BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントを作成する

■概要

Boxにアップロードされた請求書などの書類情報を確認し、Microsoft Teamsのカレンダーへ手動で予定を登録する作業に時間を要していませんか。このような手作業は非効率なだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsとboxの連携を自動化でき、BoxへのファイルアップロードをトリガーにOCRが内容を読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが自動で作成されるため、これらの課題を解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、ファイル確認や予定登録を手作業で行っている方
• Microsoft Teamsとboxの連携を通じて、申込書や請求書といった書類処理の自動化を検討している方
• 手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、Microsoft Teamsのカレンダー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのデータ転記が不要になるため、内容の読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションを設定する際に、予定を追加したいユーザーのIDを任意で設定可能です

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■注意事項

• Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924