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「会議が終わるたびに、録音を聞き返して文字起こしするのが大変…」
「文字起こしした内容を、手作業でJootoのタスクに転記していて時間がかかるし、抜け漏れが心配…」
このように、会議後の議事録作成やタスク管理のプロセスに、多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、Web会議が終了したら、その録画データから音声を自動で文字起こしし、内容をJootoのタスクとして自動で追加してくれる仕組みがあれば、こうした面倒な作業から解放されます。
さらに、会議後のフォローアップを迅速かつ正確に進め、より本質的な業務に集中する貴重な時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには会議の音声を文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google Meetでの会議が終了したら、録画データから音声を自動で文字起こしし、その内容をJootoにタスクとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jooto
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
JootoのYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでJootoと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「Web会議トリガー」をクリックします。
Web会議トリガーでは、Google MeetやZoomの会議URLにYoomボットが自動で参加し、ミーティング音声を文字起こしします。（今回はGoogle Meetを利用しています）
ミーティング終了後には、文字起こし結果と音声ファイルが取得され、トリガー後の処理が自動で実行されます。
Web会議の招待URL（テスト用）
Google Meetの会議URLを貼り付け、「文字起こしのテストを開始」をクリックしましょう。
Web会議トリガーの設定方法は、以下のヘルプページをご確認ください。
テストに成功すると、Web会議で文字起こしされた情報が表示されます。
以下の画像の取得した値（会議内容の文字起こし）は、この後の要約ステップで活用することが可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、Web会議トリガーで取得した値をもとに、AI機能で要約する設定を行いましょう。
「要約」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、内容を確認しましょう。
※アクションごとにそれぞれ消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
要約の設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
要約対象のテキスト
要約するテキストを設定しましょう。
入力欄をクリックすると、Web会議トリガーで取得した値が表示されるので、そこから「会議内容の文字起こし」を選択してください。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じテキストが要約されてしまうので注意が必要です。
文字数
注釈に沿って設定しましょう。
要約の条件
任意で設定しましょう。
「より簡潔に」「重要な情報を残す」など入力することで、AIに要約の仕方を指示できます。
言語
必要に応じて出力したい言語を入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でテキストが正しく要約されるか確認してください。
テストが成功すると、要約されたテキストが表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、Jootoでタスクを追加する設定を行いましょう。
「タスクを追加」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Jootoと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
プロジェクトID
入力欄をクリックするとマイアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
タスク名
任意の内容で設定します。
入力欄をクリックすると、日付タブなどが表示されるので、選択して入力することも可能です。（テキスト部分は固定値となります）
追加するリストID
こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
テストが成功したらJootoの画面を開き、設定した内容でタスクが追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり追加されていました！
Yoomの操作画面に戻ります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後の設定です！
前のステップで取得した値を利用して、Jootoのタスクにコメントを追加しましょう。
「タスクにコメントを追加」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Jootoと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
タスクID
入力欄をクリックすると、前のステップでJootoから取得した値が表示されるので選択しましょう。
ここで指定したタスクIDによって、前のステップで追加したタスクと紐づけることができます。
コメント
こちらも同様に、入力欄をクリックすると要約ステップで取得した値が表示されるので、選択して入力が可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でJootoのタスクにコメントが追加されるか確認しましょう。
テストが成功したらJootoの画面を開き、実際にタスクにコメントが追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Web会議が終了したタイミングで録画データの音声が自動で文字起こしされ、その要約結果をもとにJootoへタスクとコメントが自動で追加されるようになります。
実際にWeb会議を行い、Jootoにタスクやコメントが正しく追加されているかを確認してみましょう。
会議の文字起こしとJootoへのタスク連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録の作成やタスクの転記作業にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーによる抜け漏れを防ぐことができます。
これにより、会議後の情報共有が迅速かつ正確になり、チーム全体の生産性向上に繋がり、担当者はフォローアップ業務から解放され、より戦略的なコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google Meet以外のWeb会議ツール（Zoomなど）でも連携できますか？
A：
YoomのWeb会議トリガーは、Google MeetおよびZoomに対応しています。
設定したGoogle MeetまたはZoomのミーティングURLに、Yoomのボットが自動で参加し、会議音声を文字起こしします。
なお、Microsoft Teamsを含むその他のWeb会議ツールには、現時点では対応していません。
Q：文字起こしの精度はどのくらいですか？
A：
文字起こしの精度は、音声環境や話し方に左右されますが、一般的な会議内容を把握する用途であれば、実用上問題なく利用できます。
ただし、専門用語が多い場合や複数人が同時に発話する場面では、一部内容の確認や修正が必要になることがあります。
Q：連携が失敗した場合、通知を受け取ったり再実行したりできますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
