「Googleカレンダーに新しい予定が登録されたら、関係者にSendGridで通知したい！」
「毎回カレンダーの情報を手作業でコピーしてメールを作成しているため、手間がかかる上にミスも起こりがち…」
このように、GoogleカレンダーとSendGridを連携させる際の通知業務に、非効率さや課題を感じていませんか？
イベントの招待やリマインドなど、日々の重要なコミュニケーションを担うこれらの作業は、手動で行うと時間がかかるだけでなく、宛先間違いや情報の転記ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
もし、Googleカレンダーに予定が追加されるだけで、SendGridから関連する内容のメールが自動で送信される仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されますよね。
そして、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleカレンダーとSendGridを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Googleカレンダーで予定が作成されたらSendGridで通知する
試してみる
GoogleカレンダーとSendGridの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーとSendGridを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleカレンダーとSendGridの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー／SendGrid
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Googleカレンダーで予定が作成されたらSendGridで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GoogleカレンダーとSendGridをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Googleカレンダーのトリガー設定およびSendGridのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleカレンダーで予定が作成されたらSendGridで通知する
試してみる
ステップ1：GoogleカレンダーとSendGridをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleカレンダーのマイアプリ連携
検索窓にGoogleカレンダーと入力し、表示された候補から「Googleカレンダー」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に連携するアカウントを選択しましょう。
表示内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
連携アカウントと内容を確認したら、「続行」をクリックし、完了です。
SendGridのマイアプリ連携
設定画面の注釈通り、画面アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
上記を行うと、今回使うアプリの「マイアプリ連携」が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Googleカレンダーで予定が作成されたらSendGridで通知する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Googleカレンダーのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「予定が作成されたら」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
前ページで設定を確認した、連携アカウントのカレンダーIDが「候補」に表示されますので、そちらからカレンダーIDを選択します。
「種別」はフローに検知させたい予定に当てはまるものを選んでください。
今回は「通常の予定」にしました。
「検索キーワード」も必要に応じて入力しましょう。
今回は空欄にしています。
ここまで入力し終わったら、Googleカレンダーに以下のような予定を作成します。
予定を作成し終わったらYoom設定画面に戻り、 テストボタンをクリックします。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：SendGridでメール送信を行う
次にSendGridでメール送信設定を行います。
「メールを送信する」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
「to（宛先）」は送信先のメールアドレスと宛先名を入力します。
複数の宛先に送りたい場合は、「＋toを追加」をクリックしてください。「cc」「bcc」も同様に必要に応じて入力を行えます。
送信元（From）のメールアドレスには、送信元として使用したいメールアドレスを入力してください。
ここで指定したメールアドレスが、送信されるメールのFromとして表示されます。
今回は件名を「新しい予定の通知」としました。
本文のMIMEタイプは、今回は装飾のないプレーンなテキストメールなので「text/plain」としています。
本文は取得した値を使用して、以下のように設定しました。
- 新しい予定が作成されました。
- タイトル：取得した値より予定のタイトル
- URL：取得した値より予定のURL
ここまで入力し終わったらテストボタンをクリックします。
※クリックすると実際にメールが送信されますので、宛先にはテストしても問題ないメールアドレスを入れておいてください。
テストが成功すればOKです。
to（宛先）に指定したメールアドレスも確認しましょう。メールが送信されていればフローの完成です。
「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
GoogleカレンダーやSendGridを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleカレンダーやDropboxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Googleカレンダーを使った自動化例
カレンダーの予定を毎朝通知したり、予定が作成されたらデータベースや顧客管理システムへ自動登録します。
逆に、様々なツールの情報をトリガーにカレンダーへ予定を自動作成します。
手動での予定調整や情報転記が楽になり、業務のスピードと正確性が向上します。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、予定管理を効率化します。
Googleカレンダーの情報をデータとして管理できるので過去の履歴を検索しやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理をしている方
・日々の予定を把握し、スプレッドシートで管理したい方
・チームでスケジュールを共有し、スピーディに対応したいと考えている方
・定期的にGoogleカレンダーの情報をスプレッドシートに反映させたい方
・手動でのデータ転記に手間を感じている方
