■概要

タスク管理ツールのAsanaで新しいタスクが追加された際、その期限を個人のカレンダーに手動で登録する作業は、手間がかかる上に登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、AsanaとOutlookのカレンダーを連携させることが可能であり、特定のプロジェクトにタスクが追加されると、自動でOutlookのカレンダーにタスクの期限が登録されるため、こうしたタスク管理に関する課題を解消し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとOutlookを併用しており、手作業での情報登録に手間を感じている方
• Asanaのタスクの予定をOutlookのカレンダーに自動で反映し、抜け漏れなく管理したい方
• チーム全体のタスク管理と個人のスケジュール管理をよりスムーズに連携させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクが追加されると自動でOutlookに予定が登録されるため、カレンダーへの転記作業にかかる時間を短縮できます
• 手作業によるカレンダーへの登録漏れや、日時・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの期限遵守をサポートします

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」アクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいプロジェクトを任意で選択できます
• Outlookのオペレーション設定では、カレンダーに登録するイベントのタイトルや日時、説明欄に、Asanaから取得したタスク名や期限などの情報を自由に組み込んで設定できます

■注意事項

• Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。