・
ecforceで注文が入るたびに、手作業で請求書を作成してメールで送付する業務に追われていませんか？
注文数が増えるのは喜ばしいことですが、それに伴い請求書の発行業務も増え、金額や送り先の入力ミスなど、ヒューマンエラーのリスクも高まりがちです。
もし、ecforceの受注情報をもとに、請求書PDFを自動で作成し、お客様に自動でメール送付できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、売上向上のための施策立案など、より重要な業務に集中できる時間が生まれます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはecforceの受注情報をもとに請求書発行などの業務を自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ecforceの受注をトリガーに請求書を自動送付するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「ecforceで受注が確定した際に、請求書のPDFを自動で作成しメール送付する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ecforce／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：ecforceとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートについては、先ほどのナビ内で解説しているので省略しますね！
1.ecforceのマイアプリ連携
※ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひお試しください！
アプリ一覧で、ecforceを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
アカウント名は、担当者など任意の名称を入力してください。
アクセストークンとドメインを入力して、「追加」をクリックします。
これで、ecforceとYoomの連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！
ステップ3： ecforceのトリガー設定
「注文が確定したら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際のアカウント情報が記載されています。
トリガーアクションは、「注文が確定したら」のままで次に進みましょう！
まずecforceのアクションをYoomと連携するために、ecforceにWebhookを設定します。
赤枠内のWebhook URLをコピーして、ecforceに移動してください。
赤枠内の注意事項も合わせてご確認くださいね！
ecforceにログインしたら、「設定を変更する」をクリックして、「Webhook 管理」を選択します。
「受注 Webhookの管理」の「設定する」をクリックしてください。
「新規作成」をクリックします。
下記の情報を入力して、「保存」をクリックしましょう。
【補足】
このトリガーでは、アウトプット項目が「ID:1デフォルト（受注）」で設定されています。
必要に応じて、下記の記事をご参照のうえ、「取得する値」の追加設定をお願いします。
Webhookの情報を保存したら、次にテスト可能な顧客に受注を作成しましょう！
テスト用の受注を作成したら、Yoomの操作画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると取得した値の横に、ecforceで作成した受注の基本情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値として引用できます。
ステップ4：ecforceの受注詳細情報を取得する設定
次に、ecforceで作成した受注の詳細情報を取得する設定を行います。
「受注詳細情報を取得」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「受注詳細情報を取得」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「注文が確定したら」から「注文ID」を選択してください。
※デフォルトで入力されている「←トリガーで取得した値を設定してください」は削除してくださいね！
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値となります。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功して、ecforceで作成した受注の詳細情報を取得できました！
「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ5：ecforceの顧客情報を取得する設定
次に、ecforceで作成した受注の顧客情報を取得する設定を行います。
「顧客情報を取得」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「顧客情報を取得」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「受注詳細情報を取得」から「顧客ID」を選択してください。
※デフォルトで入力されている「←取得した値を設定してください」は削除してくださいね！
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功して、ecforceで作成した受注の顧客情報を取得できました！
「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ6：Google スプレッドシートで請求書を発行する設定
次に、Google スプレッドシートで作成した雛形をもとに請求書PDFを発行する設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
ecforceと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したGoogle スプレッドシートのアカウント情報が自動で表示されます。
まず、下記の手順に従って、請求書の雛形をGoogle スプレッドシートで作成しましょう。
今回は、下記のように雛形を作成しましたのでぜひ参考にしてください！
