Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Gmailで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを開き、内容を確認しながらGoogle スプレッドシートへ手入力する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信すると、添付されたファイルをAIがOCRで自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに追記します。面倒な転記作業を自動化し、入力ミスを防ぎながら業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く請求書や注文書の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• 添付ファイルのデータ入力作業における、確認の手間や入力ミスをなくしたいと考えている方
• OCR機能を活用して、紙やPDFベースの書類管理業務のDXを推進したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からデータ転記までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた入力業務の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 人の手による転記作業をなくすことで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、添付ファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能（OCR）の設定では、読み取りたい項目（例えば、請求金額、会社名、日付など）を任意で指定することが可能です。
• Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、AI機能で読み取ったどの情報をスプレッドシートのどの列に追加するかを自由に設定できます。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。