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「会議が終わるたびに、録音を聞き返して文字起こしするのが大変…」
「文字起こしした内容を、手作業でJootoのタスクに転記していて時間がかかるし、抜け漏れが心配…」
このように、会議後の議事録作成やタスク管理のプロセスに、多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、Web会議が終了したら、その録画データから音声を自動で文字起こしし、内容をJootoのタスクとして自動で追加してくれる仕組みがあれば、こうした面倒な作業から解放されます。
さらに、会議後のフォローアップを迅速かつ正確に進め、より本質的な業務に集中する貴重な時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには会議の音声を文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google Meetでの会議が終了したら、録画データから音声を自動で文字起こしし、その内容をJootoにタスクとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jooto
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
JootoのYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでJootoと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「Web会議トリガー」をクリックします。
Web会議トリガーでは、Google MeetやZoomの会議URLにYoomボットが自動で参加し、ミーティング音声を文字起こしします。（今回はGoogle Meetを利用しています）
ミーティング終了後には、文字起こし結果と音声ファイルが取得され、トリガー後の処理が自動で実行されます。
Web会議の招待URL（テスト用）
Google Meetの会議URLを貼り付け、「文字起こしのテストを開始」をクリックしましょう。
Web会議トリガーの設定方法は、以下のヘルプページをご確認ください。
テストに成功すると、Web会議で文字起こしされた情報が表示されます。
以下の画像の取得した値（会議内容の文字起こし）は、この後の要約ステップで活用することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、Web会議トリガーで取得した値をもとに、AI機能で要約する設定を行いましょう。
「要約」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、内容を確認しましょう。
※アクションごとにそれぞれ消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
要約の設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
要約対象のテキスト
要約するテキストを設定しましょう。
入力欄をクリックすると、Web会議トリガーで取得した値が表示されるので、そこから「会議内容の文字起こし」を選択してください。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じテキストが要約されてしまうので注意が必要です。
文字数
注釈に沿って設定しましょう。
要約の条件
任意で設定しましょう。
「より簡潔に」「重要な情報を残す」など入力することで、AIに要約の仕方を指示できます。
言語
必要に応じて出力したい言語を入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でテキストが正しく要約されるか確認してください。
テストが成功すると、要約されたテキストが表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、Jootoでタスクを追加する設定を行いましょう。
「タスクを追加」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Jootoと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
プロジェクトID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
タスク名
任意の内容で設定します。
入力欄をクリックすると、日付タブなどが表示されるので、選択して入力することも可能です。（テキスト部分は固定値となります）
追加するリストID
こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
テストが成功したらJootoの画面を開き、設定した内容でタスクが追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり追加されていました！
Yoomの操作画面に戻ります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後の設定です！
前のステップで取得した値を利用して、Jootoのタスクにコメントを追加しましょう。
「タスクにコメントを追加」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Jootoと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
タスクID
入力欄をクリックすると、前のステップでJootoから取得した値が表示されるので選択しましょう。
ここで指定したタスクIDによって、前のステップで追加したタスクと紐づけることができます。
コメント
こちらも同様に、入力欄をクリックすると要約ステップで取得した値が表示されるので、選択して入力が可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でJootoのタスクにコメントが追加されるか確認しましょう。
テストが成功したらJootoの画面を開き、実際にタスクにコメントが追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Web会議が終了したタイミングで録画データの音声が自動で文字起こしされ、その要約結果をもとにJootoへタスクとコメントが自動で追加されるようになります。
実際にWeb会議を行い、Jootoにタスクやコメントが正しく追加されているかを確認してみましょう。
■概要
手書きのメモや書類の内容を、都度PCに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにアップロードされた手書きの画像ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をもとにJootoへタスクを追加する一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業をなくし、情報の共有とタスク管理をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jootoで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理でJootoを活用している方
・営業活動のタスクをJootoで管理している方
・プロジェクト管理を行うマネージャー層の方
2. Googleカレンダーでスケジュール管理を行っている方
・チーム間のタスク共有でGoogleカレンダーを利用しているメンバー
・Jootoのタスクを手動でGoogleカレンダーに連携している方
■このテンプレートを使うメリット
JootoのタスクをGoogleカレンダーでも管理している場合、チーム間での共有がスムーズとなり、スケジュール調整が容易になります。
しかし、手動でGoogleカレンダーにJootoのタスクを追加している場合、スケジュール管理が複雑化してしまい、管理工数が増大する可能性があります。
このフローでは、Jootoでタスクが登録されるとタスクの期日をGoogleカレンダーに自動で追加できるため、手動によるGoogleカレンダーへの操作が不要になります。
Jootoの情報をGoogleカレンダーへ正確に反映できるため、手動による入力ミスや登録漏れを防止することが可能です。
また、スケジュール管理における管理工数も削減できるため、プロジェクトの進行が円滑になります。
■注意事項
