Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、Jootoにタスクを作成する

■概要

Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されるたびに、手動でJootoにタスクを作成する作業は、手間がかかり入力漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。特に多くの予定を管理している場合、これらの作業は日々の業務を圧迫する要因となり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーへのイベント登録をトリガーとして、Jootoにタスクを自動で作成し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとJootoを連携させ、予定とタスク管理を一元化したい方
• カレンダーの予定を基にしたタスク作成の漏れや遅延を防ぎたいチームリーダー
• 手作業による情報入力の手間を削減し、業務効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でJootoにタスクが作成されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
• 手動でのタスク作成時に発生しがちな、入力ミスやタスク作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとJootoをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、Outlookカレンダーのイベント情報を基にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jootoのタスク作成オペレーションでは、タスク名や詳細、期限などにOutlookカレンダーから取得した情報を動的に設定したり、固定のテキスト情報を入力したりといったカスタマイズが可能です。例えば、イベントの件名をタスク名に、イベントの内容をタスク詳細に自動で反映させることができます。

■注意事項

• Jooto、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。