「Confluenceのページが増えすぎて、どの情報がどこにあるのか把握しきれない…」
「定期的にページ一覧を作成しているけど、手作業で時間がかかるし、更新漏れも心配…」
このように、Confluenceのページ管理が煩雑になり、手作業での整理に限界を感じていませんか？
もし、Confluenceのページ情報を自動で一覧化し、最新の状態に保てる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう！
また、チーム全体のナレッジ活用を促進し、より生産的な業務に時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはConfluenceのページ情報を整理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Confluenceからページ一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Confluenceのページ一覧をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Confluenceのページ一覧を定期的に取得し、Google スプレッドシートに自動で追加していくフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ConfluenceとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- 手動起動トリガーとConfluence・同じ処理を繰り返す・Google スプレッドシートのアクションの設定
- フローが起動するか確認
Confluenceからページ一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
ステップ1：ConfluenceとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Confluenceをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートと連携してできることについてより詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
事前準備
Googleスプレッドシートを用意する
今回ご紹介するテンプレートは、Confluenceのページ情報を取得しGoogleスプレッドシートに自動で記入します。
まずは情報を入力するためのGoogleスプレッドシートを用意しておく必要があります。
今回は以下のGoogleスプレッドシートを用意しました。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
Confluenceからページ一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：手動起動の確認
今回ご紹介するテンプレートは手動で起動します。
フローボットを起動したい時に起動するボタンをクリックし、フローボットを起動させましょう。
起動するボタンはフローボットの右上、もしくはフローボットをコピーしたプロジェクトのフローボット一覧からクリックできます。
※起動するボタンは、フローボット内の設定が全て完了したあとでないとクリックできません。
ステップ4：Confluenceのページ一覧を取得する設定
それではここから各設定を行っていきます。
ページ一覧の取得をクリックしましょう。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
クラウドIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
スペースIDを設定します。
こちらも入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択します。
※使用しない場合は空欄でも問題ありません。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して行う全てのページ一覧の取得設定に適用されますのでご注意ください。
デフォルトで取得できるのは公開済みのページのみですのでご注意ください。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
同じ処理を繰り返すをクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
同じ処理を繰り返すアクションでは、先ほど複数取得したデータを個別に使用できるように処理を行います。
今回はデフォルトでページ一覧の取得アクションで取得した、コンテンツIDが設定されています。
新しく値を追加したい場合は、「+取得した値を追加」をクリックし、設定を行ってください。
使用したい値が全て設定できているのを確認したら完了をクリックしましょう。
ステップ6：Confluenceのページを取得する設定
ページを取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ4と同じアカウントが設定されていることを確認したら、次へをクリックしてください。
クラウドIDはステップ4と同じものを設定します。
コンテンツIDはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
※ご自身で設定される場合は以下のように、同じ処理を繰り返すの項目にある○○のループ変数と表示されているものを利用してください。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して行う全てのページを取得する設定に反映されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ7：Google スプレッドシートにレコードを追加する設定
レコードを追加するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
スプレッドシートのタブ名を設定します。
先ほどと同様に入力欄をクリックし使用したいものを選択しましょう。
テーブル範囲を設定します。
項目名を入力している箇所も含めて、レコードを追加したい範囲を設定しましょう。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
追加するレコードの値にはGoogle スプレッドシートに設定している項目名が表示されます。
それぞれに値を設定しましょう。
以下のように入力欄をクリックすることで、取得した値を設定できます。
全て設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすることで、実際にレコードが追加されます。
テストに成功すると、テスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Google スプレッドシートにレコードが追加されていますのでご確認ください。
※実際のフロー稼働時は、取得したページ数のレコードが追加されます。
ステップ8：フローが起動するか確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
OKをクリックしてください。
実際にフローが起動するか確認してみましょう。
ステップ3でご説明したように、画面右上の起動するボタンをクリックするか、マイプロジェクト（テンプレートをコピーし、保存したプロジェクト）の以下の箇所から起動するをクリックしてください。
お疲れ様でした！
以上がConfluenceのページ一覧を定期的に取得し、Google スプレッドシートに自動で追加していくフローでした！
Confluenceを使った自動化例
ページが作成されたら、チャットツールへ通知、ノートツールに情報を同期、タスク管理ツールでタスクを自動作成、クラウドストレージにフォルダを自動作成、別文書ツールで新規文書を作成します。
また、外部システムでのイベント発生や情報受信をトリガーに、ドキュメント管理ツールへページを自動作成したり、ユーザーを自動招待します。
情報共有の迅速化、タスクの抜け漏れ防止、文書作成と管理の手間を解消します。
Confluenceでページが作成されたら詳細をAIで取得し、Asanaにタスクを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連するタスクをAsanaに手動で作成する作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスやタスクの作成漏れといった課題に繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、ページ内容をAIが解析し、Asanaにタスクを自動で作成するため、こうした情報連携の手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとAsanaを利用し、ドキュメントとタスク管理の連携に課題を感じている方
・ドキュメント作成後のタスク化が漏れがちで、プロジェクトの進行を改善したい方
・手作業による情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Confluence、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Notionに追加する
試してみる
■概要
