Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにユーザーを追加する

■概要

Google スプレッドシートで管理している情報を、Smartsheetへ手作業で転記していませんか？このような定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Smartsheetへのユーザー追加が自動で実行されるため、手作業による負担やミスを解消し、より効率的な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、手作業での情報入力に手間を感じている方
• プロジェクトメンバーの管理を効率化し、Smartsheetへのユーザー登録を自動化したい方
• SaaS間のデータ連携を自動化することで、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行が追加されるとSmartsheetへ自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「ユーザーを追加」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことを示すステータスなどを元のシートに書き込みます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意のものに設定してください。
• Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象の行を特定するための条件や、処理完了後に追記したい値を任意で設定してください。

■注意事項‍

• Google スプレッドシート、SmartsheetとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。