「Google スプレッドシートで建設資材の在庫を管理しているけど、毎日在庫数をチェックするのが大変…」
「発注担当者への通知が遅れて、現場の作業に必要な資材が足りなくなってしまった…」
このように、手作業での建設資材の在庫管理とそれに伴う通知業務に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートで管理している建設資材の在庫が、設定した数を下回ったタイミングで自動的に関係者へ通知される仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、発注漏れによる作業の遅延を防ぎ、より円滑な現場運営を実現できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートで建設資材の在庫を管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートの建築資材の在庫が閾値以下になったら、Outlookで通知する
試してみる
Google スプレッドシートの在庫が減ったら自動で通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで管理している建築資材の在庫が、設定した閾値を下回った際に、Outlookで自動的に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定とOutlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートの建築資材の在庫が閾値以下になったら、Outlookで通知する
試してみる
ステップ1：Google スプレッドシートとOutlookをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して連携を行ってください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
【Outlookのマイアプリ連携】
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートの建築資材の在庫が閾値以下になったら、Outlookで通知する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
ここからは「Google スプレッドシートの建築資材の在庫が閾値以下になったら、Outlookで通知する」フローボットを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を入力していきます。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- スプレッドシートID・シートID：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、建築資材の在庫を管理しているシートで任意の行を更新します。
今回はA列を更新対象とします。
Yoomの画面に戻って、テーブル範囲などを設定しましょう！
- テーブル範囲の始まり：今回の場合はA。
- テーブル範囲の終わり：今回の場合はA。
- 一意の値が入った列：列内で値が重複しない列を選択。今回はA。
※必ず値が重複しない列を選んでください！ - 更新を検知したい列：ここで指定した列の値が更新された際にフローボットを起動。今回はA。
設定が完了したら、テストを行いましょう！
テストに成功すると、取得した値を取得できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
問題なければ「完了」をクリックしてください。
以上で、Google スプレッドシートのトリガー設定が完了です！
ステップ4：分岐の設定
ここでは、分岐の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面で、分岐条件を指定していきます！
「オペレーション」は、「行が更新されたら」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「建築資材の在庫」を設定しましょう！
続いて、「分岐条件」を設定します。
ここで指定した条件に合致した場合のみ、後続のオペレーションへ進むことになります。
今回は「建築資材の在庫」が「100」より小さい場合に、次のオペレーションへ進むように設定しましたが、自由に設定してくださいね。
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ5：Outlookに通知する設定
ここでは、設定した在庫数が閾値を下回った場合に、Outlookで通知を送る設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
- To：通知先となるメールアドレスを入力
- CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
- 差出人の名前：差出人の名前を設定
- 件名：通知するメールの件名を設定
- 本文：任意の文章を設定
※Google スプレッドシートの設定で取得した値を引用して設定してください。
取得した値は入力欄をクリックすると表示されます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認します。
テストをクリックすると、実際にメールが送信されるため、テスト送信しても問題ないか確認をしてください。
確認後、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
Outlookの画面に移り、指定したメールアドレスに通知されたか確認をします。
無事に送信できましたね。
Yoomの画面で「完了」をクリックし、フローボットの完成です！お疲れ様でした。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google スプレッドシートのAPIを使ったその他の自動化例
Google スプレッドシートのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google スプレッドシートを使った自動化例
Google スプレッドシートを活用すれば、OpenWeatherMapの天気予報やGoogle アナリティクス、Google BigQuery、Google Adsなどの統計データを毎日自動で取得し、シートへ記録し続ける運用が可能です。また、Microsoft ExcelのデータをAIで品質管理して反映したり、Zoomの文字起こしやZoho Mailの受信内容、さらにはメールで届いた見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳を経てシートに集約するなどの連携も行えます。ほかにも、楽楽明細での帳票発行やマネーフォワード 掛け払いでの与信審査完了に合わせ、情報をデータベースへ自動追加するワークフローも構築できます。
毎日OpenWeatherMapで天気予報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
毎日OpenWeatherMapで天気予報を取得しGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受け取った見積書の内容をGoogle スプレッドシートで管理している方
・手動による見積書の項目の転記作業が手間だと感じている方
・海外企業の顧客とやり取りを行っている営業担当者の方
■注意事項
・DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したらGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
「Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したらGoogle スプレッドシートに追加する」フローは、メールの自動管理とデータ整理を効率化する業務ワークフローです。Zoho MailとGoogle スプレッドシートを連携させることで、指定したキーワードを含むメールを自動的にGoogle スプレッドシートに記録します。これにより、手動でのデータ入力の手間を省き、情報の一元管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に利用しており、特定のメールを効率的に管理したい方
