BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントを作成しMicrosoft Excelに追加する

■概要

Boxにアップロードされた請求書や申込書といった書類の内容を、手作業でカレンダーに登録したり、Microsoft Excelに転記したりするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRが自動で書類を読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を作成し、その内容をMicrosoft Excelにも記録する一連の流れを自動化します。手作業を効率化し、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保管した書類の情報を、手作業でMicrosoft TeamsのカレンダーやMicrosoft Excelに転記している方
• 書類の処理漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
• Boxでのファイル管理とMicrosoft Teamsへの予定登録を連携させ、定型業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードだけで、OCRでの読取からMicrosoft Teamsのカレンダー登録、Microsoft Excelへの記録までが自動で完結するため、作業時間を短縮することができます
• 手作業による情報の転記が不要になるので、入力ミスや予定の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Box、Microsoft Teams、Microsoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します
5. 次に、Microsoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションで、OCRで読み取った情報を元に予定を作成します
6. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションで、抽出した情報や作成した予定の詳細を指定のファイルに記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
• Boxからファイルをダウンロードする際には、対象ファイルのコンテンツIDを指定しますが、通常はトリガーで取得した情報を設定します
• OCR機能では、読み取るファイルの種類や、抽出したい項目（日付、金額、会社名など）を任意で設定できます
• Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成する際には、登録先のチームやカレンダー、予定の内容などを任意で設定してください
• Microsoft Excelに追加するレコードでは、どの列にどの情報（OCRで読み取った日付や金額など）を記録するかを自由にマッピングできます

■注意事項

• Box、Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081