■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を、Smartsheetへ手作業で転記していませんか？このような定型的な作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Smartsheetへのユーザー追加が自動で実行されるため、手作業による負担やミスを解消し、より効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとSmartsheetを併用し、手作業での情報入力に手間を感じている方
- プロジェクトメンバーの管理を効率化し、Smartsheetへのユーザー登録を自動化したい方
- SaaS間のデータ連携を自動化することで、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されるとSmartsheetへ自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「ユーザーを追加」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことを示すステータスなどを元のシートに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意のものに設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象の行を特定するための条件や、処理完了後に追記したい値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SmartsheetとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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