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Googleカレンダーで管理している会議やイベントの予定を、タスク管理ツールのAsanaに一つひとつ手作業で転記していませんか？
あるいは、チームメンバーが登録したAsanaのタスクを、自分のGoogleカレンダーにコピー＆ペーストしている方もいるかもしれません。
こうした手作業でのデータ連携は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに新しい予定が登録されたら、関連情報を自動的にAsanaのタスクとして作成する仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業を削減できます。
スケジュールとタスクの二重管理といった悩みも解消できるため、より重要で創造的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
日々の業務効率を向上させられるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomでは<span class="mark-yellow">GoogleカレンダーとAsanaを連携するためのテンプレート</span>を用意しています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleカレンダーとAsanaのAPIを連携させれば、手作業で行っていた情報転記をなくし、スケジュールとタスクをシームレスに同期させることが可能になります。
例えば、Googleカレンダーに登録された予定情報をトリガーに、Asanaで自動的にタスクを作成したり、特定の条件に合致する予定のみをタスク化したりすることが可能です。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、その情報を手動でAsanaにタスクとしてコピーするのは手間がかかる作業です。
この自動化を設定することで、<span class="mark-yellow">Googleカレンダーに予定が追加されたら、予定の件名や日時といった情報がAsanaのタスクとして自動で作成できます。</span>
転記の手間や入力ミスをなくし、タスクの登録漏れを防ぐことが可能です。
Googleカレンダーに登録されるすべての予定ではなく、「会議」や「定例」といった特定のキーワードが含まれる予定だけをAsanaで管理することができます。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">予定の件名に特定のキーワードが含まれている場合のみ、Asanaにタスクを自動で作成する</span>ことが可能です。
本当に管理すべきタスクだけを効率的に抽出し、プロジェクト管理をよりスマートにします。
それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleカレンダーとAsanaの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Googleカレンダーで予定が作成されたら、Asanaでタスクを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
1.Googleカレンダーの登録方法
Yoomにログインすると、左側に表示されるマイアプリを選択します。
「＋新規接続」ボタンが表示されるので、クリックしGoogleカレンダーと検索してください。
下記画面が表示されるので、赤枠部分の「Sign in with Google」をクリックしましょう。
次の画面で、ログインするアカウントをクリックします。
注釈を確認し「次へ」ボタンをクリックしてください。
Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので、「すべて選択」をチェックし、「続行」ボタンを押しましょう。
これで、Googleカレンダーのマイアプリ連携は完了です！
先ほどのマイアプリ画面に戻り、今度はAsanaを検索してください。
Asanaに登録しているメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
次の画面でパスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
これでAsanaのマイアプリ連携完了です！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomが用意しているテンプレートを利用するので、以下のテンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」ボタンを押しましょう。
下記画面が表示されたら「OK」をクリックしてください。
まずは、「予定が作成されたら」という項目をクリックします。
下記画面は初期設定済みです。
タイトルは変更も可能です。
Googleカレンダーのアカウント情報とトリガーアクションに誤りが無いのを確認し、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
カレンダーIDの欄をクリックすると、「候補」に連携したアカウントにあるGoogleカレンダーIDのリストが表示されます。
自動化に使用したいカレンダーIDを選択しましょう。
続いて、トリガーとなる予定の種別を設定します。
用途に合わせてプルダウンより、任意で選択しましょう。
※「選択してください」の状態であれば、すべての種別が対象となります。
「検索キーワード」を任意で設定することも可能です。
例えば「タスク」と設定すると、「タスク」という単語を含む予定のみを抽出することができます。
ここまでの設定が完了したら、トリガーの動作確認を行います。
Googleカレンダーにテスト用の予定を作成してみましょう。
今回は、下記画像のように予定を登録してみました！
テストを実行すると、先ほどGoogleカレンダーに登録した予定の情報が取得した値（アウトプット）に取得されるので、確認できたら設定を保存しましょう！
後のフローで使用します。
※参照：アウトプットについては、こちらのページをご確認ください。
ステップ4:Asanaにタスクを追加する
続いて、Asanaアイコンの「タスクを追加」をクリックしましょう！
下記画面の設定もデフォルトで設定済みです。
そのまま「次へ」ボタンを押しましょう。
タスク名は、下記画面の通り設定されています。
このように設定することで、Googleカレンダーに予定が登録されたら「予定のタイトル」を取得し、Asanaのタスク名に自動で反映することができます。
取得した値を使用することで値が固定化されず、毎回変動する値を反映できます。
設定はこのままにしましょう！
プロジェクトIDとセクションIDは、候補から任意で選択してください。
タスクの説明は、Googleカレンダーの説明が自動で反映されます。
用途に合わせて、使用したいアウトプットやメッセージの内容を変更して使用してみましょう！
開始日と期日（日付）もデフォルトで設定されています。
ここまで設定できたら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Asanaにテスト用のタスクが登録されるので確認しましょう。
問題無ければ「保存する」ボタンを押してください。
最後に「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Asanaでタスクを作成する」フローの完成です！
早速フローの動作確認をしてみましょう。
ここまではGoogleカレンダーからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にAsanaのタスク情報をGoogleカレンダーに反映させたいというニーズもあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaで管理しているタスクの期日を、普段使っているGoogleカレンダーでも確認したい場合、手動での二重登録は手間がかかります。
この連携を利用すれば、<span class="mark-yellow">Asanaで新しいタスクが作成・更新されたら、その期日情報を自動でGoogleカレンダーの予定として登録することが可能です。</span>
タスクの締め切りをGoogleカレンダー上で一元管理でき、対応漏れを防ぐことができます。
Asanaのタスクには詳細な説明が記載されていることが多いですが、それをそのままGoogleカレンダーの予定に登録すると長すぎて見づらくなってしまいます。
このテンプレートでは、<span class="mark-yellow">Asanaタスクの説明文をAIが自動で要約し、簡潔な内容にしてからGoogleカレンダーに予定として登録することが可能です。</span>
Googleカレンダーを一目見るだけでタスクの概要を素早く把握することができます。
Yoomでは、GoogleカレンダーとAsanaに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GoogleカレンダーとAsanaでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Googleカレンダーを中心に予定管理を効率化できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。情報転記の手間を省き、リアルタイムな情報共有、そしてタスクの抜け漏れを防ぎます。
Asanaを中心にタスク管理を効率化できる自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
情報転記の手間を省き、タスクの抜け漏れを防ぎ、そしてチーム内のスムーズな情報共有を実現します。
GoogleカレンダーとAsanaの連携により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたカレンダーの予定とタスク間の面倒なデータ転記作業を自動化できます。</span>
これにより、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
担当者は常に最新の同期された情報に基づいて業務を進められるため、スケジュール管理やタスク管理の二重管理から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もしGoogleカレンダーとAsanaの連携をはじめとした業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください！
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