「新入社員が入社するたびに、Asanaのワークスペースへ手動で招待するのが地味に手間…」
「複数のツールを使っているから、アカウント発行や招待作業で漏れがないかいつも不安…」
このように、新しいメンバーが増える際の招待作業に、手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、人事労務ツールに従業員情報が登録されたタイミングで、自動的にAsanaのワークスペースへユーザーが招待される仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、新メンバーのオンボーディングを迅速かつ円滑に進めることができ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaのワークスペースにユーザーを招待する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
SmartHRで従業員が登録されたら、Asanaのワークスペースにもユーザーを追加する
試してみる
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、Asanaのワークスペースへ手動で招待する作業に手間を感じていませんか？この作業は定型的でありながら、招待漏れなどのミスは避けたい重要な業務です。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されるだけで、Asanaのワークスペースへの招待が自動で完了するため、こうした手間やミスをなくし、担当者の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRとAsanaを併用し、新メンバーの招待を手作業で行っている方
・Asanaのワークスペースへの招待漏れや設定ミスを防止したいと考えている方
・従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、効率化したい方
■注意事項
・SmartHR(OAuth)、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
人事労務ツールと連携してAsanaへユーザーを自動招待するフローを作ってみよう
代表的な例として、SmartHRに従業員が登録された際に、Asanaのワークスペースにもユーザーとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／SmartHR
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- AsanaとSmartHRのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- SmartHRのトリガー設定とAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
SmartHRで従業員が登録されたら、Asanaのワークスペースにもユーザーを追加する
試してみる
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、Asanaのワークスペースへ手動で招待する作業に手間を感じていませんか？この作業は定型的でありながら、招待漏れなどのミスは避けたい重要な業務です。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されるだけで、Asanaのワークスペースへの招待が自動で完了するため、こうした手間やミスをなくし、担当者の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRとAsanaを併用し、新メンバーの招待を手作業で行っている方
・Asanaのワークスペースへの招待漏れや設定ミスを防止したいと考えている方
・従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、効率化したい方
■注意事項
・SmartHR(OAuth)、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：AsanaとSmartHRをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Asanaのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【SmartHRのマイアプリ連携】
検索窓にSmartHRと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、入力欄下の注釈を参照して「サブドメイン」を設定しましょう。
「追加」をクリックし、SmartHRのマイアプリ連携は完了です！
ステップ２：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
SmartHRで従業員が登録されたら、Asanaのワークスペースにもユーザーを追加する
試してみる
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、Asanaのワークスペースへ手動で招待する作業に手間を感じていませんか？この作業は定型的でありながら、招待漏れなどのミスは避けたい重要な業務です。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されるだけで、Asanaのワークスペースへの招待が自動で完了するため、こうした手間やミスをなくし、担当者の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRとAsanaを併用し、新メンバーの招待を手作業で行っている方
・Asanaのワークスペースへの招待漏れや設定ミスを防止したいと考えている方
・従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、効率化したい方
■注意事項
・SmartHR(OAuth)、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：SmartHRのトリガー設定
最初の設定です！
ここでは、「SmartHRで従業員が登録されたら、Asanaのワークスペースにもユーザーを追加する」フローボットを設定していきます。
赤枠部分をクリックしましょう！
以下の内容を確認し、次に進みましょう！
- タイトル：任意で修正
- 連携するアカウント：合っているかを確認
- アクション：「従業員が登録されたら（Webhook）」を選択
クリックすると、以下の画面が表示されます。
「サブドメイン」を設定しましょう！入力欄下の注釈を参照して設定し、「テスト」をクリックしてください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。「保存する」をクリックして、次に進みます。
続いて、以下の画面が表示されます。まずは、手順を読んでください。
ここで、SmartHRで従業員を登録しましょう！
今回はテスト用に以下の従業員を作成してみました。
作成後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
確認後、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう！
ステップ4：Asanaのアクション設定
最後の設定です。
ここでは、Asanaのワークスペースにユーザーを自動追加する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
「ワークスペースID」は、以下の画像のように入力欄をクリックすると候補が出てくるので該当するものをクリックしましょう。
