「Google スプレッドシートで建設資材の在庫を管理しているけど、毎日在庫数をチェックするのが大変…」
「発注担当者への通知が遅れて、現場の作業に必要な資材が足りなくなってしまった…」
このように、手作業での建設資材の在庫管理とそれに伴う通知業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートで管理している建設資材の在庫が、設定した数を下回ったタイミングで自動的に関係者へ通知される仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、発注漏れによる作業の遅延を防ぎ、より円滑な現場運営を実現できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートで建設資材の在庫を管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートの建築資材の在庫が閾値以下になったら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
建設資材の在庫管理をGoogle スプレッドシートで行っているものの、在庫数の変動を常に目視で確認し、手作業で通知するのは手間がかかり、発注漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している建設資材の在庫数が設定した値を下回った際に、自動でOutlookから関係者へ通知を送信でき、在庫管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで建設資材の在庫管理を行っている担当者の方
- 在庫不足のアラート通知を手作業で行っており、手間や漏れに課題を感じている方
- 資材の在庫管理をより正確かつスムーズに行い、発注業務を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの在庫数を常に監視する必要がなくなり、閾値に達した際に自動で通知が来るため、在庫確認の手間を省けます
- 在庫不足の見落としや通知の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、適切なタイミングでの資材発注をサポートし、安定した在庫管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、在庫数が特定の閾値を下回った場合にのみ後続のアクションが実行されるよう条件分岐させます
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に在庫が少なくなった旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの設定では、実際に建設資材の在庫管理を行っている任意のスプレッドシートIDとタブ名を指定してください
- 分岐機能では、在庫数がどの数値を下回ったら通知を実行するか、任意の分岐条件を設定してください
- Outlookの設定では、通知メールの宛先や件名を任意の値で指定し、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した資材名や在庫数などの情報を含めて作成してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートの在庫が減ったら自動で通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで管理している建築資材の在庫が、設定した閾値を下回った際に、Outlookで自動的に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定とOutlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートの建築資材の在庫が閾値以下になったら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
建設資材の在庫管理をGoogle スプレッドシートで行っているものの、在庫数の変動を常に目視で確認し、手作業で通知するのは手間がかかり、発注漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している建設資材の在庫数が設定した値を下回った際に、自動でOutlookから関係者へ通知を送信でき、在庫管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで建設資材の在庫管理を行っている担当者の方
- 在庫不足のアラート通知を手作業で行っており、手間や漏れに課題を感じている方
- 資材の在庫管理をより正確かつスムーズに行い、発注業務を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの在庫数を常に監視する必要がなくなり、閾値に達した際に自動で通知が来るため、在庫確認の手間を省けます
- 在庫不足の見落としや通知の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、適切なタイミングでの資材発注をサポートし、安定した在庫管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、在庫数が特定の閾値を下回った場合にのみ後続のアクションが実行されるよう条件分岐させます
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に在庫が少なくなった旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの設定では、実際に建設資材の在庫管理を行っている任意のスプレッドシートIDとタブ名を指定してください
- 分岐機能では、在庫数がどの数値を下回ったら通知を実行するか、任意の分岐条件を設定してください
- Outlookの設定では、通知メールの宛先や件名を任意の値で指定し、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した資材名や在庫数などの情報を含めて作成してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Google スプレッドシートとOutlookをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して連携を行ってください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
【Outlookのマイアプリ連携】
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートの建築資材の在庫が閾値以下になったら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
建設資材の在庫管理をGoogle スプレッドシートで行っているものの、在庫数の変動を常に目視で確認し、手作業で通知するのは手間がかかり、発注漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している建設資材の在庫数が設定した値を下回った際に、自動でOutlookから関係者へ通知を送信でき、在庫管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで建設資材の在庫管理を行っている担当者の方
- 在庫不足のアラート通知を手作業で行っており、手間や漏れに課題を感じている方
- 資材の在庫管理をより正確かつスムーズに行い、発注業務を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの在庫数を常に監視する必要がなくなり、閾値に達した際に自動で通知が来るため、在庫確認の手間を省けます
- 在庫不足の見落としや通知の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、適切なタイミングでの資材発注をサポートし、安定した在庫管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、在庫数が特定の閾値を下回った場合にのみ後続のアクションが実行されるよう条件分岐させます
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に在庫が少なくなった旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの設定では、実際に建設資材の在庫管理を行っている任意のスプレッドシートIDとタブ名を指定してください
- 分岐機能では、在庫数がどの数値を下回ったら通知を実行するか、任意の分岐条件を設定してください
- Outlookの設定では、通知メールの宛先や件名を任意の値で指定し、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した資材名や在庫数などの情報を含めて作成してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
ここからは「Google スプレッドシートの建築資材の在庫が閾値以下になったら、Outlookで通知する」フローボットを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を入力していきます。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- スプレッドシートID・シートID：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、建築資材の在庫を管理しているシートで任意の行を更新します。
今回はA列を更新対象とします。
Yoomの画面に戻って、テーブル範囲などを設定しましょう！
- テーブル範囲の始まり：今回の場合はA。
- テーブル範囲の終わり：今回の場合はA。
- 一意の値が入った列：列内で値が重複しない列を選択。今回はA。
※必ず値が重複しない列を選んでください！ - 更新を検知したい列：ここで指定した列の値が更新された際にフローボットを起動。今回はA。
設定が完了したら、テストを行いましょう！
テストに成功すると、取得した値を取得できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
問題なければ「完了」をクリックしてください。
以上で、Google スプレッドシートのトリガー設定が完了です！
ステップ4：分岐の設定
ここでは、分岐の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