ConfluenceとNotionを併用してドキュメント管理を行う際、情報を手作業で転記する手間や更新漏れが課題になることはありませんか。例えば、Confluenceで作成した議事録を、タスク管理をしているNotionにも共有する場合、二重入力の手間が発生しがちです。このワークフローは、Confluenceで特定の条件に合うページが作成されたら、自動でNotionのデータベースに情報を追加するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成した情報をNotionでも管理しており、手作業での転記をなくしたい方
・ConfluenceとNotion間の情報連携を自動化し、リアルタイムでの情報共有を実現したいチーム
・ドキュメント管理のプロセスを効率化し、入力ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Confluenceでのページ作成を起点にNotionへ自動で情報が連携されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
・人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■注意事項
・Confluence、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceにページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで新しいページを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceにページが作成されたタイミングでGoogle Driveに自動でフォルダが作成されるため、こうした手間やミスをなくし、効率的な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとGoogle Driveを併用し、情報管理を手作業で行っている方
・ドキュメント作成とファイル保管の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の統一に課題を感じているチームの方
■注意事項
・ConfluenceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
「Confluenceでページが作成されたらOutlookに通知する」フローは、チーム内での情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
新しいページがConfluenceに作成された際に、自動的にOutlookへ通知が送られるため、重要な更新情報を見逃す心配がありません。また、複数のSaaSアプリを連携させることで、手作業による通知の手間を省き、業務効率を向上させます。このワークフローを活用すれば、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、プロジェクトの進行がスムーズに進むことでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用しているが、ページ更新の通知が行き届かないと感じているチームリーダーの方
・Outlookを主に使用しており、重要な情報を一元管理したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・情報共有の効率化を図り、業務の自動化を進めたいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Confluence、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらSlackに通知する
試してみる
Confluenceでページが作成されたらSlackに通知するフローです。
Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
・複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方
■注意事項
・Confluence、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
「GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する」フローは、開発プロセスにおける情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとConfluenceを併用している開発チームのリーダー
・Issue管理とドキュメント作成に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・情報共有の効率化を図りたいソフトウェアエンジニア
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・プロジェクトの透明性を高めたい経営者
■注意事項
・GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローは、メール添付のドキュメントを自動的にデジタルデータ化し、Confluenceに整理して保存する業務ワークフローです。
Gmailで受信したファイルを自動的にOCR処理し、必要な情報を抽出してConfluenceに新しいページとして登録するため、効率的かつ正確な情報管理が可能になります。
業務のスピードアップとミスの削減が期待でき、チーム全体の生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用し、多くの添付ファイルを管理しているビジネスパーソン
・ドキュメントのデジタル化や情報整理を効率化したいチームリーダー
・Confluenceを活用してナレッジベースを構築・管理している企業のIT担当者
・OCR機能を利用して紙ベースの資料をデジタル化し、共有したい方
・業務プロセスの自動化を進め、生産性を向上させたい経営者やマネージャー
■注意事項
・Gmail、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
GoogleフォームからConfluenceにユーザーを自動招待する
試してみる
■概要
新しいメンバーや外部の協力会社をプロジェクトに招待する際、Confluenceへの手動でのユーザー追加作業に手間を感じていませんか。
一件ずつメールアドレスを入力し招待するのは時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに招待情報を入力するだけで、Confluenceへのユーザー招待が自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceの管理画面から手作業でユーザー招待を行っている管理者の方
・プロジェクト参加メンバーの招待プロセスを自動化し、工数を削減したいチームリーダーの方
・Googleフォームを活用して、Confluenceへの招待申請フローを構築したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloのカードが特定のリストに移動されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
「Trelloのカードが特定のリストに移動されたらConfluenceにページを作成する」フローは、プロジェクト管理とドキュメント作成の連携を自動化する業務ワークフローです。
Trelloでカードのステータスが変わるたびに手動でConfluenceにページを作成するのは手間がかかります。
複数のチームで効率的に情報共有を行うために、このワークフローを活用して自動化を実現しましょう。
これにより、作業の効率化とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloでプロジェクト管理を行い、ステータス更新時にドキュメント化を自動化したい方
・Confluenceを活用してチーム内で情報を共有しているが、手動部分に時間を取られている方
・業務フローの効率化を図り、作業の標準化を目指しているチームリーダーやマネージャー
・TrelloとConfluenceの連携を強化して、プロジェクトの透明性を高めたい企業のIT担当者
■注意事項
・TrelloとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Confluenceのページ管理を自動化することで、これまで手作業で行っていたページ情報のリスト化や棚卸し作業の手間を削減し、情報の更新漏れや管理の属人化を防ぐことができます。
これにより、チームメンバーはいつでも必要な情報に素早くアクセスでき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：定期的にConfluenceのページ一覧の取得を自動実行するには？
A：
スケジュールトリガー機能の追加がおすすめです。
例えば毎月1日の朝9時や、毎週金曜日の朝10時など日時を指定してフローボットを実行できます。
Q：特定の条件で絞り込んだConfluenceのページだけを一覧にできますか？
A：
はい、できます。
ステップ4でタイトルやステータスなどの項目を設定することで、取得するページを絞り込めます。
Q：Google スプレッドシート以外のツールにもConfluenceのページ情報を出力できますか？
A：
はい、できます。
YoomではYoom独自のデータベース機能をはじめ、Microsoft Excelやkintoneなど様々なアプリと連携できます。
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