■概要
建設資材の在庫管理をGoogle スプレッドシートで行っているものの、在庫数の変動を常に目視で確認し、手作業で通知するのは手間がかかり、発注漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理している建設資材の在庫数が設定した値を下回った際に、自動でOutlookから関係者へ通知を送信でき、在庫管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで建設資材の在庫管理を行っている担当者の方
- 在庫不足のアラート通知を手作業で行っており、手間や漏れに課題を感じている方
- 資材の在庫管理をより正確かつスムーズに行い、発注業務を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの在庫数を常に監視する必要がなくなり、閾値に達した際に自動で通知が来るため、在庫確認の手間を省けます
- 在庫不足の見落としや通知の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、適切なタイミングでの資材発注をサポートし、安定した在庫管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、在庫数が特定の閾値を下回った場合にのみ後続のアクションが実行されるよう条件分岐させます
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に在庫が少なくなった旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの設定では、実際に建設資材の在庫管理を行っている任意のスプレッドシートIDとタブ名を指定してください
- 分岐機能では、在庫数がどの数値を下回ったら通知を実行するか、任意の分岐条件を設定してください
- Outlookの設定では、通知メールの宛先や件名を任意の値で指定し、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した資材名や在庫数などの情報を含めて作成してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
