■概要

Microsoft SharePointに保管した請求書や議事録などの書類の内容を確認し、手作業でNotionへ転記する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルを追加するだけでOCRがファイル内容を自動で読み取り、Notionへ追加するため、これらの課題を解消しドキュメント管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointに保管した書類の転記作業に手間を感じている方
• Microsoft SharePointとNotionを連携させ、情報管理を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力ミスを防止し、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーにOCRでの読取とNotionへの登録が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
• ファイル内容の手動での転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取りたい項目を任意で設定し、ファイルから特定の情報のみを抽出することが可能です。
• Notionにレコードを追加する際、対象のデータベースを選択し、各項目に固定のテキストや前段のOCR機能で取得した値を埋め込むことができます。

■注意事項‍

• Microsoft SharePointとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。