Asanaに特定のタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成する

■概要

プロジェクト管理ツールのAsanaと顧客関係管理ツールのHubSpotを併用する中で、Asanaで発生した顧客対応タスクをHubSpotへ手作業で入力し、二度手間に感じてはいないでしょうか。この手作業は対応の遅れや転記ミスの原因となりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaに特定のタスクが追加されたタイミングで、HubSpotに自動でチケットが作成されるため、HubSpotとAsana間の情報連携が円滑になり、スムーズな顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとAsanaを併用し、タスクと顧客情報を手作業で紐付けているご担当者の方
• HubSpotとAsana間の情報転記ミスをなくし、業務効率を改善したいチームリーダーの方
• 顧客対応の初動を早め、サービス品質の向上を目指しているカスタマーサポート担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクが追加されると自動でHubSpotにチケットが作成されるため、これまで手作業での情報入力に費やしていた時間を短縮できます
• hubspotとasana間の手動連携が不要になり、タスクの起票漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとAsanaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「チケットを作成」アクションを設定してAsanaのタスク情報を連携します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、通知を受け取りたいワークスペースIDおよびプロジェクトIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、Asanaから取得したタスク情報をもとに、後続のオペレーションをどの条件で実行するかを任意に設定できます
• HubSpotでチケットを作成するアクションでは、チケットの各項目にAsanaから取得した情報を変数として設定したり、固定値を入力したりすることが可能です

■注意事項

• Asana、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。