SmartHRで従業員が登録されたら、Asanaのワークスペースにもユーザーを追加する

■概要

新しいメンバーが入社するたびに、Asanaのワークスペースへ手動で招待する作業に手間を感じていませんか？この作業は定型的でありながら、招待漏れなどのミスは避けたい重要な業務です。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されるだけで、Asanaのワークスペースへの招待が自動で完了するため、こうした手間やミスをなくし、担当者の負担を軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRとAsanaを併用し、新メンバーの招待を手作業で行っている方
• Asanaのワークスペースへの招待漏れや設定ミスを防止したいと考えている方
• 従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRへの従業員登録をトリガーにAsanaへの招待が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた招待業務の時間を短縮することができます。
• 手作業によるメールアドレスの入力間違いや、ワークスペースへの招待漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なオンボーディングに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとSmartHRをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「ワークスペースにユーザーを追加」のアクションを設定します。この際、SmartHRから取得した従業員情報を活用します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaの「ワークスペースにユーザーを追加」のアクション設定では、招待するユーザーのメールアドレスや氏名などを指定する必要があります。
• トリガーであるSmartHRのアクションで取得した従業員のメールアドレスや氏名といった情報を、このAsanaの設定項目にマッピングすることで、正確なユーザー招待が自動で行われます。

■注意事項

• ‍‍SmartHR(OAuth)、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。