■概要
Boxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手作業でカレンダーに予定を登録する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が内容を自動で読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーへ予定を作成し通知します。Boxとカレンダーの連携を自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsのカレンダーを連携させ、手作業での予定登録をなくしたい方
- Boxに保存された請求書などの支払期日を、漏れなくカレンダーで管理したい経理担当者の方
- 契約書の更新日管理を効率化し、重要な日程を自動でリマインドしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にカレンダーへの予定登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記や登録が不要になるため、日付の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、Microsoft Teams、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります
- オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に予定が作成されたことを通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定およびファイルダウンロードのアクションでは、対象としたいフォルダやファイルのコンテンツIDを任意で設定してください
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイルから抽出したい項目（例：日付、件名、会社名など）を任意でカスタマイズできます
- Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションでは、サイトID、ドライブID、検索キーワードを任意でカスタマイズ可能です
- Outlookのメール送信設定では、宛先、件名、本文を自由に設定でき、OCRで読み取った情報を変数として本文に差し込むことも可能です
■注意事項
- Box、Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
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