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「Asanaに新しいタスクを追加したら、Smartsheetの管理表にも手入力で反映させている…」
「プロジェクト管理でAsanaとSmartsheetを併用しているけど、二重入力が手間で、情報の更新漏れや入力ミスも気になる…」
このように、複数のツール間での手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Asanaにタスクを追加するだけで、その内容が自動的にSmartsheetに登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、入力ミスによる手戻りの心配もなくなり、本来集中すべきより重要な業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能です。ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AsanaとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AsanaとSmartsheetのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ入力を自動化できます。
これにより、タスク管理とプロジェクト管理の情報が常に同期され、業務の正確性とスピードが格段に向上します。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Asanaで新しいタスクを作成するたびに、そのタスク名や担当者、期日などの情報を手動でSmartsheetに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
このフローはAsanaにタスクが追加されると、その情報が<span class="mark-yellow">自動的にSmartsheetの指定したシートに行として追加されるため、転記作業の手間を減らし、素早い情報同期を実現</span>します。
「特定の担当者に割り当てられたタスクだけ」「優先度が『高』のタスクだけ」など、Asana上のすべてのタスクではなく、特定の条件に合うタスクのみをSmartsheetで管理したいケースもあるかと思います。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">設定した条件（担当者、タグ、期日など）に合致するタスクだけをSmartsheetに自動で連携できる</span>ため、必要な情報のみを効率的に集約し、管理表をすっきりと保つことが可能です。
それでは、実際にAsanaとSmartsheetを連携したフローを作成する手順をご紹介します。今回は、業務自動化ツールのYoomを使い、プログラミング不要で設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Smartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにAsanaと入力し、対象のアイコンをクリックします。
すると、サインイン画面が表示されるので、連携したいアカウントにサインインしましょう。
下記のような画面になったら、Yoomへの権限の付与を許可してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
アプリトリガーのAPI接続設定画面になるので、ここではAsanaのどのプロジェクトに新しいタスクを追加するか設定します。
この後のテスト操作で、新しいタスクの追加が必要なので、Asanaにタスクを追加しておきましょう。
追加するタスクの内容は、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
今回は、下記のようなプロジェクトに新しいタスクを準備しました。
Asanaの準備ができたらYoom画面に戻りましょう。下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると下記のようなアウトプットが表示されるので、Asanaで作成したタスクの情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
先ほど抽出したデータをSmartsheetに追加する設定をしましょう。まずは、下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルは前のステップと同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
下記のようなシートを作成したので、こちらにデータを反映させていきたいと思います!
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カムラIDと値を入力しましょう。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみてください。下記のように設定したデータが反映していればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はAsanaからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからAsanaへのデータ連携を自動化することも可能です。
もしこちらの連携に興味がある場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetでプロジェクト計画を立て、新しい行を追加した際に、その内容を元にAsanaに具体的なタスクを手動で作成している場合、この連携が有効です。
Smartsheetに行が追加されると、<span class="mark-yellow">その行の情報（項目名、担当者、期日など）を基にAsanaのタスクが自動で作成される</span>ため、計画から実行へのプロセスがスムーズになり、タスクの作成漏れを防ぎます。
Smartsheet上で管理している項目の中から、特定の条件を満たしたものだけをAsanaのタスクとして起票したい、というより高度なニーズにも対応できます。
例えば、「ステータス」列が「要対応」に変更された行や、特定の担当者が割り当てられた行のみをトリガーとして、<span class="mark-yellow">Asanaに必要なタスクを自動で作成することが可能</span>です。
これにより、アクションが必要なタイミングを逃さず、タスク管理の精度を高めることができます。
今回ご紹介した連携以外にも、AsanaとSmartsheetを活用することで、タスク管理や顧客対応、情報整理といった業務を効率化できます。
複数のツールを横断する業務において、自動化によって作業負担を軽減し、業務スピードを向上できるかもしれません。
ビジネスの様々なプロセスを自動化し、異なるプラットフォーム間の連携をシームレスにします。
手作業によるデータ転記や通知の手間を減らすことで、業務効率を向上させ、貴重な時間を創出するでしょう。
情報のサイロ化を防ぎ、タイムリーなデータ同期を実現することで、重要な情報が埋もれるリスクを最小限に抑え、迅速な意思決定を支援します。
異なるサービス間の連携を自動化し、業務効率を向上させます。
手動でのデータ入力や通知の手間をなくし、生産性をアップ。
情報の一元管理やタイムリーな連携が可能になり、重要な情報を見逃すリスクを軽減します。
作業時間を短縮し、より戦略的な業務に集中しましょう。
連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたAsanaとSmartsheet間のデータ転記作業から解放され、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを根本からなくすことができそうです。</span>
これにより、担当者は常に正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、日々の単純作業に費やしていた時間を、より創造的で付加価値の高いコア業務に充てることができるでしょう。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識が一切ない方でも、画面上のアイコンを繋ぎ合わせるような直感的な操作で簡単に構築できます。もし、日々の業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす新しい働き方を体験してみてください！
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