■概要
Gmailに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でGoogle Driveに保存し、関係者に連絡する作業は手間がかかる上に見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルのGoogle DriveへのアップロードとTelegramへの通知までを自動で完結させることができるため、こうした定型業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く重要な添付ファイルを手作業でGoogle Driveに保存している方
- ファイルの保存後にTelegramを利用してチームに共有連絡を行っている方
- 定型的なファイル管理と通知業務の漏れをなくし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードするため、これまで手作業で行っていたファイル保存や共有連絡の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れやアップロード先の間違い、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、TelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、指定したラベルのメールがトリガーとなります。
- 続いて、オペレーションの分岐機能で添付ファイルの有無など、後続の処理に進むための条件を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Gmailから取得した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」を設定し、ファイルがアップロードされた旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、添付ファイルの有無だけでなく、メールの件名や本文に特定のキーワードが含まれる場合など、実行条件を任意で設定することが可能です。
- Telegramへの通知メッセージは、通知先を自由に設定できるだけでなく、本文に固定のテキストを入力したり、前のステップで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。
■注意事項
- GmailとGoogle Drive、TelegramのそれぞれをYoomと連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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