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「Smartsheetで管理しているタスクの進捗を、Trelloのボードにもすぐに反映させたい!」
「Smartsheetに新しい行が追加されるたびに、Trelloカードを手作業で作成していて時間がかかるし、入力ミスも起こりがち…」
このように、プロジェクト管理ツールとして人気のSmartsheetとTrelloを併用する中で、双方のデータを手作業で連携させることに非効率さや限界を感じていませんか?
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetの行が作成・更新されたタイミングで、その情報を自動的にTrelloのカードとして追加する仕組み</span>があれば、こうした面倒な二重入力の手間から解放されるでしょう。
また、入力ミスを防ぎながら、より重要なプロジェクト推進やチーム内のコミュニケーションに集中できる時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して日々のタスク管理をもっと楽にしましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとTrelloを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
SmartsheetとTrelloのAPIを連携すれば、これまで手動で行っていた多くの定型業務を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
例えば、Smartsheetの行情報を基にTrelloのカードを自動で作成したり、特定の条件に合致するデータのみを連携させるといった操作が実現できます。
これから、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。
アカウント登録後、テンプレートを選択するだけで、すぐにSmartsheetとTrelloの連携を実際に体験できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください!
この自動化により、<span class="mark-yellow">手動でTrelloにカードを作成する手間や転記ミスをなくし、プロジェクトのタスク情報をチームに共有</span>できます。
Smartsheetで管理しているプロジェクト計画と、Trelloでのカンバン方式によるタスク管理をスムーズに同期させたい場合に非常に有効な連携です。
Smartsheetで作成された行のうち、「ステータスが『進行中』になった」「優先度が『高』に設定された」といった特定の条件を満たすものだけを抽出し、Trelloにカードとして追加する連携です。
全ての情報を連携するのではなく、<span class="mark-yellow">対応が必要なタスクや重要な情報のみをTrelloボードに集約できるため、チームメンバーはノイズに惑わされることなく、優先すべきタスクに集中</span>できます。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとTrelloを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとTrelloの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が作成されたら、Trelloにカードを追加する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
アプリ一覧でSmartsheetを選択してください。
Smartsheetのログインページに移動しますので、メールアドレスを入力しましょう。
パスワードを入力してください。
「許可」をクリックしてください。
これでSmartsheetのマイアプリ登録が完了です。
アプリ一覧で、Trelloをクリックしましょう。
アカウント名、アクセストークン、APIキーを設定し追加をクリックします。
アカウント名は、任意の名前を入力しましょう。
アクセストークンとAPIキーはTrelloにログインし、こちらから確認しましょう。
左側のAPIキーをクリックしたら、APIキーが表示されますのでコピーします。
「トークン」をクリックすると、アクセストークンが取得できますので、Yoomのマイアプリ画面で設定してください。
これでTrelloのマイアプリ登録が完了です。
Yoomのテンプレートを活用して、フローボットを作成していきます。
それではすぐ下のバナーの「試してみる」をクリックします。
コピーできたと表示されたら、「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みます。
先ほどコピーしたテンプレートの「行が作成されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面は、以下を確認して次へをクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定を行い、行が作成されたという情報を自動取得できるようにしていきます。
このアクションでは作成日時を選択する必要があるので、必ず「作成日時」の列を追加しておきましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、そのプランの最短の起動間隔にしておきましょう。
シートIDは候補から選択してください。
作成日時のカラムIDも同様に候補から選択してください。
設定後、Smartsheetに移動して、実際に行を追加しましょう。
実行したら、Yoomに戻りテストをクリックします。
テストが成功すると、取得した値に情報が追加されます。
ここまでできたら保存してください。
次に「新しいカードを追加」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面は以下を確認後、テストをクリックしましょう。
API接続設定を行い、先ほど取得したSmartsheetの行情報を使って、ノーコードで新しいカードを作成します。
まずはボードIDを入力してください。
ボードIDはTrelloの該当するデータベースのURLの赤枠内です。
リストIDは候補から選択してください。
タイトルと期日はSmartsheetの取得した値を活用します。
説明も同様に候補から選択してください。
入力する項目を設定したら、テストをクリックします。
テストが成功し、Trelloに情報を追加できたら保存しましょう。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットの起動を確認してください。
これでフローボットの設定ができました。
今回はSmartsheetからTrelloへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTrelloからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
この自動化によって、<span class="mark-yellow">Trelloで発生したタスクを追加する手間を減らし、Smartsheetに集約することで、プロジェクト全体の進捗管理や工数分析を一元的に行える</span>ようになります。
チームのタスク状況を網羅的に把握したいプロジェクトマネージャーにとって便利な連携です。
Trelloで「完了リストに移動された」「特定のラベルが付与された」といった条件に合うカードの情報のみを、Smartsheetに行として追加する連携です。
例えば、完了したタスクだけをSmartsheetに蓄積していくことで、<span class="mark-yellow">プロジェクトの実績レポートや週次の報告書作成を効率化</span>できます。
必要なデータだけを自動で抽出・集計したい場合に最適な自動化フローです。
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやTrelloのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください!
Smartsheetへの入力をトリガーに、チャットツールへの通知や他のツールへのデータ同期を実現。
また、外部フォームやユーザー管理システムからの情報をSmartsheetに集約することも可能です。
これにより、手作業による情報転記の負担とエラーを削減し、情報共有の迅速化とデータの一元管理を促進します。
結果として、チーム全体の生産性向上と業務効率の最大化に貢献するでしょう。
新規カードが作成・更新されたら、その情報をチャットツールに通知したり、チケットを作成したりできます。
また、メールの受信内容からカードを自動作成したり、他のプロジェクト管理ツールで課題が追加されたらカードを自動作成したりすることも可能です。
これにより、手作業による情報転記の手間を削減し、チームの情報共有を効率化できます。
SmartsheetとTrelloの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた双方のツール間のデータ転記作業の手間を減らし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新かつ正確性の高い情報に基づいて業務を進められるようになり、面倒な繰り返し作業から解放されるでしょう!
本来注力すべき創造的な業務に集中できる環境が整いそうですね。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の中で少しでも「この作業、自動化できないかな」と感じることがあれば、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!
Q:連携が失敗した場合の通知や再実行は?
A:マイアプリ登録で連携が失敗した際は、失敗したことが表示されます。
原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられます。
その場合は、再度マイアプリ連携を行ってください。
また、フローボットのエラーが発生した時はYoomの登録時のメールアドレスに通知がきます。
エラーについては、通知内容に掲載されているリンクから確認しましょう。
その他にサポート窓口を利用することもできます。
Q:Trelloでの更新をSmartsheetに反映できますか?
A:はい!可能です。
トリガーを「更新されたら」に変更することで実現できます。
イメージテンプレートは以下です。
Q:もっと複雑な条件で連携タスクを絞り込める?
A:分岐オペレーションを活用すれば、設定した条件を満たした時だけフローボットを進めることが可能です。
「分岐する」オペレーションは、有料プランでご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐のオペレーションを設定したサンプルテンプレートは以下です。