・予定の見逃しや入力ミスを防ぎ、効率的にスケジュールを管理したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が削除されたらChatworkに通知する
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■概要
「Googleカレンダーで予定が削除されたらChatworkに通知する」ワークフローは、予定変更の情報を即座にチームに共有する業務ワークフローです。
Googleカレンダーで予定が削除された際に自動的にChatworkへ通知が送られるため、メンバー間の情報共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとChatworkを日常的に利用しているチームリーダーの方
・予定変更時の情報共有に時間がかかっている事務担当者の方
・チーム内でのコミュニケーションを効率化したいと考えている経営者の方
・業務ワークフローの自動化に興味があるIT担当者の方
■注意事項
・Googleカレンダー、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleカレンダーで予定が更新されたら、BubbleのThingを更新する
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■概要
「Googleカレンダーで予定が更新されたら、BubbleのThingを更新する」フローは、スケジュール管理とデータ管理を連携させる業務ワークフローです。
Googleカレンダーで予定が変更された際に、その情報を自動的にBubbleのThingに反映させることで、手動でのデータ入力や更新作業を省略できます。
スケジュールとデータの一貫性を保ちながら、効率的な業務運営が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとBubbleを併用しており、データの手動更新に煩わしさを感じている方
・スケジュール変更時に自動でデータベースを更新したい開発者やプロジェクトマネージャー
・業務ワークフローの効率化を図り、手作業によるミスを減らしたいチームリーダー
・Yoomを活用して複数のアプリを連携させ、業務自動化を推進したい経営者
■注意事項
・Googleカレンダー、BubbleのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに商談が登録されたらGoogleカレンダーに予定を登録
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■概要
Salesforceに新しい商談が登録されるたびに、手動でGoogleカレンダーに予定を登録する作業は、手間がかかるだけでなく、入力漏れや二重登録の原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの商談登録をきっかけに、Googleカレンダーへ関連する予定を自動で作成できるため、面倒な手作業から解放され、重要な商談機会を逃すリスクを低減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとGoogleカレンダー間の情報転記に手間を感じている営業担当者の方
・営業チームのスケジュール管理を効率化し、商談の機会損失を防ぎたいマネージャーの方
・SaaS間の連携を自動化することで、営業活動の生産性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Salesforce、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Telegramで特定条件に合う投稿があったら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Telegramで受け取った重要な通知を手動でGoogleカレンダーに登録する作業に、手間や時間を取られていませんか。また、手作業による転記ミスや、重要な連絡の見逃しによって、ビジネスチャンスを逃してしまうケースも少なくありません。このワークフローは、TelegramとGoogle Calendarを連携し、特定の条件に合う投稿があった際に自動で予定を作成します。これにより、スケジュール管理の正確性と迅速性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Telegramからの通知を基に、Google Calendarへ手動で予定を登録している方
・重要なメッセージの見逃しを防ぎ、チームのスケジュール管理を効率化したいと考えている方
・TelegramとGoogle Calendarを連携させ、情報共有の自動化を実現したい方
■注意事項
・TelegramとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
TimeRexで予定がキャンセルされたら、Googleカレンダーの予定を削除する
試してみる
■概要
「TimeRexで予定がキャンセルされたら、Googleカレンダーの予定を削除する」業務ワークフローは、予約の取消に応じて手作業なくGoogleカレンダー上の不要な予定を自動的に削除する仕組み。
カレンダーの空き情報を常に最新化して、見落としや削除忘れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・TimeRexで予約管理しているが、キャンセル後のGoogleカレンダー予定を手動で削除していて手間を感じている方
・TimeRexとGoogleカレンダーを連携中だが、削除漏れによる二重予約やスケジュール混乱が不安な方
・営業やカスタマーサポートなど、常に最新の予定を正確に把握したい現場担当者
・空き時間の見落としを減らし、次のアポ設定をスムーズに行いたいビジネスオーナー
■注意事項
・TimeRex、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
毎朝Googleカレンダーの予定をLINE WORKSに通知する
試してみる
毎朝、指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、LINE WORKSに通知するフローボットです。
毎朝Googleカレンダーの予定をSlackに通知する
試してみる
毎朝、指定の時間にGoogleカレンダーで登録されている本日の予定を取得し、Slackに通知するフローボットです。
Notionに登録されたタスクをGoogleカレンダーに登録
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Googleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加する」ワークフローは、顧客の活動履歴を効率的に管理できます。
予定の作成と同時にメモを自動で追加できるので、手作業の手間が軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理を行っている方
・Googleカレンダーで予定を確認して、迅速に対応したいと考えている方
・HubSpotを利用して顧客管理や営業活動を行っている方
・スケジュールと顧客管理を連携させて業務効率を向上させたい方
・メモの入力や情報共有をスピーディに行う必要がある方
