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「Googleカレンダーに予定を登録して、参加者にGmailで招待メールを送る作業、毎回手動でやっていて面倒…」
「日程調整メールのやり取りが多くて、カレンダー登録や招待メールの送信漏れが心配…」
このように、Googleカレンダーへの予定登録やメールでの招待といった一連の作業に手間や不安を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">ZoomなどのWeb会議ツールでミーティングが作成された際、自動でGoogleカレンダーに予定が登録され、参加者にGmailで招待メールが送信される仕組み</span>があったらどうでしょう？
これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中する時間を生み出すことができますね！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleカレンダーへの予定登録とGmailでの招待メール送信を自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、Googleカレンダーへの予定登録とGmailでの招待メール送信を自動化する方法を具体的なテンプレートで紹介します。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Zoomなどのミーティングツールでミーティングが作成された際、Googleカレンダーへの予定登録とGmailでの招待メール送信を自動化する</span>フローです。
日程調整後に発生する面倒な事務作業をなくし、抜け漏れなどのミスを防ぐのに役立ちます。
それではここから代表的な例として、Zoomでミーティングが作成されたら、Googleカレンダーに予定を追加し、参加者に招待メールをGmailで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からZoomを検索してください。
「Zoom(OAuth)のマイアプリ登録方法」を参考にClient ID・Client secret・(任意で)Secret Tokenを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogleカレンダーを検索しましょう。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックしてください。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
全てのチェックボックスにチェックを入れ「続行」をクリックすると、Googleカレンダーのマイアプリ連携が完了します。
最後にGmailを検索しましょう。Googleカレンダーと同じ手順で連携できます。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「ミーティングが作成されたら（Webhook）」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「ミーティングが作成されたら（Webhook）」のまま「次へ」をクリックします。
まずこちらを参考に、Zoomの設定画面でWebhookイベント受信設定を行いましょう。
続けて、テスト用のミーティングを作成してください。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしましょう。
特定のユーザーをホストに設定することで、フローボットの起動条件を絞ることもできます。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
先ほど作成したZoomミーティングをGoogleカレンダーに登録するため、ミーティングの終了時間を取得する設定をします。
「テキストを生成する」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。
料金プランについて
プロンプトは予め設定されている通りで大丈夫です。
※以下のようにZoomから取得したアウトプットを設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
今回は数字(ミーティングの終了時間)を取得するため、言語の設定も不要です。そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。AIがZoomミーティングの終了時間を判断して、日時を生成してくれました！
ステップ3・4で取得した情報をもとに、GoogleカレンダーにZoomミーティングの予定を登録します。
「予定を作成」をクリックしてください。
ステップ3・4と同様、アクションは「予定を作成」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずカレンダーIDを候補から選択しましょう。
予定のタイトル・予定の開始日時にはステップ3で取得したアウトプットが、予定の終了日時にはステップ4で取得したアウトプットがそれぞれ予め設定されています。
予定の説明を加えることも可能です。
参加者にはZoomの「招待者メールアドレスのリスト」のアウトプットが設定されています。
主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか・タイムゾーンを任意で設定してください。
続いて、場所・公開するか否か・デフォルトリマインダー設定をするか否かをそれぞれ任意で設定しましょう。
今回はオンラインミーティングなので、場所の欄には「参加URL」のアウトプットを選択しました。
更に、デフォルトリマインダー設定を適用しない場合はカスタムリマインダーの設定も可能です。
※デフォルトリマインダー設定を適用する場合はカスタムリマインダーは設定できません。両方設定するとエラーとなってしまうのでご注意ください。
設定が全て完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
Zoomミーティングの予定がGoogleカレンダーに登録されました！
あとひと息です！Zoomミーティングの情報をGmailで送信します。
「メールを送る」でできることもご参照ください。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toに任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
固定の文章や、Zoomから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
エラー通知が出た場合か以下を参考に確認してください。
エラー：送信先メールアドレスの形式が不正です。の原因・対応方法 | Yoomヘルプセンター
連携したGmailアドレスから、Zoomミーティングの情報が送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Zoomでミーティングが作成されたら、Googleカレンダーに予定を追加し、参加者に招待メールをGmailで送信する方法でした！
Yoomでは、Gmailを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Gmailに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
GoogleカレンダーとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた日程調整後のカレンダー登録や招待メールの送信といった一連の作業をなくすことができますね。時間のかかる定型業務を削減し、送信漏れなどのヒューマンエラーを防ぐのにも役立ちます。</span>
これにより、空いた時間を本来注力すべきコア業務に充てることができ、組織全体の業務効率が向上するでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Zoom以外のWeb会議ツールでも連携できますか？
A：可能です。Zoomのトリガー設定を削除し、代わりにGoogle MeetやMicrosoft Teamsなどお使いのツールを追加して設定してください。
また、Yoomではさまざまなテンプレートを用意しています。ぜひこちらもご活用ください。
Q：毎週の定例など、繰り返し予定も自動化できますか？
A：可能です。Zoomのトリガー設定を削除してフローの最初にスケジュールトリガーを設定し、その下にZoomの「ミーティングを作成」アクションを追加して設定してください。
Q：メール本文の日時情報から予定登録もできますか？
A：可能です。お使いのメールツールでトリガー設定をし、メール本文から予定のタイトル・開始日時・終了日時等を抽出するよう設定をすることで、メールのやり取りからGoogleカレンダーに予定登録することもできます。
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