毎月、Microsoft SharePointの特定フォルダ内のファイルをバックアップ用のフォルダに移動する

■概要

Microsoft SharePoint上で、定期的なバックアップや整理のためにファイルを移動する作業を手動で行っていませんか？毎月発生する定型業務だからこそ、手間がかかったり、対応を忘れてしまったりすることがあります。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にMicrosoft SharePointのファイル移動が実行されるため、手作業による負担や対応漏れといった課題を解消し、ファイル管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointで定期的なファイルのバックアップ作業に手間を感じている方
• 手作業によるMicrosoft SharePointのファイル移動で、移動漏れなどのミスを防ぎたい方
• 毎月の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎月決まった日時に自動で実行されるため、Microsoft SharePointのファイル移動にかかる手作業の時間を削減できます。
• 手作業で発生しがちなファイルの移動忘れや、誤ったフォルダへの移動といったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、スケジュールトリガー機能を選択し、ワークフローを実行したい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションで、Microsoft SharePointの「特定フォルダ内のフォルダ・ファイルを取得」アクションを設定し、移動元のフォルダを指定します。
4. 次に、オペレーションで、繰り返し処理機能を設定し、前段で取得したファイル一覧を一つずつ処理するようにします。
5. 最後に、オペレーションで、Microsoft SharePointの「ファイルを別のフォルダに移動」アクションを設定し、移動先のフォルダを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、このワークフローを実行したい日時（例：毎月1日の午前3時など）を任意で設定してください。
• Microsoft SharePointで移動対象のファイルを取得するアクションで、移動元となるフォルダを任意で指定してください。
• Microsoft SharePointでファイルを移動するアクションで、ファイルの移動先となるフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。