・GoogleカレンダーとHubSpotの連携により、手間を省いて情報を一元管理したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SendGridを使った自動化例
外部システムでのイベント発生や、受信したメールをトリガーに、メール配信サービスのコンタクトリストへ情報を自動登録します。
また、業務DBのステータス更新やExcelデータを基に、メールを自動送信したり、バウンスリストをデータベースに定期的に同期します。
メールマーケティングの基盤となるコンタクトリストの精度と鮮度を保ち、手動でのデータ転記作業を解消します。
指定日時にSendGridのバウンスリストを取得し、Google スプレッドシートに一括同期する
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Zoho Formsで送信されたユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加する
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■概要
「Zoho Formsで送信されたユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加する」ワークフローは、フォームから収集したデータをメールマーケティングに活用する際の手間を省く業務ワークフローです。
データの二重入力を防ぎ、マーケティング活動をスムーズに進められます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを利用して顧客情報を収集しているマーケティング担当者の方
・SendGridで効率的にメールキャンペーンを実施したいと考えているチームリーダーの方
・手動でのデータ移行に手間を感じている中小企業の経営者の方
・データ管理を自動化して業務効率を向上させたい方
・SendGridとZoho Formsの連携を簡単に実現したいIT担当者の方
■注意事項
・Zoho Forms、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
Twilioで特定のSMSを受信したら、SendGridに自動送信する
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■概要
Twilioで受信したSMSの内容を確認し、都度メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、送信ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Twilioで特定のSMSを受信した際に、SendGridから自動でメールを送信する一連の流れを構築できます。
TwilioとSendGridを連携させることで、定型的な通知業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Twilioで受信したSMSの内容をもとに、手動でメール通知を行っている方
・TwilioとSendGridを連携させ、SMS受信後の対応を自動化したいと考えている方
・SMSをトリガーとした定型業務を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方
■注意事項
・Twilio、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Wixでフォームが送信されたらSendGridにコンタクトを登録する
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Wixでフォームが送信されたらSendGridにコンタクトを登録するフローです。
ecforceで受注情報が登録されたらSendGridのコンタクトリスト新規コンタクトを追加する
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ecforceで受注情報が登録されたらSendGridのコンタクトリスト新規コンタクトを追加するフローです。
Zendeskでチケットが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加する
試してみる
Zendeskでチケットが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加するフローです。
kintoneのレコードが指定のステータスに更新されたら、SendGridでメールを送信する
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■概要
「kintoneのレコードが指定のステータスに更新されたら、SendGridでメールを送信する」業務ワークフローは、kintone上のステータス変更をトリガーにSendGridを連携し、自動でメール配信を実現します。
担当者の手間を省き、問い合わせや進捗連絡を迅速化。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneでステータス管理をしているが、更新ごとに手動でメール送信するのが面倒な方
・進捗連絡を迅速化したい営業やサポート担当者の方
・メール配信のタイミングを自動化して、抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
・Yoomでkintone sendgrid連携を手軽に始めたいシステム管理者の方
■注意事項
・kintone、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
スマレジで会員が登録されたら会員情報をSendGridに登録する
試してみる
スマレジで会員が登録されたら会員情報をSendGridに登録するフローです
受信したメールの差出人をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付する
試してみる
受信したメールの宛先をSendGridのコンタクトリストに追加し、Gmailを送付するフローです。
まとめ
GoogleカレンダーとSendGridの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた予定作成後のメール通知業務の手間を削減し、送信漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、関係者への情報共有が円滑に行われ、イベントのリマインドや日程調整などがスムーズに進むため、担当者は本来注力すべきコア業務により多くの時間を割けるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の通知業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定のキーワードを含む予定のみ通知できますか？
A：
はい、可能です。
トリガー設定の際に「検索キーワード」を入力してテストを行ってみてください。
Q：予定の「更新」や「削除」も通知のきっかけにできますか？
A：
はい、可能です。
予定の「更新」と「削除」もトリガーに設定できますので、選択してお試しください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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