■概要
Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに、Smartsheetでプロジェクトシートを作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに時間を取られていませんか。こうした定型的な作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでSmartsheetのシート作成が自動化され、こうした課題を解消し、よりスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、手作業での情報連携に課題を感じる方
- プロジェクトやタスク管理のリスト作成から詳細管理への移行を効率化したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化することで、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにSmartsheetのシートが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「シートを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を基にシートを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理済みであることがわかるように元の行の情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、どのファイルのどのシートに行が追加された時にフローを起動させるか、対象のスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、どの行を更新するかを特定するための条件や、「処理済み」などのステータスといった更新内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SmartsheetとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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