、パーソナルプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。
詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
