Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Gmailにファイルを通知する

■概要

Microsoft SharePointに重要なファイルがアップロードされた際、関係者への通知はどのように行っていますか？
手動でのメール作成やファイル添付は手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードを検知し、自動でGmailからファイルを添付したメールを送信できるため、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointでのファイル共有をより迅速かつ確実に行いたいと考えている方
• 手動でのファイル添付やメール通知に手間を感じており、業務を効率化したいと考えている方
• チームや部署内での情報共有の遅れや漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイルアップロード後、自動で通知メールが送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成やファイル添付の時間を短縮できます。
• 手作業による通知漏れや、誤った宛先への送信といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 次に、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「メールを送る」では、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。
• 送信するメールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Microsoft SharePointから取得したファイル名などの動的な情報を埋め込むこともできます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。