・Jooto、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Teamsを活用している企業やチーム
・Microsoft Teamsを導入している企業
・日常的にMicrosoft Teamsを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
2.Jooto利用チームのメンバー
・Jootoへのタスク追加をリアルタイムで把握したい方
・Jootoの更新情報をチームメンバー全員に対して迅速に共有したい方
・Jootoの特定のプロジェクトやセクションへのタスク追加をトリガーにしてMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Jootoはタスク管理に便利なツールですが、チームメンバー全員が常にJootoのボードをチェックしているとは限りません。特に新しいタスクが作成されたことに気づかないと対応の遅れや情報共有の不足につながる可能性があります。
このフローにより、新しいタスクが作成された瞬間にチームメンバー全員がMicrosoft Teamsのチャネルで通知を受け取ることができます。これにより、タスクの進捗状況をリアルタイムで共有して迅速な対応を促すことができます。
またMicrosoft Teamsのチャネルは、チームメンバー間のコミュニケーションを促進する場としても活用できるため、タスクに関するディスカッションや質問をスムーズに行うこともできます。
■注意事項
・Jooto、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Jootoでタスクが登録されたらGitHubに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Jootoでプロジェクトの進捗を管理している方
・進捗の一元管理をしているプロジェクトマネージャー
・手動によるタスク追加の作業を効率化したい方
2. ソフトウェア開発でGithubを利用している方
・リモートでの開発業務を行うチームメンバー
・タスクの進行状況をGithubで管理している方
■このテンプレートを使うメリット
Jootoでタスクを一元管理し、ソフトウェア開発におけるタスクをGithubに連携することで、用途に合わせたツールの使い分けができます。
しかし、同じ内容をJootoとGithubに入力する必要があり、情報の重複や作業工数の増大といった懸念があります。
このフローでは、Jootoでタスクが登録されたらGithubに自動で追加できるため、管理業務の効率を向上させることができます。
JootoとGithubで同じ情報を一貫して管理できるため、タスクの登録漏れを防止し、進捗の確認をスムーズにすることが可能です。
また、Jootoからのタスクの連携はタイムリーに行われるため、常に最新の情報をGithubから確認できるようになります。
■注意事項
・Jooto、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Jootoでタスクが登録されたらNotionに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Jootoでタスク管理を行っている方
・プロジェクトのタスクを一元管理している方
・Jootoに登録されたタスクを他のツールにも連携している方
2. Notionのデータベース機能を利用している方
・各タスクへの優先度を設定して業務を進めている方
・Jootoのタスク情報をNotionに自動で連携したい方
■このテンプレートを使うメリット
JootoのタスクをNotionに連携することで、チームメンバーへの情報共有をスピーディーにすることができます。
しかし、Notionへの連携は手動で行う必要があり、登録するタスク数が多いとその分時間がかかるため、手間だと感じているかもしれません。
このフローでは、Jootoでタスクが登録されると自動でNotionに追加できるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
Notionにおける手動入力の作業が不要となるため、タスクの追加漏れを防ぎ、タスクへの対応もスムーズにすることが可能です。
また、チャットツールと連携することでNotionに追加されたタスクを任意のメンバーに通知することもできます。
■注意事項
・Jooto、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Jootoで新しいプロジェクトが立ち上がるたびに、Trelloへ手動でカードを作成する作業に時間を取られていませんか？
複数のツール間での情報入力は手間がかかり、時には入力漏れやミスにも繋がります。
このワークフローを活用すれば、Jootoでのプロジェクト作成をトリガーに、Trelloへ自動でカードが作成されるため、こうした課題を解消し、プロジェクト管理の連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Jootoにタスクを追加するフローです。
SalesforceとJootoを連携すると登録された商談情報をJootoに自動的に通知することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができ業務効率が向上します。
■注意事項
・Salesforce、JootoそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されるたびに、手動でJootoにタスクを作成する作業は、手間がかかり入力漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。特に多くの予定を管理している場合、これらの作業は日々の業務を圧迫する要因となり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーへのイベント登録をトリガーとして、Jootoにタスクを自動で作成し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに新しいファイルが投稿されるたびに、手作業でJootoのコメントにファイルを添付するのは手間がかかり、時には情報の共有漏れや遅延に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、Jootoの指定タスクのコメントへ自動でファイルが添付されるため、こうした課題をスムーズに解消し、チーム内の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約を行い、文字起こしの結果をJootoにタスクを追加するフローです。
AIによる要約を用いることで、わざわざ文章を手動で要約する必要がなくなります。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
■注意事項
・Zoom、JootoそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
会議の文字起こしとJootoへのタスク連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録の作成やタスクの転記作業にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーによる抜け漏れを防ぐことができます。
これにより、会議後の情報共有が迅速かつ正確になり、チーム全体の生産性向上に繋がり、担当者はフォローアップ業務から解放され、より戦略的なコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google Meet以外のWeb会議ツール（Zoomなど）でも連携できますか？
A：
YoomのWeb会議トリガーは、Google MeetおよびZoomに対応しています。
設定したGoogle MeetまたはZoomのミーティングURLに、Yoomのボットが自動で参加し、会議音声を文字起こしします。
なお、Microsoft Teamsを含むその他のWeb会議ツールには、現時点では対応していません。
Q：文字起こしの精度はどのくらいですか？
A：
文字起こしの精度は、音声環境や話し方に左右されますが、一般的な会議内容を把握する用途であれば、実用上問題なく利用できます。
ただし、専門用語が多い場合や複数人が同時に発話する場面では、一部内容の確認や修正が必要になることがあります。
Q：連携が失敗した場合、通知を受け取ったり再実行したりできますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