続いて、「追加するユーザーのメールアドレス」を設定します。
入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、「テスト成功」と表示されるので「保存する」をクリックしましょう！
Asanaの画面に移り、ワークスペースにユーザーが追加されたか確認をしてください。追加されましたね。
以上で「SmartHRで従業員が登録されたら、Asanaのワークスペースにもユーザーを追加する」フローの完成です。お疲れ様でした。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Asanaを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することができます。
さまざまな業務データの作成・更新・完了を自動で連携したり、各システム間でタスク登録、情報更新、通知送信を自動化する連携フローです。
これにより、情報の抜け漏れを防ぎ、進捗共有や管理を自動化して、チーム全体の作業効率と連携精度を向上させることが可能です。
Asanaでタスクが完了したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Microsoft Teamsの指定のチャンネルに通知を送信します。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Outlookで完了メール通知します
Asanaでタスクが完了したらChatworkに通知
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Chatworkに通知を送信します。
Asanaでタスクが更新されたらNotionの情報を更新する
試してみる
■概要
Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、別途Notionで管理しているプロジェクト情報に手作業で反映させていませんか？
この二重入力は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、Asanaでタスクが更新されると、関連するNotionのデータベース情報が自動で更新されるため、これらの課題を解消し、常に最新の情報をチームで共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとNotionを併用し、プロジェクトやタスクの進捗管理を行っている方
・手作業での情報転記による更新漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている方
・チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理を効率化したいマネージャーの方
■注意事項
・Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaの特定のセクションに新しいタスクが追加されたらIssueとしてGitHubに追加
試してみる
Asanaの特定のセクションに新しいタスクが追加されたらGitHubのIssueに追加します
Salesforceの商談情報が登録されたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Asanaにタスクを追加するフローです。
Trelloにカードが追加されたらAsanaにもタスクを追加する
試してみる
■概要
TrelloとAsanaを併用してプロジェクト管理を行う際、同じ内容を両方のツールに手入力する作業に手間を感じていませんか。
こうした二重入力は、転記ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Trelloへのカード追加をトリガーに、Asanaへ自動でタスクを作成できます。
手作業による情報連携の手間をなくし、タスク管理の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・TrelloとAsanaを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
・手作業での情報転記による入力ミスや、更新漏れをなくしたいチームリーダーの方
・プロジェクト管理ツール間の連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Trello、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomデータベースのレコードが作成されたらAsanaにタスクを追加する
試してみる
データベースにレコードが作成されたら、Asanaにタスクを追加します。
Zendeskでチケットが作成されたらAsanaに追加する
試してみる
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせを、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、自動でAsanaにタスクを追加できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZendeskとAsanaを併用し、問い合わせ対応やタスク管理を行っている方
・手作業によるチケット情報の転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
・問い合わせの対応漏れを防ぎ、タスク管理の精度を高めたいチームリーダーの方
■注意事項
・Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらNotionに追加
試してみる
■概要
Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。
この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
・手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
・チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方
■注意事項
・Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Asanaへのユーザー招待を自動化することで、新メンバーが入社するたびに行っていた手作業での招待業務から解放され、招待漏れや設定ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事や情報システム担当者の負担が軽減されるだけでなく、新メンバーがスムーズに業務を開始できる環境を迅速に整えることができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ワークスペースだけでなく、特定のチームやプロジェクトにも自動で追加できますか？
A：はい、ワークスペースだけでなく「チームにユーザーを追加」・「プロジェクトにメンバーを追加」のオペレーションもご利用いただけます。
詳しくは以下をご覧ください。
Q：SmartHR以外の人事労務ツールを起点にできますか？
A：はい、YoomではSmartHR以外にも他の人事労務ツールをトリガーとして連携をすることができます。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：何らかの理由で招待が失敗した場合、管理者に通知されますか？
A：連携が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
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