■概要

Smartsheetで管理しているタスクやプロジェクトについて、新しい行が追加されるたびに手動でチームに共有するのは手間がかかる作業です。また、重要な更新の共有漏れは、プロジェクトの遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されると、自動でMicrosoft Teamsに必要な情報を通知できるため、手作業による連絡の手間や共有漏れのリスクを解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Smartsheetでプロジェクト管理を行い、更新内容を手動でMicrosoft Teamsに共有している方
• チーム内の情報共有の漏れや遅れを防ぎ、業務の迅速化を図りたいと考えているチームリーダーの方
• SmartsheetとMicrosoft Teams間の定型的な連絡作業を自動化し、本来の業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Smartsheetに行が追加されると自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、手動での確認や連絡作業にかけていた時間を短縮できます。
• 手作業による通知のし忘れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartsheetとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「新しい行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、通知したい内容を記述します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Smartsheetのトリガー設定では、行が追加されたことを検知したい対象のシートを任意で設定してください。
• Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送信するチャンネルやメッセージの本文などを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Smartsheet、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。