■概要
Zoomでミーティングを設定するたびに、Googleカレンダーへ手動で予定を登録し、さらにGmailで参加者に招待メールを送るのは手間ではありませんか？こうした一連の作業は、入力ミスや送信漏れのリスクも伴いがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoomでのミーティング作成をきっかけに、Googleカレンダーへの予定登録からGmailでの招待メール送信までを自動で完結させることができ、GoogleカレンダーとGmailに関連する煩雑な業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのミーティング設定後、GoogleカレンダーやGmailへの手動登録に手間を感じている方
- GoogleカレンダーとGmailを連携させ、招待メールの送信漏れや日程の登録ミスを防止したい方
- ミーティング調整に関する一連の定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのミーティング作成からGoogleカレンダーへの登録、Gmailでの招待メール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- Googleカレンダーへの登録ミスやGmailでの招待メール送信漏れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」アクションを設定して、ミーティング情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで招待メールの本文を作成します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Zoomから取得した情報をもとに予定を登録します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した本文と予定情報をもとに招待メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト生成では、プロンプトを自由に編集できます。定型文に加え、Zoomから取得したミーティング名などを変数として組み込み、独自の招待メール本文を作成可能です。
- Googleカレンダーの予定作成では、タイトルや説明欄にZoomのミーティング情報（変数）を設定したり、通知時間などの項目に固定値を設定したりと、柔軟なカスタマイズができます。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、メッセージ内容を任意に設定できます。前段で取得したミーティング情報やAIが生成したテキストを変数として利用することが可能です。
■注意事項
- Zoom、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
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