※背景が黄色になっているのは置換箇所をわかりやすくするためです。
※すでに使用したい雛形がある場合は、作成不要です。
請求書の雛形の作成が完了したら、Yoomの操作画面に戻ります。
編集欄をクリックするとGoogle スプレッドシートの候補が表示されるので、連携したいGoogle スプレッドシートを選択してください。
選択するとファイルIDが自動で入力されます。
次に、このフローボットで作成した請求書PDFを格納するGoogle Driveフォルダを指定します。
まだ対象のフォルダを作成していない場合は、このタイミングで作成し選択すればOKです！
こちらも編集欄をクリックすると、Google Driveのフォルダ候補が表示されるので、連携したいフォルダを選択してください。
選択するとフォルダIDが自動で入力されます。
出力する請求書PDFのファイル名を設定します。
編集欄をクリックして、「顧客情報を取得」から、ecforceで作成した受注の顧客情報を引用できます。
日付を含めたい場合は、編集欄をクリックし、「日付」から希望の形式を選択することで、フローボットの起動日が都度反映されます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
【Tips】
テキストは固定値として扱われます。
そのため、毎回変動する情報（フルネームの一覧・日付など）には取得した値を活用することが重要です！
例えば、下記画像のように編集することができます。
これにより、毎回変動する情報は手動で入力する必要がなく、効率的に連携できます！
「置換情報を再取得」をクリックしてください。
雛形の情報が取得できたら、置換後の文字列を設定しましょう！
編集欄をクリックして、「注文が確定したら」と「受注詳細情報を取得」と「顧客情報を取得」からecforceで作成した受注の情報を引用できます。
各項目に対応させたい値をそれぞれ設定しましょう！
【Tips】
置換後の文字列も、取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値となります！
作成日などは「日付」から希望の形式を選択することで、フローボットの起動日が都度反映されます。
置換後の文字列の入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
指定したGoogle Driveのフォルダに、ecforceで作成した受注の請求書PDFが格納されました！
ステップ7：顧客に請求書をメール送付する設定
最後に、作成した請求書PDFを顧客にメール送付する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
編集欄をクリックして、「受注詳細情報を取得」から受注を作成した顧客のメールアドレスを引用します。
【Tips】
動作確認のため、まずは自分のメールアドレスで設定することをおすすめします！
動作確認後、上記の説明の通り、顧客のメールアドレスに修正しておいてくださいね！
続いて、下記を任意で入力しましょう。
件名と本文はカスタマイズ可能です！
編集欄をクリックして、「注文が確定したら」と「受注詳細情報を取得」と「顧客情報を取得」からecforceで作成した受注の情報を引用できます。
必要な情報を入力して、内容を調整しましょう！
【Tips】
ステップ6と同様に、取得した値は、フローボットを起動する度に変動する値として扱われます。
テキストを直接入力した部分は固定値として処理されるため、毎回変動する情報{{フルネームの一覧}}や{{注文番号}}などは、取得した値を活用しましょう！
件名と本文編集が完了したら、「次へ」をクリックします。
メールの送信内容が表示されます。
取得した値が正しく反映されていることを確認し、テストを実行しましょう！
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
指定したメールアドレスに通知が届きました！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、ecforceで受注が確定したら、請求書PDFが自動でメール送付されるか確認してみてくださいね！
ecforce APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
毎日ecforceから受注IDを取得し、Slackで通知したり、定期受注がキャンセルされたら、担当者へGmailを送信したりできます。また、ecforceで商品情報が登録されたら、kintoneにも登録したり、Googleフォームに回答が送信されたら、ecforceに顧客情報を登録したりすることも可能です。さらに、毎日ecforceから広告集計レポートを取得してMicrosoft Teamsに通知したり、Microsoft Excelに記載したりといったレポート業務の自動化や、スマレジで在庫数が変更されたらecforceの在庫情報を更新したり、ecforceで商品が登録されたらShopifyにも追加したりといったEC連携の自動化も行えます。
まとめ
ecforceの受注確定後の請求書発行業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた請求書作成やメール送付の手間を削減し、金額や送り先の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は請求書関連の定型業務から解放され、顧客対応やマーケティング施策の立案といった、事業の成長に直結するコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：請求書のフォーマットは変更できますか？
A：
はい、Google スプレッドシートの列に合わせて作成したものであれば変更可能です！
連携するフォーマットを変更する場合は、テンプレート設定の修正が必要です。
Q：特定の条件の注文のみ自動化できますか？
A：
はい、分岐オペレーションを設定することで実現可能です！
「+」マークをクリックし、分岐オペレーションを追加することで、条件の設定ができます。
例えば、以下のように設定することで、「対応状況」で受注を絞り込むことができます。
詳しい設定方法については、下記をご参照ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
Q：自動化が失敗した場合はどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
