Googleカレンダーで予定が作成されたら、Asanaにタスクを追加しSlackに通知する

■概要

Googleカレンダーで管理している予定を、別途Asanaでタスクとして登録する際に、手作業での転記に手間を感じていませんか。また、対応漏れなどのミスが発生することもあるかもしれません。
このワークフローは、calendarへの予定作成をきっかけに、AIが情報を整理し自動でAsanaへタスクを追加するため、こうした課題を解消し、タスク管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとAsanaを併用し、予定とタスクの二重入力に手間を感じている方
• calendarで決まった予定からAsanaへのタスク作成漏れを防ぎたいプロジェクト管理者の方
• チームのスケジュールとタスク管理を連携させ、業務の生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定が作成されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します
• 手作業によるタスクの作成漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、calendarとAsana間の情報を正確に連携させることができます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleカレンダー、Asana、SlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションでAI機能を設定し、カレンダーの予定情報からタスク作成に必要な情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャンネルにタスク作成完了を通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の設定では、Googleカレンダーの予定情報から、タスク名や担当者、期日など、どの情報を抽出するかを任意で設定できます
• Slackへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルを自由に指定できるほか、本文に固定のテキストや、前のステップで取得したタスク名やURLといった情報を組み込んで送信することが可能です

■注意事項

• Asana、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。