・Google スプレッドシートでメール情報を自動的に整理・分析したいビジネスユーザー
・手動でのデータ入力に時間を取られている事務担当者
・Zoho MailとGoogle スプレッドシート間の連携をシームレスに行いたい方
・作業の自動化によって業務効率を向上させたい企業のIT担当者
■注意事項
・Zoho MailとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoom通話内容を文字起こしし、OpenAIで要約後Google スプレッドシートに追加する
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■概要
「Zoom通話内容を文字起こしし、OpenAIで要約後Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、Zoomで行われた通話の内容を自動的に文字起こしし、その文字起こし結果をOpenAIで要約して、Google スプレッドシートに追加する仕組みです。
これにより、通話の内容を迅速に確認し、要点を簡潔に把握することができ、後から簡単に検索・分析できる形でデータとして管理することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomで定期的に会議や通話を行い、その内容を効率的に記録・管理したい方
・通話内容を要約してGoogle スプレッドシートで整理したいプロジェクトリーダーやチームメンバー
・通話の内容を素早く理解し、後から確認できるように保存したい担当者
・OpenAIを使って通話内容の要約を自動化し、作業効率を上げたい方
・文字起こしや要約作業を手動で行う負担を減らしたいチーム
■注意事項
・OpenAI、Zoom、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9
マネーフォワード 掛け払いで与信枠審査が完了したらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
マネーフォワード 掛け払いで与信枠審査が完了したらGoogle スプレッドシートを追加するフローです。
楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに追加しSlackに通知する
試してみる
楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに追加しSlackに通知するフローです。
毎日Google Adsから前日のレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
試してみる
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に記載するフローボットです。
毎日Google BigQueryの情報をGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
毎日Google BigQueryの情報をGoogle スプレッドシートに記録するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google BigQueryを利用している方
・大量データ処理や分析の業務をGoogle BigQueryで行っている方
2.Google スプレッドシートでレポート作成を行う方
・Google BigQueryのデータを元に定期的にレポートを作成している方
■注意事項
・Google BigQuery、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google BigQueryはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
毎日Google アナリティクスから前日のイベントレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
試してみる
■概要
このフローでは、毎日決まった時刻に自動でGoogleアナリティクスから前日のイベントレポートを取得して、Googleスプレッドシートに記載することが可能です。この自動化によって、GoogleアナリティクスとGoogleスプレッドシートの連携を自動化し、漏れなく正確にデータを管理・分析することが可能です。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・マーケティング担当者：ウェブサイトのパフォーマンスを日々追跡し、効果的な戦略を立てたい方
・データ分析チーム：Googleアナリティクスとスプレッドシートを活用して詳細なデータ分析を行っているチーム
・経営者・管理職：定期的なデータ報告作業を自動化し、業務効率化を図りたい方
・業務効率化を目指す方：手動入力によるミスを減らし、正確なデータ管理を実現したい方
■注意事項
・GoogleアナリティクスとGoogle スプレッドシートをYoomに連携させる必要があります。
毎日Microsoft Excelでレコードを読み取り、AIで品質管理を行いGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
このワークフローでは、毎日Microsoft Excelでレコードを読み取り、AIで品質管理を行いGoogle スプレッドシートに記録することが可能です。これにより、手動作業を削減し、業務の効率化と正確性の向上をサポートします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎日Microsoft Excelで大量のデータを扱っている方
・品質管理プロセスの精度向上を目指す品質管理担当者
・Google スプレッドシートを活用してデータ管理を行いたい方
・業務の自動化を通じて作業効率を高めたいチームリーダー
・AIを活用したデータ分析で業務改善を図りたい経営者
■注意事項
・Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Google スプレッドシートを用いた建設資材の在庫管理と通知フローを自動化することで、これまで手作業で行っていた在庫数の確認や関係者への連絡といった定型業務をなくし、発注漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は在庫切れのリスクに怯えることなく、現場の円滑な進行やコスト管理といった、より重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Outlook以外のツール（Slackなど）にも通知できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomでは、様々なアプリと連携が可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：複数の資材で異なる通知条件を設定できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomのフローボットでは、複数の資材に対して異なる条件を設定することができます。
例えば、資材Aには10個以下で通知、資材Bには5個以下で通知というように、行ごとに異なる閾値を設定し、それぞれの資材の在庫が閾値を下回った際に通知を発動させることができます。
これにより、実際の在庫管理のニーズに合わせた、より細かい設定が可能となります。
Q：通知と同時に発注依頼タスクも自動作成できますか？
A：
はい、可能です。
例えば、在庫が閾値を下回ったタイミングでOutlookに通知するだけでなく、発注依頼用のタスクをAsanaやTrelloに自動で追加するフローを構築できます。
これにより、在庫管理のアラートを受けるだけでなく、タスク管理もスムーズに行えます。
オペレーションを追加する場合は、フローボット最下部の「＋」をクリックして、「オペレーション選択画面」の検索窓でアプリを検索してください。
